Si trabajas con bases de datos en el día a día, tarde o temprano te tocará construir consultas en Microsoft Access para obtener exactamente la información que necesitas. En esta guía encontrarás una explicación clara y extensa de los tipos de consultas más habituales, cómo diseñarlas desde cero y de qué manera llevarlas un paso más allá creando tablas a partir de sus resultados. Todo ello, con trucos prácticos y advertencias para que nada te bloquee en el proceso. La idea es que puedas diseñar, ejecutar y reutilizar consultas en Access con confianza.
Aunque el concepto de “query” pueda sonar técnico, en Access no es más que una pregunta bien formulada a tus datos. Aprenderás a elegir los campos, establecer criterios precisos, añadir expresiones y, cuando tenga sentido, guardar el resultado como una tabla nueva. También veremos cómo alternar vistas para validar resultados, cómo evitar errores comunes y cómo apoyarte en formularios divididos para trabajar más rápido.
Qué es una consulta de selección en Access
Las consultas de selección son la base de todo en Access: te permiten preguntar a una o varias tablas y recuperar solo los registros que cumplen ciertas condiciones. Su resultado se muestra en una hoja con aspecto de tabla, conocida comúnmente como “Hoja de datos” y, en algunos materiales didácticos, como “Hoja de Respuestas dinámica”. Lo importante: los cambios que hagas en esa hoja afectan a las tablas de origen, porque el resultado está vinculado a los datos reales.
Una consulta de selección puede basarse en una única tabla o en varias; si combinas varias, es muy recomendable que esas tablas estén relacionadas correctamente para obtener resultados coherentes. Este enfoque evita duplicados inesperados y simplifica la interpretación del conjunto devuelto.
Además de seleccionar campos tal cual, puedes incorporar expresiones y columnas calculadas. Es decir, la consulta puede generar datos derivados que no existen literalmente en ninguna tabla, por ejemplo importes, concatenaciones de texto o transformaciones de fecha. Esto te permite responder preguntas que van más allá de los datos “en bruto”.
En escenarios de análisis o informes periódicos, muchas consultas de selección sirven como base para otros procesos: desde un informe impreso hasta la generación de una tabla volcada que se congela en el tiempo. Ese es precisamente el papel de las consultas de creación de tabla, que abordaremos más adelante.
Criterios y expresiones: cómo filtrar y calcular
Los criterios son reglas que limitan el conjunto devuelto por una consulta. Si no los usas, verás todos los registros; si los aplicas, filtras justo lo que necesitas. Ejemplos típicos son intervalos numéricos y coincidencias de texto. Por ejemplo, un criterio como >25 Y <50 recupera valores mayores que 25 y menores que 50 para un campo numérico.
Para el texto, puedes combinar condiciones con O. Un ejemplo de libro sería «Chicago» O «París» O «Moscú» aplicado a un campo de Ciudad. Con esto, la consulta devolverá únicamente los registros pertenecientes a cualquiera de esas ubicaciones, excluyendo el resto de ciudades.
Cuando necesitas cálculos u operaciones lógicas, entran en juego las expresiones. Una expresión es la combinación de nombres de campos, operadores, funciones y constantes que produce un único valor. Un caso clásico: * , que multiplica precio por cantidad y devuelve el importe de línea. Estas columnas calculadas pueden usarse como cualquier otro campo en la cuadrícula de diseño.
Las expresiones pueden crecer en complejidad y apoyarse en funciones integradas. Es buena práctica empezar por algo simple e ir validando paso a paso en la vista Hoja de datos. Si el resultado no es el esperado, revisa paréntesis, tipos de datos y nombres de campo exactos.
Diseñar una consulta de selección paso a paso
El diseño de una consulta en Access es un flujo iterativo: eliges orígenes, seleccionas campos, aplicas criterios, ejecutas y, si hace falta, reajustas. Cuanto más claro tengas qué pregunta quieres responder, más directa será la construcción.
- Ve a la pestaña Crear y elige Diseño de consulta. Esto abre el diseñador con la cuadrícula en la parte inferior y un área superior para mostrar las tablas implicadas.
