Buscar en Excel: todos los trucos

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Las hojas de cálculo de Excel ofrecen un sinfín de posibilidades a sus usuarios. No solo son de gran utilidad para estudiantes o para profesionales, también son muy prácticas para organizar toda clase de asuntos privados, desde la economía doméstica hasta coleccionismo y mucho más. Pero para obtener un buen rendimiento de todo esto, es necesario saber cómo buscar en Excel.

Quienes manejan un volumen de datos más o menos grande saben que puede resultar muy engorroso realizar búsquedas en las plantillas de Excel. Hacerlo «a ojo» puede llevarnos mucho tiempo y, en ocasiones, llegar a desesperarnos. Por suerte, existen trucos y fórmulas muy prácticas para buscar y encontrar lo que necesitamos en Excel. Te lo explicamos todo a continuación:

Formas de realizar búsquedas en Excel

Ya hemos visto en entradas anteriores que Excel dispone de numerosas fórmulas y funciones para hacernos la vida más fácil. Si hablamos de cómo encontrar elementos concretos en una tabla, el programa nos ofrece varias formas de hacerlo sin tener que dejarnos la vista repasando filas y columnas una a una. Simplemente, basta con aplicar la fórmula adecuada en cada caso.

Porque (y esto es lo interesante) Excel dispone de varios modos de búsqueda. Cada uno de ellos funciona de forma distinta y sirve para encontrar datos específicos dependiendo de cada situación. Veamos cuáles son:

Aplicar filtros de valores

filtro excel

Este es un método de búsqueda simple, pero efectivo en muchos casos. Los filtros de valores de Excel no fueron concebidos para realizar esta función, pero podemos hacerlos servir para buscar elementos determinados dentro de una tabla.

¿Cómo funciona? Supongamos que tenemos una tabla con los días de la semana en las filas y una serie de columnas a su derecha que reflejan las ventas de un producto determinado según el día. Para dar con un dato concreto, seleccionaremos los encabezados de las columnas y, en la barra superior de las herramientas, pulsaremos el botón «Filtro», que se muestra con el icono de un embudo.

A continuación aparecerá un desplegable para cada uno de los encabezados. Después vamos a la columna de los días de la semana y seleccionamos un día; luego hacemos clic sobre el desplegable, tras lo cual se mostrará un nuevo cuadro para realizar búsquedas. De este modo podremos aplicar filtros para que se muestren solamente los resultados de los valores seleccionados.

Teclas Ctrl + F

Si no deseamos hacer búsquedas demasiado complejas y simplemente queremos buscar en Excel un dato concreto, siempre podemos recurrir a un viejo truco, la combinación de teclas Ctrl + F.

Al pulsar estas dos teclas de manera simultánea, se inicia un cuadro de búsqueda en el que vamos a poder escribir el valor exacto que estamos buscando en la tabla de Excel. Es un viejo truco que no podíamos dejar pasar, ya que puede resultar muy eficaz y suficiente en la mayoría de los casos.

Funciones BUSCARV y BUSCARH

buscarv excel

Aunque el método del filtro nos puede servir en muchos casos, existen funciones de Excel mucho más directas y precisas a la hora de realizar búsquedas en un documento. Sobre todo si este es especialmente extenso.

Las funciones BUSCARV y BUSCARH son prácticamente la misma, solo que la primera la vamos a usar para realizar búsquedas en vertical y la segunda para búsquedas en horizontal. Eso es todo. Por lo demás, la sintaxis que hay que utilizar para aplicar estas funciones es la siguiente:

=BUSCARV(valor buscado; rango de datos; indicador de columnas; tipo de coincidencia)

El valor buscado es la casilla de referencia (imaginando el ejemplo anterior, podría ser «Lunes»); el rango de datos es el número de casillas sobre la que se realiza la búsqueda, que podría ser tal vez la tabla entera; el indicador de columnas es un número para referirnos a una columna determinada* (en nuestro ejemplo, un tipo de producto determinado); finalmente, el tipo de coincidencia pondremos FALSO o VERDADERO, dependiendo de si queremos que sea un resultado exacto o solo aproximado.

Después de implementar la fórmula, solo hay que pulsar en Aceptar y el resultado aparecerá de forma inmediata, ahorrándonos un montón de tiempo.

(*) Si usamos la función BUSCARH, será indicador de filas, ya que la búsqueda se realiza horizontalmente.

BUSCARV + COINCIDIR

Por último, explicamos una forma de buscar en Excel que nos puede arrojar resultados todavía más precisos. Es un truco de gran utilidad cuando estamos tratando con hojas grandes donde hay un alto volumen de datos. En estas situaciones, podemos hacer servir la fuerza combinada de dos funciones distintas: BUSCARV (o BUSCARH) + COINCIDIR.

La función COINCIDIR es la que da el número exacto que hay que insertar dentro de la fórmula BUSCARV o BUSCARH para un determinado elemento. En este caso, la sintaxis sería esta:

=COINCIDIR(valor buscado, matriz buscada, tipo de coincidencia)

El resultado obtenido al aplicar esta fórmula es el que utilizaremos a continuación en la función BUSCARV que hemos visto anteriormente.


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