وظيفة النسخ واللصق في Excel إنه كلاسيكي يمكن أن يوفر لنا الكثير من الوقت، بل ويتجنب الأخطاء النموذجية التي يمكن أن نرتكبها عند نسخ البيانات من خلية إلى أخرى. إذا كنت أحد مستخدمي هذه الوظيفة، فسوف يسعدك معرفة أن التحسينات قد وصلت.
تركز مايكروسوفت بشكل كبير على تطوير الذكاء الاصطناعي، لكن هذا لا يعني أنها تتخلى عن أنظمة التشغيل أو أدواتها المكتبية. ولذلك، فإنه لا يزال يفاجئنا بالتحسينات والميزات الجديدة.
مما تتكون وظيفة النسخ واللصق في Excel وكيف تساعدك؟
ضمن اختصارات لوحة المفاتيح التي يمكننا استخدامها في نظام التشغيل Windows، يعد القص أو النسخ واللصق أحد أكثر الطرق شيوعًا وأيضًا الأكثر فائدة.
في حالة برنامج Excel تحديدًا، نحن نتحدث عن ميزة تتيح لنا نقل البيانات من موقع إلى آخر في جدول بيانات:
- يقطع. عند اختيار خيار "القص"، تختفي البيانات المحددة من موقعها الأصلي ويتم نسخها إلى حافظة نظام التشغيل.
- نسخ. نسخ البيانات المحددة إلى الحافظة، ولكنها تظل في الخلية الأصلية.
- معجون. يتم لصق تلك البيانات التي قمنا بقصها أو نسخها مباشرة من الحافظة إلى الموقع الذي اخترناه. ويختفون من الحافظة.
هذه الوظيفة تسمح لنا يمكن أن تكون ذات فائدة كبيرة عندما نعمل مع جدول بيانات. لأنه يخدم:
إعادة تنظيم البيانات
إذا كنت بحاجة إلى إعادة ترتيب صفوف أو أعمدة البيانات، أو تغيير الترتيب، فما عليك سوى القيام بذلك "قاطع العصا" من البيانات. في غضون دقائق قليلة، سيكون كل شيء جاهزًا، دون الحاجة إلى إجراء عملية شاقة لإعادة كتابة المعلومات التي تريد تغيير الموقع.
نقل البيانات بين جداول البيانات
مع وظيفة النسخ واللصق في Excel يمكننا أخذ البيانات من جدول بيانات إلى أي جدول آخربشرط أن يكون في نفس الكتاب.
تقليل الأخطاء
كلما زاد عدد المرات التي يتعين عليك فيها إعادة إنتاج معلومة ما، خاصة إذا كانت رقمًا، زاد احتمال ارتكابك للخطأ ومن ثم لن تتطابق النتيجة النهائية مع ما كنت تتوقع الحصول عليه.
إذا بدلاً من إجراء النسخ يدويًا، نستخدم ملف أوامر windows للقص أو النسخ واللصق في Excel، فإنك تقلل من هذه المخاطر.
نسخ ونقل الصيغ
كثير من الأشخاص الذين ليسوا من مستخدمي Excel المتقدمين لا يعرفون ذلك، ولكن وظيفة القص أو النسخ واللصق تقوم بأكثر من مجرد نقل البيانات من خلية إلى أخرى. أيضًا يسمح لك بنقل الصيغ داخل جدول بيانات. وهو أمر مفيد للغاية عندما تحتاج إلى إعادة تنظيم الصيغ المعقدة أو عندما يتعين عليك نسخها من خلية إلى أخرى لمواصلة العمل معها.
إعادة ترتيب الكائنات الرسومية
إذا قمت بتضمين مخططات أو صور أو عناصر مرئية أخرى في جدول البيانات الخاص بك، فيمكنك أيضًا نقلها بسهولة من مكان إلى آخر باستخدام هذه الوظيفة.
