عندما نقوم بإعداد مستند باستخدام محرر النصوص من ميكروسوفت، يجب ألا ننتبه إلى المحتوى فقط، لأن التنسيق يؤثر أيضًا بشكل كبير على الصورة التي سينقلها عملنا. ولذلك، فمن المهم أن تعرف كيف هيكلة وتنظيم النص في Word.
سنرى بعض المعلمات التي ستساعدك على العمل بشكل أسرع وأسهل وستجعل النصوص الخاصة بك تتمتع بمظهر أكثر تجانسًا ودقة. خد ملحوظات جيده!
أهمية هيكلة وتنظيم النص في برنامج Word
إن الاهتمام بتحسين بنية النص وتنظيمه أمر مهم للأسباب التالية:
- الوضوح والفهم. تضمن البنية الجيدة أن القارئ يفهم المحتوى بشكل أفضل ويمكنه بسهولة تحديد ما يبحث عنه. للقيام بذلك، يمكننا استخدام العناوين والعناوين الفرعية والخط العريض، من بين خيارات التنسيق الأخرى.
- عرض تقديمي احترافي. من خلال تجانس الأسلوب، نجعل المستند بأكمله يبدو أكثر احترافية ويولد انطباعًا جيدًا. وهذا مهم بشكل خاص إذا كنا نعمل مع نصوص طويلة.
- سهولة التحرير. إن معرفة المعلمات المختلفة التي تسمح لنا بإجراء تغييرات على النص تتيح لنا العمل بشكل أسرع وتوفير الوقت عند القيام بعملنا.
- إمكانية الوصول. التنظيم السليم للنص يسهل على الأشخاص ذوي القدرات المختلفة القراءة، مما يضمن أن المحتوى في متناول الجميع.
- أفضل مرجع. عندما تكون بنية النص واضحة، يكون من الأسهل الرجوع إلى أقسام محددة منه، وهو أمر مفيد بشكل خاص إذا كان عليك تقديم محتوى وثيقتك شفهيًا.
- التسلسل الهرمي للمعلومات. يتيح لنا تنظيم النص إنشاء تسلسل هرمي للمعلومات، وتوجيه القارئ عبر أهم النقاط بطريقة منطقية ومتماسكة.
- الاستخدام الفعال للأدوات. يقدم لنا برنامج Word مجموعة واسعة من الأدوات التي تساعد على إثراء النصوص، مثل الفهارس وجداول المحتويات والإشارات المرجعية، وقد تبين أن جميعها تكون أكثر فعالية عندما يكون النص منظمًا بشكل جيد.
خطوات هيكلة النص وتنظيمه في Word
هناك العديد من التعديلات التي يمكنك إجراؤهاولكننا سنتحدث معك عن تلك التي تبدو أكثر عملية للحصول على نتائج جيدة وأسهل في التطبيق.
استخدم أنماط الرأس
إذا كنت ستكتب نصًا طويلًا، فمن الضروري أن تقوم بتقسيم المحتوى عبر عناوين مختلفة (العنوان 1، العنوان 2، وما إلى ذلك)، سيساعدك ذلك في إنشاء التسلسل الهرمي للنص. المحتوى الذي تحدثنا عنه من قبل.
للتأكد من أنك تستخدم نفس التنسيق دائمًا، استخدم خيار أنماط الرأس. الأمر بسيط مثل الانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" واختر من مجموعة "الأنماط".
إنشاء جدول محتويات
بمجرد تطبيق أنماط العناوين، انتقل إلى "المراجع" وحدد خيار "جداول المحتويات"، سيؤدي ذلك تلقائيًا إلى إنشاء فهرس بالعناوين، والذي سيتم تحديثه بسرعة إذا قمت بإجراء أي تعديلات على المستند الخاص بك. بهذه الطريقة، لا داعي للقلق بشأن إنشاء الفهرس يدويًا وستوفر الوقت والأخطاء المحتملة.
أنشئ قوائم
هناك أوقات يكون فيها من المهم بشكل خاص جعل المحتوى سهل الهضم. على سبيل المثال، إذا كنت تعرض معلومات معقدة أو إذا كنت تريد تسهيل الدراسة.
