OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Una herramienta muy práctica que ya muchos usuarios utilizan, pero a la que poca gente es capaz de sacarle todo el partido. Para acceder a todo su potencial, te presentamos 10 consejos para tener OneDrive organizado y ser más eficiente.
La mayoría de usuarios está ya familiarizado con las funciones más simples de OneDrive: guardar, sincronizar y compartir archivos desde cualquier dispositivo que esté conectado a internet. Aparte, es sabido que, con esta herramienta, la gestión de documentos y la colaboración en tiempo real entre usuarios es más fácil gracias a su integración en Windows y en las aplicaciones del paquete ofimático Microsoft 365.
OneDrive se ha revelado como un servicio realmente útil. Tanto para usuarios individuales que quieren tener una solución de almacenamiento personal como para empresas de diferente tamaño que precisan compartir y trabajar en documentos colaborativos en tiempo real.
Sus funciones y características básicas son bien conocidas. Gracias al almacenamiento en la nube podemos guardar documentos, fotos, videos y toda clase de archivos a los que vamos a tener acceso cuando queramos y desde cualquier lugar. Por otra parte, la sincronización automática nos permite mantener una copia de seguridad siempre actualizada, lo cual resulta siempre conveniente.
Además de esto, OneDrive ofrece cifrado de datos y una función de Personal Vault para proteger archivos sensibles, para lo cual se necesita una autenticación adicional.
Consejos para usar OneDrive de manera eficiente
Conocer todas las posibilidades y funciones de OneDrive está bien, pero se pueden obtener muchos más beneficios de este servicio aprendiendo a usarlo de manera inteligente. Allá van 10 consejos de uso de OneDrive con los que podemos conseguir mucho más por muy poco:
1- Mantener una estructura de carpetas racional
La primera idea de nuestro decálogo: el orden lo es todo, sobre todo a medida que vamos acumulando más y más archivos. Para mantener ese orden y que el caso no se apodere de nuestro OneDrive es recomendable crear carpetas con nombres claros y descriptivos. Al mismo tiempo, debemos organizar nuestros archivos en categorías lógicas (es mejor ser práctico que original) que nos ayuden a encontrar rápidamente los documentos que estamos buscando.
2 – Utilizar etiquetas y palabras clave
Una de las carencias de OneDrive es que no tiene etiquetas nativas. La parte positiva es que nos permite agregar palabras clave a los nombres de archivos (también en los metadatos) según nuestros propios criterios. El propósito de esto es que sea más sencillo realizar búsquedas específicas.
3- Evitar tener archivos duplicados
Cuando no se lleva una buena organización de un archivo, sea cual sea su naturaleza, es fácil incurrir en errores como el de tener archivos repetidos o duplicados. O acabar teniendo copias múltiples de un mismo archivo. Para evitar esto, hay que hacer servir el sistema de versionado de OneDrive. Esto nos permitirá mantener una sola versión activa, aunque las versiones anteriores estarán siempre disponibles para consultar. Sin duda, uno de los mejores consejos de uso de OneDrive.
4 – Sincronización automática de carpetas
Muchos usuarios ignoran que OneDrive ejecuta de forma automática la sincronización de las carpetas más importantes de nuestro PC (o de las que nosotros decidamos). Esto es una garantía de que vamos a poder tener en todo momento una copia de seguridad actualizada de tus archivos importantes.
5- Configurar accesos rápidos
En OneDrive también contamos con la opción de configurar accesos rápidos que podemos agregar a los archivos o carpetas que consideremos más importantes o a los que accedamos con más frecuencia. Así estarán siempre disponibles para nosotros de una forma más sencilla y directa.
6- Uso eficiente del buscador de OneDrive
No hay que subestimar las capacidades de esta herramienta. El buscador de OneDrive es realmente potente y útil cuando necesitamos encontrar documentos de forma rápida. Además, podemos filtrar las búsquedas por nombre, por tipo de archivo e incluso por contenidos.
7- Vaciar regularmente la papelera de reciclaje
Este es un consejo para OneDrive, pero que es válido también para otros ámbitos: hay que deshacerse de esos archivos innecesarios que están ocupando espacio sin ningún sentido. Y vaciar cada cierto tiempo la papelera de reciclaje. Haciendo esto lograremos liberar espacio y, de paso, mantener nuestro almacenamiento siempre actualizado.
8- Habilitar la función «Archivos a demanda»
Una práctica opción que nos brinda una ventaja interesante: poder ver todos nuestros archivos en el explorador sin que estos ocupen espacio local, tan solo descargando lo que se necesita en cada ocasión. A demanda del usuario.
9 – Colaborar en tiempo real
Las funciones de colaboración en tiempo real de OneDrive son realmente prácticas, especialmente para ciertos casos o para determinados perfiles de usuario. Por ejemplo, se pueden compartir archivos con un grupo de amigos o compañeros de trabajo, asignando los correspondientes permisos para decidir quién puede editarlos y quien solo tiene autorización para verlos.
10- OneDrive Personal Vault
El último de nuestros consejos de uso de OneDrive para obtener el máximo rendimiento de este servicio es utilizar el Personal Vault. Podríamos describir esta función como una auténtica caja fuerte en la que guardar los archivos más delicados. Su capa adicional de seguridad, con autenticación multifactor, es la garantía de que todo va a estar a buen recaudo.