تعد رسالة الرد التلقائي موردًا مفيدًا جدًا للمستخدمين الذين ذهبوا في إجازة أو سافروا أو الذين، لأي سبب من الأسباب، غير قادرين مؤقتًا على الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بهم. نوع من الإشعار بأننا غير متواجدين، ولكننا سنعود قريبًا. في هذا المنشور سنرى كيفية جدولة الاستجابات التلقائية في Outlook بطريقة بسيطة.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل هذا المورد مفيدًا للغاية. ولكن قبل كل شيء، هو كذلك طريقة صحيحة للغاية لإبقاء الأصدقاء والعملاء والمتعاونين على علم بحالتنا... باختصار، لكل من يحاول الاتصال بنا. دائمًا ما تكون رسالة الرد التلقائي أفضل من الصمت، وهو ما يمكن تفسيره على أنه عدم اهتمام أو اجتهاد من جانبنا.
متى يكون من الضروري وضع رد تلقائي في بريدنا الإلكتروني؟
هناك سببان كبيران يجعلاننا ننصح ببرمجة استجابة تلقائية في نظامنا البريد الإلكتروني. الأول هو ل سؤال أساسي للتعليم الجيد: لا ينبغي أن تترك الأسئلة دون إجابة أبدًا، وإلا كان ذلك نقصًا في الاعتبار. من ناحية أخرى، هذه الإجابات تساعدنا حافظ على التواصل مع الآخرين ولا تنقطع عن الأمور التي قد تكون مهمة، سواء في المجالين الخاص أو المهني.
يمكن أن تكون رسالة "أنا خارج المكتب" مفيدة جدًا تفويض عملنا إلى الزملاء، الذي سيتولى مهامنا أثناء غيابنا. وإلا فإننا نجازف بالعثور على صندوق الوارد الخاص بنا مليئًا بالرسائل التي لم يتم الرد عليها (بعضها مضى عليها عدة أيام) عندما نعود من إجازتنا أو فترة انقطاع الاتصال.
مايكروسوفت أوتلوك يسمح لنا إعداد رسالة الرد التلقائي سواء من خلال تطبيق سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول، بسهولة من أي جهاز. نوضح أدناه الخطوات التي يجب اتباعها لتكوين هذه الرسالة.
دليل الاستجابات التلقائية في Microsoft Outlook
تعد جدولة الاستجابات التلقائية في Outlook عملية بسيطة نسبيًا. وإليك كيفية القيام بذلك خطوة بخطوة:
دعنا نذهب إلى لوحة الإعدادات
للبدء، نفتح التطبيق بريد اوتلوك على سطح مكتب Windows الخاص بنا باستخدام المعرف وكلمة المرور الخاصة بنا وانقر فوق الرمز ترتيب (الذي يحتوي على عجلة التروس)، كما هو موضح في الزاوية اليمنى العليا. اعتمادًا على إصدار Outlook الموجود لدينا، في هذه الخطوة الأولى سيتعين علينا الانتقال مباشرةً إلى "السجلات".
حدد "عرض كافة إعدادات Outlook"
ضمن قائمة الإعدادات، نختار علامة التبويب «عرض كافة إعدادات Outlook»، لفتح خيارات البريد الإلكتروني بعد ذلك.
نختار "البريد"
في القائمة المقابلة لبرنامج Outlook، ننتقل مباشرة إلى قسم "البريد"، حيث سنقوم بتنفيذ تغييرات التكوين لجدولة الاستجابات التلقائية في Outlook.
نضغط على "الردود التلقائية"
الخطوة التالية هي تفعيل خيار "الردود التلقائية". هناك يجب علينا تحديد خانة الاختيار للرد لفترة من الوقت وبعد ذلك قم بتعيين نطاق وقت البداية والنهاية للرسالة. أي الوقت الذي نريد تفعيله خلاله.
