إذا قررت أن تصبح مشترك مايكروسوفت 365, هناك سلسلة من الخطوات الأساسية التي ستساعدك على الاستمتاع بالتجربة بشكل أكبر. إجراءات بسيطة ستتيح لك تحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة.
اقضِ بضع دقائق في القيام بهذه الأشياء الستة، وستلاحظ أنها تزيد بشكل كبير من إنتاجيتك وكفاءتك في العمل.
ما هو مايكروسوفت 365؟
وفي حال كنت لا تزال لا تعرفه، فسنخبرك بمزيد من التفاصيل عما يتكون منه. إنها خدمة اشتراك تتيح لك الوصول إلى المجموعة الكاملة من تطبيقات وخدمات Microsoft، ما كان يُعرف سابقًا باسم Office 365.
من خلال دفع الاشتراك، يمكنك الوصول إلى تطبيقات مثل Word وExcel وPowerPoint وOutlook وغيرها من الخدمات الإنتاجية والتعاونية المستندة إلى السحابة. على سبيل المثال، الفرق، المهام الواجبةأو تبادل أو مخطط.
نظرًا لإدراكها أن لكل مستخدم احتياجات مختلفة، تقدم Microsoft خططًا فردية وعائلية وتجارية مختلفة. بهذه الطريقة يمكنك دائمًا العثور على الحل الذي يناسبك.
ومن مميزاته يجب أن نسلط الضوء على:0
- الوصول من أي مكان. يتيح لك الوصول إلى المستندات والتطبيقات من أي جهاز متصل بالإنترنت.
- تحديثات مستمرة. يتيح الوصول إلى أحدث إصدارات البرامج والتطبيقات دون أي تكلفة إضافية.
- التعاون في الوقت الحقيقي. تعمل أدوات مثل Teams وOneDrive على تسهيل التعاون والتواصل بين فرق العمل.
- سحابة التخزين. يوفر 1 تيرابايت من التخزين السحابي.
- الأمن المتقدم. تتضمن الخدمة أدوات أمنية لحماية البيانات والأجهزة.
- دعم فني. يتيح الاشتراك الوصول إلى الدعم الفني لـ Microsoft.
ماذا يجب أن تفعل إذا أصبحت للتو مشتركاً في Microsoft 365؟
من أجل تحسين تجربتك، لا تتجاهل هذه الأسئلة الستة واطرحها في أقرب وقت ممكن:
قم بتمكين المصادقة الثنائية
عندما تكون مشتركًا، فإنك تستخدم نظام تخزين البيانات السحابي الذي تقدمه Microsoft بشكل متكرر. لتوفير حماية إضافية لجميع المعلومات التي ستحفظها، لا تنس تمكين المصادقة الثنائية أو 2FA.
نظام لا يكفي فيه إدخال كلمة المرور الخاصة بك لتسجيل الدخول. لأن هناك حاجة إلى طريقة ثانية للتحقق من الهوية، مثل إرسال رمز التأكيد إلى هاتفك المحمول أو البريد الإلكتروني. وهذا يجعل الأمر أكثر صعوبة على المتسللين للوصول إلى معلوماتك الشخصية.
لتمكين نموذج المصادقة هذا، انتقل إلى موقع Microsoft على الويب وقم بتسجيل الدخول باستخدام حسابك. ثم اتبع المسار: "الأمان" > "التحقق على خطوتين" > "أمان إضافي" > "تشغيل التحقق على خطوتين". بعد ذلك، كل ما عليك فعله هو اتباع الخطوات التي تظهر على الشاشة لاختيار الطريقة الثانية للتحقق من هويتك، وبذلك تكون قد انتهيت.
قم بتثبيت تطبيقات Office على هاتفك المحمول
باعتبارك مشتركًا في Microsoft 365، يمكنك الوصول إلى مستنداتك وتحريرها من أي مكان، وسيكون القيام بذلك أكثر ملاءمة إذا كانت لديك تطبيقات مثبتة على هاتفك المحمول.
بفضل مزامنة الملفات بين الأجهزة، يمكنك الاستمرار في العمل من حيث توقفت عندما كنت تستخدم جهازًا إلكترونيًا مختلفًا.
إذا قمت بعمل تعاوني، تتيح المزامنة بين الأجهزة أيضًا لكل عضو من أعضاء الفريق شاهد التغييرات التي تجريها على المستندات في الوقت الفعلي.
استكشف المزايا الإضافية لـ Microsoft 365
يبحث معظم المشتركين في الخدمة عن وصول غير محدود إلى تطبيقات Microsoft Office. ومع ذلك، فهو يوفر بعض المزايا الإضافية التي من الجيد دائمًا معرفتها للاستفادة منها.
على سبيل المثال، يقدم 60 دقيقة مجانية من Skype شهريًا للاتصال بأرقام الهواتف الأرضية والمحمولة، بالإضافة إلى مساحة تخزين سحابية إضافية لحفظ النسخ الاحتياطية للبيانات، والمخزن الشخصي، نظام تخزين للملفات السرية.
يتضمن الاشتراك أيضًا الوصول إلى القوالب المتميزة لإنشاء المستندات وتطبيق Microsoft Defender لحماية أمان الجهاز.
عمل نسخة احتياطية من البيانات الخاصة بك
مع الاشتراك لديك 1 تيرابايت من سعة تخزين OneDrive، وهي مساحة أكثر من كافية لتخزين جميع ملفاتك وفي نفس الوقت، نسخة احتياطية لجميع البيانات الموجودة على جهازك.
إذا كنت بحاجة في أي وقت إلى مساحة تخزين أكبر، فيمكنك الوصول إليها عن طريق شراء خطة ذات سعة إضافية.
إعداد تطبيقات Office
يمكنك تكوين المشكلات الأساسية مثل الموقع الذي سيتم فيه حفظ الملفات التي تنشئها من خلال Word وExcel وما إلى ذلك.
افتح أيًا من تطبيقات المكتب وقم بالوصول إلى قائمة "ملف" في الزاوية اليسرى العليا من الشاشة. من هناك انتقل إلى "الخيارات" وانتقل إلى "حفظ"، ثم اختر الخيار "موقع الملف المحلي الافتراضي". اختر "استعراض" وحدد موقع المجلد الذي تريد حفظ الملفات فيه. انقر فوق "قبول" حتى يتم حفظ التغييرات، وتكون جاهزًا.
تحتوي التطبيقات على خيارات تخصيص مختلفة، لذا نوصي باستكشافها قليلاً لضبطها حسب أذواقك واحتياجاتك. يمكنك، على سبيل المثال، إنشاء توقيع مخصص يتم إضافته إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها، أو إضافة مكونات إضافية تجدها مفيدة.
جرب تكامل Copilot
تدمج أدوات Microsoft Office الذكاء الاصطناعي Copilot، مما يزيد من فعاليتها.
يمكنك استخدامه لتلخيص المستندات الطويلة، وتحليل كميات كبيرة من البيانات، وإنشاء الرسوم البيانية، وإعداد الردود على رسائل البريد الإلكتروني، وما إلى ذلك. كلما أصبحت أكثر دراية ببرنامج Copilot، أصبحت أكثر كفاءة في عملك.
باعتبارك مشتركًا في Microsoft 365، فإن الأبواب مفتوحة أمام عالم من الإمكانيات فيما يتعلق بأتمتة المكاتب والتخزين السحابي. لا تغفل أي و قم بتنفيذ الإجراءات التي ذكرناها في أسرع وقت ممكن. استكشف جميع الخيارات التي تقدمها لك خدمة اشتراك Microsoft حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منها على المستوى الشخصي والأكاديمي والمهني.