يعد Google Drive أحد الخدمات السحابية الأكثر استخدامًا في جميع أنحاء العالم، لأنه يقدم العديد من الميزات مجانًا. أحدها هو إمكانية مشاركة الملفات مع أطراف ثالثة. المشكلة هي أنه إذا كنت تعمل بانتظام باستخدام هذه الأداة، فقد يأتي وقت لا تعرف فيه من قام بذلك الوصول إلى الملفات في Google Drive.
لكي تتمكن من تحسين ملفاتك والتحكم في الخصوصية بشكل أفضل، سنشرح كيف يمكنك معرفة الأشخاص الذين منحتهم حق الوصول إلى مستندات أو ملفات معينة.
جميع مزايا مشاركة الملفات عبر Google Drive
إن أداة Google هذه سهلة الاستخدام ويمكن الوصول إليها بسهولة، ولهذا السبب تضم ملايين المستخدمين. مشاركة الملفات من خلاله تمنحنا مجموعة من المزايا:
الوصول من أي مكان
ستكون الملفات التي قمنا بتحميلها إلى السحابة، بغض النظر عما إذا كنا قد شاركناها أم لا، متاحة في أي وقت ومن أي جهاز متصل بالإنترنت. وهذا أمر مثير للاهتمام بشكل خاص في عصر العمل عن بعد.
التعاون في الوقت الحقيقي
إحدى المزايا الرائعة لمنح الأشخاص الآخرين حق الوصول إلى الملفات الموجودة في Google Drive هي أنه يمكنهم العمل على نفس المستند في نفس الوقت. والباقي سوف نرى التغييرات في الوقت الحقيقي، مما يسرع العمل كثيرا.
التحكم في الإصدار
يحتفظ Drive بسجل لجميع إصدارات ملفاتك. هذا يسمح لك بإجراء المراجعات والعودة إلى الإصدار السابق في حالة الضرورة.
تعتبر هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص عند العمل على نفس المستند مع مرور الوقت. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإعداد مشروع عملك، أو تقرير مهم، أو إذا كنت تكتب مشروع شهادتك النهائية.
سهولة الاستخدام
وكما قلنا من قبل، فإن إحدى المزايا الرائعة لهذه الأداة هي أنها تتمتع بعملية تشغيل بسيطة وبديهية. سيكون من السهل عليك أن تعرف كيف إنشاء المجلدات وتوزيع أذونات الوصول المختلفة، حتى لو لم تستخدم Google Drive من قبل.
سعة تخزينية كبيرة
يوفر Google Drive سعة تخزينية مجانية تبلغ 15 غيغابايت، وهي أكثر من كافية لتخزين ومشاركة مئات الملفات. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر، يمكنك اختيار الاشتراك المدفوع.
التكامل مع تطبيقات جوجل الأخرى
يتكامل Drive مع تطبيقات Google الأخرى مثل Gmail، والمستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية. بهذه الطريقة، يصبح تبادل الملفات بين التطبيقات أمرًا بسيطًا للغاية وهذا يزيد من الإنتاجية.
الأمن والخصوصية
يوفر Google Drive إجراءات أمان متقدمة في المجالات الأساسية مثل تشفير البيانات أثناء النقل وأثناء التخزين، مما يساعد على حماية سرية الملفات الموجودة في السحابة الخاصة بك، حتى إذا قمت بمشاركتها مع أشخاص آخرين.
علاوة على ذلك ، في جميع الأوقات يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى الملفات وتغيير الأذونات (أو قم بإزالتها) عندما ترى ذلك ضروريًا.
سهولة المشاركة
يمكنك مشاركة الملفات بطرق مختلفة، ولكن إحدى أبسط الطرق هي إنشاء رابط يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني أو الرسالة.
