في أي منظمة أو مشروع مهما كانت طبيعته، فإن أحد الشروط الضرورية لتنفيذ العمل والأهداف المراد تحقيقها هو أن يتم التواصل بين المتعاونين. خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد. ولهذا تحتاج إلى الأدوات المناسبة. في هذا المنشور سنقوم بتحليل كل ما يشير إليه مايكروسوفت يامر، ما هو وفيم يستخدم.
لأنه بلا شك، تعد Yammer واحدة من تلك الأدوات المرجعية عندما يتعلق الأمر بالمراهنة على العمل التعاوني والحصول على الأفضل من حيث الإبداع والإنتاجية من فرق العمل التي تتفاعل عن بعد. باختصار، أداة تتكيف بشكل مثالي مع العصر الجديد والطرق الجديدة للقيام بالأشياء.
ما هو مايكروسوفت يامر؟
يمكننا تحديد مايكروسوفت يامر كما خدمة شبكة اجتماعية فريدة تهدف إلى التواصل الداخلي للشركة. تم إنشاء هذه الخدمة في عام 2008 من قبل شركة تدعى Geni، ثم استحوذت عليها شركة Microsoft لاحقًا في عام 2012.
الفكرة الأصلية هي إنشاء وسيلة يمكن من خلالها التواصل والتواصل بين موظفي نفس الشركة في جميع الأوقات لتحسين قدرتهم على العمل. وهناك من قام بتعريفها على أنها "فيسبوك عالم الأعمال" حيث يوجد بدلاً من الأصدقاء زملاء عمل وبدلاً من الإعلانات نجد تذكيرات الشركات.
حاليا، يتم تضمين هذه الخدمة ضمن مايكروسوفت أوفيس ويستخدم من قبل العديد من الشركات حول العالم.
ما هو استخدام Microsoft Yammer؟
يكمن جزء من نجاح Yammer في العديد من مؤسسات المؤسسات في حقيقة أنه من السهل للغاية تكوينه وإدارته: بالنسبة لأي شخص سبق له استخدام Facebook، فإن واجهته لا تحتوي على أسرار. بالإضافة إلى ذلك، فهي أداة عملية للغاية وتوفر العديد من المزايا. هذه بعض من أبرزها:
إنشاء الملفات الشخصية والمجموعات
استنادًا إلى معلومات المستخدم من دليل المؤسسة، يمكنك الإنشاء باستخدام Yammer ملفات شخصية بدرجات مختلفة من التفاصيل، وكذلك مستويات مختلفة من الوصول إلى المعلومات الشركة. كل مستخدم لديه خيار متابعة مشاركات الآخرين.
وبالمثل، يمكن أن تكون هذه الملفات الشخصية مجمعة حول موضوع أو مشروع (أو حتى عدة في نفس الوقت)، والاستجابة دائمًا لاحتياجات الشركة الخاصة.
التعاون عن بعد
بالنسبة لتلك الشركات التي لديها العديد من مراكز العمل الموجودة في مواقع بعيدة عن بعضها البعض، تم الكشف عن أن Yammer هو أداة رائعة للتواصل والتعاون عن بعد.
إنه أكثر فورية وفعالية من البريد الإلكتروني: الإجابات أكثر فورية ويتم نشرها في مجموعاتمما يسهل الوصول إلى المعلومات ويقلل من احتمالية الارتباك وسوء الفهم. باختصار، كل شيء يترجم إلى طلاقة أكبر عند التواصل والعمل كفريق.
تدريب الموظفين
يمكنك القول أن هذا هو تأثير جانبي إيجابي مشتقة من تنفيذ Yammer في الشركة. كل يوم، يقرأ جميع المستخدمين التحديثات من المساهمين الآخرين، أو ينشرون تحديثاتهم الخاصة على ممارسة التعلم المستمر، لا إرادي تقريبًا.
وبمرور الوقت، يكتسب المستخدمون معرفة متخصصة بالقطاع الذي يعملون فيه بشكل أكثر فعالية مما لو كانوا قد حضروا ندوات أو دورات متخصصة. وهذا ما يُعرف بالتعلم "على الطيار الآلي".
شفافية أكبر
إحدى الفوائد الرئيسية المفضلة لاستخدام أدوات الدردشة المفتوحة داخل المؤسسة هي أنها تطرح فكرة الصدق والشفافية للشركة. الإجراءات، الأهداف، التقدم، الشكوك، المؤشرات... كل واحد يعرف أدوار الآخر وكل شيء على الطاولة، ومرئي للجميع، مما يلغي إمكانية توليد عدم الثقة بين الموظفين. أو بين الرؤساء والمرؤوسين.
مكتب 365
ترتبط مجموعات Yammer أيضًا بـ Office 365. وهذا يعني أن لديهم اتصالاً بذلك الوصول إلى جميع وظائف مجموعة المكتب. على سبيل المثال، من الممكن استخدام Yammer داخل الفرق من التطبيق نفسه أو من خلال Outlook. وبالمثل، يمكن أيضًا تخزين جميع الملفات التي تم تحميلها إلى المجموعات في SharePoint.
توصيات لأصحاب المجموعة
في آخر تحديث له، جددت Yammer عروض خدماتها تحت اسم مجتمعات يامر. وهذا يعني توسيع إمكانيات استخدام هذه الأداة، مما يمنح مالكي المجموعة خيارات جديدة لتحسين الاتصال الداخلي في مؤسساتهم.
قم بتكوين كل شيء بالتفصيل قبل البدء
قبل تشجيع جميع الأعضاء والمتعاونين في المجموعة على المشاركة فيها، عليك أن تستثمر بعض الوقت في التكوين: إعداد الواجهة بحيث تكون جذابة، والعثور على اسم جذاب ومناسب، واختيار التطبيقات التي يمكن استخدامها بعناية...
من المهم أيضًا تخصيص مظهر المجموعة. يجب ألا تكون الهوية البصرية للشركة مفقودة وذلك لخلق شعور بالانتماء وتشجيع المشاركة.
تعيين مشرف
واحد أو أكثر، إذا كانت المجموعة كبيرة. وهو دور أكثر من ضروري ل تجنب الفوضى والتشتت. يجب على المشرف توجيه إستراتيجية المحتوى الخاصة بالمجموعة، بالإضافة إلى حل الشكوك وتوجيه أعضاء المجتمع في الأنشطة والاتصالات.
يعتبر دور "الرقابة" الذي يقوم به الوسيط ثانويًا هنا، نظرًا لأنه في حالة عدم وجود ملفات شخصية مجهولة، تكون هناك فرصة ضئيلة جدًا لحدوث السلوكيات السلبية التي يمكن أن نراها على الشبكات الاجتماعية.
وضع قواعد الاستخدام
أخيرًا، توصية للتشغيل السليم لأي مجموعة Microsoft Yammer: كتابة مستند قصير يحدد سلسلة من قواعد الاستخدام الأساسية. قبل كل شيء، تجنب التعليقات العنصرية والجنسية وما إلى ذلك، على سبيل المثال. أو أن محادثات العمل تنتهي في النهاية بالتحول إلى مناقشات سياسية. ويجب على جميع المشاركين الالتزام بهذه القواعد واحترامها.