- Agrega las tablas o consultas que servirán de origen. Puedes hacerlo de varias maneras: haciendo doble clic en la tabla, arrastrándola a la zona superior del diseñador o seleccionándola en el panel “Agregar tablas” y pulsando su botón de agregar. Este panel permite alternar entre Tablas, Consultas, Vínculos y Todo para mostrar todo lo disponible.
- En la sección superior, abre cada tabla y haz doble clic en los campos que quieras incluir. Verás que se añaden a la fila Campo de la cuadrícula de diseño en la parte inferior.
- De forma opcional, agrega expresiones introduciéndolas directamente en una columna de la fila Campo (por ejemplo,
Importe: *). - Si necesitas acotar resultados, escribe los criterios en la fila Criterios de cada columna correspondiente.
- Haz clic en Ejecutar para ver el resultado. Si algo no cuadra, vuelve a Diseño, ajusta campos/criterios/expresiones y repite hasta obtener exactamente lo que buscas.
El panel “Agregar tablas” puede estar acoplado al lateral o flotar en el centro; puedes arrastrarlo desde su barra de título para cambiar su modo. Si lo cierras por accidente, reaparece desde la ficha de Diseño de consulta con el botón “Agregar tablas”.
Un detalle que conviene conocer: si bajas el mismo campo a la cuadrícula más de una vez, al ejecutar la consulta puede aparecer un encabezado tipo ExprNNNN. Eso indica un duplicado inesperado; elimina la columna repetida en la vista de diseño y se solucionará. Este síntoma es frecuente cuando se arrastran campos con rapidez o al probar fórmulas.
Siempre que lo necesites, alterna entre la vista de Diseño y la Hoja de datos. Ver el resultado intermedio ayuda a validar que los criterios y expresiones están bien aplicados, sobre todo en consultas con varias tablas o cálculos. Acceder a los resultados a mitad del diseño te permite iterar con rapidez.
Convertir una selección en consulta de creación de tabla
Las consultas de creación de tabla (Make Table) toman el conjunto de resultados de una selección y lo cargan en una tabla nueva. Esto es útil para copiar o archivar datos, reducir la carga de trabajo cuando una consulta compleja se ejecuta sobre un volumen muy grande, o simplemente para conservar un “corte” de la información en un momento concreto.
Piensa en un caso de ventas: generas cada día un resumen a partir de transacciones ya cerradas, que no van a cambiar. En vez de recalcular ese resumen continuamente sobre un almacén enorme, puedes volcar el resultado en una tabla de resumen y usarla como origen de informes. Ojo: la nueva tabla es una copia independiente, no está vinculada automáticamente con las tablas de origen.
- Parte de una consulta de selección que ya funcione y devuelva exactamente los registros y campos que necesitas. Si no la tienes aún, créala y prueba su resultado en Hoja de datos.
- Abre la consulta en Vista Diseño. Puedes hacerlo de varias formas: si está abierta en Hoja de datos, clic derecho en la pestaña del documento y elige “Vista Diseño”; si está cerrada, en el Panel de navegación haz clic derecho sobre la consulta y selecciona “Vista Diseño”.
- En la cinta, dentro de Herramientas de consulta, abre la pestaña Diseño y en el grupo Tipo de consulta elige “Crear tabla”. Se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente.
- En “Nombre de la tabla”, escribe el nombre que tendrá la tabla destino o selecciona uno existente si deseas sobrescribirlo (con precaución).
- Elige la ubicación de destino: puedes crear la tabla en la base de datos actual o en otra base de datos especificando la ruta del archivo .accdb/.mdb. Esta opción es muy útil si necesitas exportar el resultado para otro proyecto.
- Ejecuta la consulta. Access generará la tabla nueva con los registros devueltos por la selección. Si más tarde vuelves a ejecutar la misma consulta de creación de tabla, ten en cuenta que el contenido se reemplaza según el comportamiento configurado.
Un matiz importante: a diferencia de las consultas de selección, esta es una consulta de acción. Por seguridad, Access podría bloquear su ejecución si la base de datos no está en una ubicación de confianza o no has habilitado el contenido. En el siguiente apartado te explico cómo evitar ese bloqueo.