ما هو التحسين الذي تقدمه لنا Microsoft الآن في وظيفة النسخ واللصق في Excel؟
كما رأينا، فإن الهدف الرئيسي من هذه الوظيفة هو توفير الوقت والأخطاء المحتملة، والتحديث الذي وصل للتو يذهب في هذا الاتجاه. لأن ما تريده Microsoft هو أن نكون قادرين على العمل بطريقة أكثر مرونة، القضاء على عدد النقرات المطلوبة للعمل في Excel للويب.
يلاحظ المستخدمون بالفعل تحسين وظائف السحب والإفلات، مما يسهل تحديد الصفوف والأعمدة ونقلها. أيّ إنه يوفر علينا من الاضطرار إلى النقر في مساحات مختلفة ويبسط ويسرع العملية.
ليس هذا هو التحسين الوحيد، فقد وصل تحسينات أخرى أيضًا، ويتم تطبيقها جميعًا تلقائيًا، دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء عليك كمستخدم:
- الإكمال التلقائي. يتيح لك التحسين إضافة بيانات إلى خلية والتفاف المعلومات تلقائيًا في الخلايا ذات الصلة.
- معجون. الآن، عند نسخ البيانات، يظهر رمز منبثق مع خيارات اللصق المختلفة المتوفرة. وهذا مفيد جدًا عندما نعمل مع الصيغ.
- السيطرة على البيانات. يقدم لك Excel على الويب الآن خيارات "الصيغ فقط" و"التنسيق فقط" و"القيم والتنسيق"، بحيث يكون لديك كمستخدم تحكم أكبر في البيانات.
بصرف النظر عن التحسينات الجديدة لوظيفة النسخ واللصق في Excel، يمكننا القيام بهذا الإجراء من خلال اختصار بسيط للوحة المفاتيح. انقر فوق نطاق الخلايا التي تريد نسخها ثم اضغط على Ctrl + C (Command + C إذا كنت تعمل من جهاز Mac). للصق، حدد الخلية أو نطاق الخلايا واضغط على Ctrl + V (Command + V من ماك).
الحيل للحصول على المزيد من Excel
إذا كنت ترغب في تحقيق المزيد من الاستفادة من أداة جداول البيانات من Microsoft، انتبه إلى هذه الحيل:
اختر الكل
إذا كنت بحاجة إلى تحديد محتويات جدول البيانات بالكامل لقصها أو نسخها ولصقها في مكان آخر، فانقر على الأيقونة التي تظهر في الزاوية اليسرى العليا من المستند. مباشرة بين "A" في العمود والرقم 1 في الصف.
استخراج البيانات من ملف PDF
إذا أرسلوا لك مستند PDF يحتوي على جدول يجب عليك العمل عليه في برنامج Excel، فلن تضطر إلى نسخه يدويًا، جرب هذه الخدعة:
- افتح ورقة إكسل فارغة.
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ثم "احصل على المعلومات".
- حدد الخيار "من ملف."
- إذا ظهر خيار "من ملف PDF"، فاختر هذا الخيار مباشرة. إذا لم يظهر، استخدم "من النص/CSV".
- حدد مستند PDF الذي يحتوي على الجدول الذي يهمك.
- انقر مرتين على اسم الملف وانقر على "الحقل"طاولة".
- إذا كانت المعاينة صحيحة، فانقر نقرًا مزدوجًا "طاولة".
- صحافة "إغلاق وتحميل"
بعد ذلك، يجب أن يكون لديك الآن الجدول في جدول البيانات الخاص بك.
حماية الصفائح والخلايا
إذا كان هناك عدة أشخاص يعملون على نفس المستند، فيمكنك حماية المعلومات من التغييرات غير المرغوب فيها.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب الورقة المراد حمايتها، أسفل نافذة Excel.
- اختر "ورقة الحماية".
- يظهر مربع حوار حيث يمكنك تعيين كلمة مرور.
- حدد إجراءات التعديل المسموح بها على الورقة.
- انقر فوق "قبول".
هناك العديد من الطرق للاستفادة من جداول البيانات واستخدامها بشكل أسرع وأسهل. مما لا شك فيه أن التغييرات التي تم إجراؤها على وظيفة النسخ واللصق في Excel تجعل استخدام هذه الأداة المكتبية أسهل.