من لديه حق الوصول إلى الملفات في Google Drive؟
يتمتع Google Drive بالعديد من المزايا التي من المؤكد أنك استخدمته في بعض الأحيان لمشاركة الملفات مع أشخاص آخرين. إذا كان الأمر كذلك، وتريد معرفة من يمكنه رؤية ملفاتك، فقم بما يلي.
قم بالوصول إلى المستند الذي ترغب في معرفة من قمت بمشاركته معه وانقر عليه "يشارك". سترى هذا الخيار في الزاوية اليمنى العليا من جهازك.
عند الضغط عليه، يظهر نافذة منبثقة تخبرك بالأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى هذا الملف وما هي الأذونات لديهم للعمل على ذلك.
ابحث في المستندات المشتركة في Google Drive
إذا كنت تستخدم هذه الأداة لفترة طويلة، فمن المحتمل أنك فقدت تتبع بعض المستندات التي قمت بمشاركتها مع أشخاص آخرين. إذا كنت الآن بحاجة إلى استعادة تلك المعلومات، فيمكنك الوصول إليها.
انتقل إلى WhoHasAccess وانقر على "افحص Google Drive الخاص بي الآن." امنح الأذونات التي تطلبها الأداة، واتركها تقوم بعملها. في نهاية الفحص، سيزودك بقائمة بالمستندات المشتركة الخاصة بك. سترى فيه الاسم والبريد الإلكتروني للأشخاص الذين قمت بمشاركة كل ملف معهم في ذلك الوقت.
إدارة أذونات الوصول إلى المستندات المشتركة الخاصة بك
مشاركة المستندات عبر في Google Drive إنه مفيد جدًا على المستوى الأكاديمي والمهني. ومع ذلك، ليس من المناسب دائمًا أن يتمكن كل من لديه حق الوصول من تعديل المحتوى وتغييره.
للحصول على تحكم أكبر في ملفاتك، يمنحك Drive الفرصة لتعيين أذونات وصول مختلفة. الأدوار التي يمكنك تعيينها هي:
- المحاضر. ويمكن لهذا الشخص فقط قراءة النص، ولكن لا يمكنه إجراء تغييرات على محتواه.
- المعلق. يمكن للمستخدم ترك التعليقات، ولكن لا يمكنه التفاعل مباشرة مع النص.
- المحرر. إذا قمت بتعيين هذا الدور لشخص آخر، فسيكون له نفس وظائف التحرير على المستند التي لديك كمنشئ لها.
يمكنك تغيير الأذونات التي منحتها بسرعة. أدخل المستند الذي يهمك وانقر على خيار "مشاركة". ستظهر قائمة بالأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى الملف والدور المعين مسبقًا. وبالنقر عليه، تظهر نافذة منبثقة جديدة تسمح لك بإجراء التغييرات.
وبالتالي، يمكن لأي شخص يقوم بدور المحرر أن يصبح قارئًا بسيطًا، والعكس صحيح. ومن هذه النافذة يمكنك أيضًا إلغاء أي أذونات وصول قمت بمنحها.
إذا كان ما تحتاجه هو حظر مستخدم معين، فيمكنك القيام بذلك أيضًا. اتبع الخطوات التالية:
- سجّل الدخول إلى Google Drive.
- انقر فوق علامة التبويب "شارك معي" الذي يظهر على الجانب الأيسر من الشاشة.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف الخاص بالمستخدم الذي تهتم به ثم اضغط "ليحجب" في القائمة المنسدلة.
- أكد الإجراء الخاص بك عن طريق النقر مرة أخرى "ليحجب".
من خلال هذا الإجراء، لن يتمكن المستخدم المحظور من الوصول إلى أي مستند قمت بمشاركته بينكما.
كما رأيت، فإن معرفة من يمكنه الوصول إلى الملفات الموجودة في Google Drive ليس أمرًا معقدًا. نوصيك بمراجعة واتخاذ القرارات بشأن ما إذا كنت مهتمًا بمواصلة مشاركة ملفاتك مع أشخاص معينين أم لا.