Consultas de acción y base de datos confiable
Access clasifica como “consultas de acción” a las que modifican datos o estructura: anexar (append), actualización (update), eliminación (delete) y creación de tabla (make table). Dado que alteran la información, el programa añade capas de seguridad para impedir que se ejecuten de forma inadvertida.
Si intentas ejecutar una de estas consultas y parece que no ocurre nada, fíjate en la barra de estado o en la barra de mensajes de Access. Es probable que veas un aviso del tipo: “El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.” Esto significa que la base de datos no ha sido marcada como confiable.
La solución es sencilla: en la barra de mensajes situada debajo de la cinta, haz clic en “Habilitar contenido”. Después, vuelve a ejecutar la consulta. A partir de ese momento, Access permitirá ejecutar las consultas de acción mientras la base de datos se mantenga en una ubicación confiable o permanezca habilitada. Si trabajas con varias bases de datos, repite la habilitación en cada una.
Formularios divididos para ver y editar a la vez
Cuando trabajas con resultados de consulta, puede ser muy práctico disponer de dos vistas simultáneas: una en formato hoja de datos para recorrer rápidamente registros, y otra en formato formulario para editar con comodidad. Eso es exactamente lo que ofrece un formulario dividido.
Crearlo es sencillo. Desde el Panel de navegación, selecciona la tabla o consulta que contiene los datos que quieres mostrar. A continuación, ve a Crear > Más formularios > Formulario dividido. Access generará un diseño con la lista en la parte superior o inferior y el formulario detallado en el otro panel. Usa la rejilla para buscar o implementar buscadores personalizados en Access y el formulario para modificar con contexto.
Consejos de diseño y errores habituales
En consultas que combinan varias tablas, a veces te interesará devolver muchos campos en una sola tabla de resultados. Técnicamente, esto puede “desnormalizar” la información al agrupar datos de clientes, transportistas y proveedores en una sola salida. Está bien para análisis o informes, pero evita usar estas tablas desnormalizadas como origen de escritura en sistemas de producción.
Si notas encabezados extraños como ExprNNNN en el resultado, casi siempre se debe a que has incluido el mismo campo dos veces en la cuadrícula de diseño. Vuelve a la vista Diseño y elimina el duplicado. Es un arreglo inmediato que limpia la salida sin tocar los datos originales.
Para mantener el control al aplicar criterios complejos, añade condiciones de una en una y ejecuta la consulta con frecuencia. Así, si algo no filtra como esperas, podrás localizar el punto exacto donde se desvía. Este enfoque incremental evita perder tiempo depurando expresiones demasiado largas.
Recuerda además que las consultas de selección muestran datos vivos. Si editas un valor en la Hoja de datos del resultado, cambiará en la tabla de origen. Si no deseas alterar los datos originales, crea una consulta de creación de tabla y trabaja sobre la copia resultante.
Alternar vistas para iterar más rápido
Access facilita alternar entre la vista Diseño de la consulta y la vista Hoja de datos. Este vaivén es clave para comprobar con rapidez que los campos y criterios devuelven lo esperado, sin esperar al final del diseño para validar. Prueba, revisa, corrige y vuelve a ejecutar: es la dinámica ideal.
Para cambiar de vista si la consulta está abierta, basta con hacer clic derecho en la pestaña del documento y seleccionar la vista deseada. Si la consulta está cerrada, en el Panel de navegación haz clic derecho sobre ella y abre en la vista que necesites. Dominar estos atajos te ahorra muchos clics en sesiones largas de trabajo.
Ya tienes un mapa completo: qué son las consultas de selección, cómo aplicar criterios y expresiones, cómo diseñarlas paso a paso y cómo convertirlas en tablas nuevas cuando requieras un volcado estable. También sabes cómo evitar bloqueos de seguridad y cuándo apoyarte en un formulario dividido para ganar agilidad. A partir de aquí, podrás construir consultas más potentes y mantener tus análisis bajo control sin sorpresas.