بمجرد التنشيط، سيتلقى أي شخص يرسل لنا بريدًا إلكترونيًا نفس الرد بالضبط.
قم بتأليف الرد التلقائي
أخيرًا، كل ما تبقى هو كتابة نص الرسالة التي نريد إظهارها كرد على الأشخاص الذين أرسلوا لنا بريدًا إلكترونيًا. في تطبيق سطح المكتب سوف نجد خيار كتابة رسائل الرد المختلفة، اعتمادًا على ما إذا كان البريد الإلكتروني يأتي إلينا من شركتنا أو مؤسستنا أو من الخارج. هذا غير ممكن من تطبيقات الهاتف المتحرك. بمجرد الانتهاء، انقر فوق "حفظ" لتصبح التغييرات سارية المفعول.
لمعرفة كيفية القيام بذلك بالضبط، نشجعك على اتباع الإرشادات الموضحة في القسم التالي:
ما الذي يجب وضعه في الرد التلقائي لبريدنا الإلكتروني؟
إمكانية إنشاء بريد إلكتروني تلقائي للإعلان عن انقطاع الاتصال أو عدم القدرة على الوصول لبعض الوقت، بالإضافة إلى كوننا لفتة مجاملة، هو مورد لعدم تفويت أي جهة اتصال مهمة. النص الذي يجب أن يظهر في الرد التلقائي وكذلك شكله، سوف يعتمدون على عدة عوامل. قبل كل شيء، من هم المستفيدون من الرد المذكور.
إذا كان الأمر يتعلق بمسائل العمل (الردود على العملاء، والموردين، والرؤساء، والزملاء، والمتعاونين، وما إلى ذلك) فمن الأفضل اختيار رسالة قصيرة ورسمية. هنا مثال:
أشكرك كثيرا على رسالتك الإلكترونية. سأكون خارج المكتب طوال هذا الأسبوع. عند عودتي سأرد على رسالتك بكل سرور. شكرا جزيلا على صبركم وتفهمكم.
ومن ناحية أخرى، إذا كان الرد الآلي على رسائل الأصدقاء، فإن الاحتمالات تتسع. في هذه الحالة يمكننا أن نسمح لأنفسنااستخدم نبرة أكثر استرخاءً وأضف لمسة من الفكاهة. يمكن أن يكون شيء من هذا القبيل:
سأحصل على إجازة أستحقها ولا أخطط للتعامل مع البريد حتى أعود في 15 أغسطس. من فضلك لا تزعجني حتى ذلك الحين!
كما ترون، يمكن أن تكون الخيارات متنوعة للغاية. على أية حال، سواء كان الأمر يتعلق بالعمل أو التواصل مع الأصدقاء، هناك عدة عناصر يجب أن تظهر في هذه الرسائل:
- La معلومات دقيقة عن مواعيد غيابنا. أو على الأقل موعد عودتنا للنشاط.
- El الاتصال بالشخص أو الأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم أثناء عدم تواجدنا، تفاصيل الاتصال الدقيق لكل نوع من أنواع المسألة.
- اختياريًا، سلسلة من الروابط أو الاستجابات المتوقعة للأسئلة أو القضايا التي نناقشها عادة في رسائل البريد الإلكتروني لدينا. وهذا يعمل على إيصال فكرة أنه حتى لو لم نكن متواجدين، فإننا مسؤولون ونستمر في الاهتمام بكل شيء.
استنتاجات
إذا كان عملنا أو نشاطنا اليومي يتضمن إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مع بعض الانتظام، فإن القدرة على جدولة الردود التلقائية من خلال Outlook يمكن أن تكون مفيدة للغاية.
هذه الوظيفة تسمح لنا إبقاء جميع جهات الاتصال لدينا على علم بوضعنا الحالي، بالإضافة إلى إعادة توجيه الأسئلة إلى الأشخاص الآخرين الذين سيكونون مسؤولين عن الإجابة عليها أثناء غيابنا. عملي جدا.