En el mundo empresarial cada vez tiene más importancia la gestión de las bases de datos, imprescindible para contar siempre con un análisis de la información correcto y actualizado. Y esto vale tanto para grandes empresas como para pequeños profesionales independientes. En este post vamos a ver cómo crear y gestionar bases de datos en Excel.
Tal vez la principal ventaja de manejar una base de datos es que vamos a poder disponer de toda la información que necesitamos para hacer funcionar un negocio: clientes, ventas, proveedores, empleados o cualquier otra área. Lo explicamos con más detalle en los siguientes párrafos:
¿Qué es una base de datos en Excel?
Las bases de datos en Excel son la herramienta perfecta para gestionar información. Nos permite mantenerla ordenada y estructurada en todo momento, de modo que el proceso de encontrar datos concretos sea rápido y sencillo. Además, es un instrumento muy versátil que podemos adaptar a nuestros propios objetivos y necesidades.
Si vamos a las hojas de cálculo de Excel, la ase de datos toma la forma de una gran tabla, con sus filas y columnas, en la que la información se clasifica en diferentes categorías. Lo más importante es que todos los datos vienen condensados en un solo documento. Cualquier cambio que realicemos en él, quedará plasmado en el conjunto global de datos.
Además del acceso inmediato a toda la información, las bases de datos en Excel ofrecen otras muchas funciones. Por ejemplo, se le puede dar acceso a las mismas a varios usuarios, realizar seguimientos de tendencias, etc. En cuanto a la versatilidad, las podemos usar tanto para manejar el inventario de un almacén como para controlar un proceso de entrenamiento personal.
Eso sí, para que una base de datos en Excel se convierta en una herramienta eficaz, es necesario conocer bien el funcionamiento del programa y así obtener el máximo provecho de sus instrumentos.
Elementos de la base de datos de Excel
Antes de saber cómo se crea y gestiona una base de datos en Excel, es fundamental conocer cuáles son los elementos que forman parte de ella:
- Tablas, componentes básicos para la gestión de la información en las hojas de cálculo de Excel.
- Consultas. Funciones propias de Excel para buscar y relacionar información contenida en diferentes tablas o bases de datos.
- Filtros. Herramientas para aplicar criterios específicos y encontrar una información concreta de manera inmediata.
- Identificador (llave maestra). Elemento opcional para establecer un número de identificación para una fila, un código, un número de serie, etc.
Cómo crear una base de datos en Excel
Así es como vamos a poder crear bases de datos en Excel, paso a paso:
- En primer lugar, creamos un documento o libro en Excel.
- A continuación, diseñamos una tabla en una de las hojas, agregando una serie de encabezados o títulos para organizar y clasificar la información.
- Después creamos una serie de filtros de búsqueda para la tabla de datos.
- A continuación, agregamos las fórmulas de Excel que deseamos usar en la tabla.
- Finalmente, creamos los registros para cada una de las filas.
Para crear los filtros de búsqueda mencionados en el punto 3, es necesario seleccionar los encabezados o títulos de la base de datos creada. Después hay que ir al menú de Inicio, donde buscamos la opción de Ordenar y Filtrar – Filtro, localizada en la parte derecha de la barra de opciones.
Utilidades prácticas de las bases de datos
Hay muchas aplicaciones prácticas de las bases de datos en Excel, que puede ir desde lo más simple hasta lo más complejo. Algunas de ellas ya las hemos apuntado más arriba. La idea básica es controlar toda la información y poder realizar cambios sobre ella. Dentro del mundo comercial y empresarial esto es algo de suma importancia. Estos son algunos ejemplos:
- Bases de datos de proveedores con el objetivo de llevar un registro exacto de compras y tratar de conseguir más ventajas a la hora de negociar.
- Bases de datos de clientes, porque es básico para cualquier negocio conocer bien a sus clientes, sus preferencias, movimientos, etc. para lograr una mayor satisfacción y conseguir mayores ventas.
- Bases de datos de inventario, para conocer al detalle y en tiempo real el estado de los productos de un almacén. Con esto se puede decidir qué y cuánto producir, almacenar o vender.
- Bases de datos de ventas, a través de las cuales analizar el progreso de las mismas, su rentabilidad, así como valorar la posibilidad de establecer nuevas estrategias comerciales.
- Bases de datos de personal. Con ellas se persigue tener un control de los empleados, sus condiciones, su retribución salarial o su rendimiento, entre otras cosas.
A modo de conclusión, se puede afirmar que la gestión correcta de las bases de datos en Excel es una manera muy eficaz de manejar un negocio, controlado todos los aspectos básicos de una forma relativamente sencilla. Una herramienta de cinco estrellas.