بدلاً من إنشاء الأعمدة يدويًا، والتي ستنتهي عاجلاً أم آجلاً بالفوضى، قم بإنشاء قوائم ذات تعداد نقطي، لذلك سيكون من الأسهل عليك تنظيم النقاط الرئيسية.
لاستخدام القوائم، انتقل إلى "الصفحة الرئيسية" و انقر على أيقونة التعداد النقطي واختر ما تريد. إذا كنت تريد إنشاء قائمة مرقمة، يمكنك أيضًا القيام بذلك من هنا.
إدراج فواصل الصفحات والأقسام
عند الكتابة، من الطبيعي أن تضطر إلى الانتقال من قسم إلى آخر أو تغيير الصفحات. إذا كنت أحد أولئك الذين ما زالوا يقومون بذلك بالضغط على "أدخل"، فقد حان الوقت لنسيان الأمر، لأنه من المؤكد أنك أدركت بالفعل أن هذا لا يعطي نتائج جيدة على المدى الطويل.
لهيكلة النص وتنظيمه في Word مثل المحترفين، استخدم الميزات المحددة التي يقدمها لك محرر Microsoft.
فاصل صفحة:
- ضع المؤشر من حيث تريد أن تبدأ الصفحة الجديدة.
- انتقل إلى علامة التبويب "إدراج".
- حدد "فاصل الصفحة".
فاصل المقطع:
- انتقل إلى علامة التبويب "تصميم الصفحة".
- انقر فوق "يقفز" واختر نوع الفاصل المقطعي الذي تريد استخدامه.
إضافة الجداول والرسوم البيانية
تعد الجداول حليفًا رائعًا لعرض البيانات بوضوح، بينما تكون الرسوم البيانية مفيدة عند تصور المعلومات التي قد تكون أكثر تعقيدًا.
وفي كلتا الحالتين يمكنك القيام بذلك من علامة التبويب "إدراج". ثم عليك فقط اختيار "جدول" أو "رسم بياني". من خلال النقر على الجدول أو الرسم البياني الذي تم إنشاؤه، يمكنك رؤية الخيارات المتاحة لك لتنسيقها.
تنسيق النص
ليس هناك شك في أن تنسيق النص هو الملك عندما يتعلق الأمر بهيكلة النص وتنظيمه في Word.
ننصحك باختيار نوع خط ثابت ومقروء في النص بأكمله. ثم قم بتمييز المعلومات المهمة من خلال التنسيق مثل الخط الغامق أو المائل أو التسطير.
في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، لديك الأزرار التي تحتاجها لتطبيق التنسيق والتي يمكن رؤيتها بسهولة، ولكن يمكنك أيضًا استخدام اختصارات لوحة المفاتيح هذه:
- السيطرة + U. مسطر.
- Ctrl + Shift + W. يتم تطبيق التسطير على الكلمات المحددة، ولكن ليس على المسافات بينها.
- السيطرة + التحول + د. تطبيق تنسيق التسطير المزدوج.
- السيطرة + أنا . تطبيق التنسيق المائل.
- Ctrl + B. تطبيق التنسيق الغامق.
ترقيم الصفحات
حتى لو لم تتم طباعة المستند، فإن ترقيم الصفحات يمكن أن يكون مفيدًا جدًا عند الوصول إلى المعلومات.
لإضافة رقم صفحة، عليك فقط اتباع المسار "إدراج" > "رقم الصفحة" و اختر الموقع والشكل الذي تفضله.
الرؤوس والتذييلات
إذا كنت بحاجة إلى استخدام هذا التنسيق، فاتبع المسار "إدراج" > "رأس" أو "تذييل"، ثم عليك فقط اختيار التنسيق وتحرير النص الذي تريد ظهوره في بداية أو نهاية كل ورقة.
الحواشي والمراجع
ستؤدي إضافة الحواشي السفلية والمراجع إلى منح النص الخاص بك مظهرًا أكثر دقة ورسمية. وضع هذا النوع من الملاحظات أمر سهل للغاية، كل ما عليك فعله هو وضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تظهر فيه الملاحظة، ثم انتقل إلى "المراجع" > "إدراج حاشية سفلية"، اكتب المعلومات اللازمة وسوف تظهر في أسفل الصفحة.
من السهل جدًا تنظيم وتنظيم النص في Word، هل تجرؤ على تجربته وإخبارنا بالنتائج؟