Los archivos PST son una pieza clave dentro del ecosistema de Microsoft Outlook. Nos ofrecen una forma eficaz de almacenar correos, contactos, calendarios y otros elementos fuera del servidor, en el propio disco local. En este artículo vamos a ver cómo se puede abrir un archivo PST, tanto si tenemos instalado Outlook en nuestro equipo como si no.
Aunque puede parecer complicado al principio, abrir un archivo PST es más sencillo de lo que parece. Hay varias maneras de hacerlo.
¿Qué es exactamente un archivo PST?
Las siglas PST corresponden a Personal Storage Table, lo que se traduce como Tabla de Almacenamiento Personal. Este formato es utilizado por Microsoft Outlook para guardar a nivel local todos los correos electrónicos, calendarios, tareas, notas y otros datos relacionados con una cuenta. Es especialmente útil cuando queremos tener una copia de seguridad local, liberar espacio del servidor o simplemente migrar datos entre equipos.
Cuando agregas una cuenta en Outlook, automáticamente se crea un archivo de datos, que si es PST, se ubica en el almacenamiento local. A diferencia del archivo OST (que es para trabajar sin conexión), el archivo PST se puede mover, copiar y abrir en distintas instalaciones de Outlook u otras herramientas compatibles.
Cómo abrir un archivo PST con Microsoft Outlook
Si tienes Outlook instalado en tu ordenador, ya tienes una de las formas más directas de abrir un archivo PST. El proceso se realiza desde la misma interfaz del programa:
- Abre Outlook y accede al menú «Archivo» desde la esquina superior izquierda.
- Selecciona la opción «Abrir y exportar».
- Haz clic sobre «Abrir archivo de datos de Outlook».
- Busca el archivo PST desde tu navegador de archivos y selecciónalo.
- Una vez abierto, aparecerá en la barra lateral izquierda como una nueva carpeta (llamada normalmente «Archivo» o con el nombre del PST).
Desde aquí podrás consultar todos los correos, carpetas, contactos y demás información contenida en ese archivo.
Es importante tener en cuenta que, al abrir un PST directamente, Outlook lo recordará para la próxima vez. Si cambias de ubicación el archivo, el programa te pedirá que lo vuelvas a localizar. Además, no puedes mover o editar un archivo PST mientras esté siendo usado por Outlook, por lo que si quieres trasladarlo, asegúrate primero de cerrarlo dentro del programa.
Requisitos según la versión de Outlook
Dependiendo de si estás usando la versión clásica de Outlook o el nuevo Outlook basado en Microsoft 365, los pasos pueden variar ligeramente:
- Outlook clásico: Sigue el procedimiento descrito anteriormente.
- Nuevo Outlook: Ve a la configuración (Configuración > General > Archivos de datos de Outlook) y selecciona «Agregar archivo». A continuación, escoge el archivo PST y haz clic en «Abrir».
Requisitos adicionales para el nuevo Outlook:
- Es necesaria una suscripción a Microsoft 365.
- El archivo PST no es compatible con versiones ARM del nuevo Outlook.
- No funcionará si Outlook está en modo seguro o de recuperación.
Formas de abrir un archivo PST sin tener Outlook instalado
Puede darse el caso de que necesites acceder a un archivo PST, pero no tengas Outlook instalado. Por suerte, existen varias soluciones, tanto manuales como mediante programas gratuitos o de terceros, para solucionar este problema.
1. Convertir correos del PST a formato TXT
Una opción sencilla es guardar los correos en formato texto. Para esto, necesitas tener acceso previo al PST desde una instalación de Outlook:
- Abre los correos de interés desde Outlook.
- Haz clic en «Archivo» > «Guardar como».
- Elige el formato «Texto sin formato (.txt)».
- Guarda el archivo en la ubicación deseada y luego ábrelo con el Bloc de notas.
2. Convertir los correos a formato HTML
De forma similar al método anterior, también puedes guardar correos individuales como archivos HTML:
- Abre el email en Outlook.
- Selecciona «Archivo» > «Guardar como» > «Formato HTML».
- Guarda en tu disco y ábrelo con cualquier navegador.
3. Importar el PST a una cuenta de Gmail
Si prefieres ver todos tus correos desde la web, puedes importar un archivo PST directamente a tu cuenta de Gmail gracias a una herramienta de Google llamada GAMMO (Google Apps Migration for Microsoft Outlook):
- Descarga GAMMO desde el sitio oficial de Google.
- Instálalo y selecciona la ubicación de tu archivo PST.
- Elige qué elementos importar: correos, contactos, calendarios, etc.
- Haz clic en «Migrar» y espera a que el proceso concluya.
- Una vez terminado, podrás acceder al contenido desde tu Gmail, perfectamente organizado.
4. Utilizar visores gratuitos de archivos PST
La solución más eficaz para ver archivos PST sin Outlook es utilizar un visor especializado. Una de las alternativas más populares y fiables es SysTools PST Viewer, aunque hay muchas otras herramientas similares. Así es como se puede hacer servir:
- Descarga e instala el software.
- Abre el programa y selecciona «Agregar archivo».
- Localiza el archivo PST en tu ordenador.
- Opcionalmente, activa la opción de escaneo avanzado si el archivo está dañado.
- Una vez cargado, podrás navegar por todas las carpetas: correos, contactos, calendario, notas, tareas, etc.
SysTools PST Viewer dispone de ocho modos de visualización para ver correos y archivos adjuntos: vista normal, encabezado de mensaje, HTML, RTF, MIME, propiedades, vista hexadecimal y más.
Además, la versión Pro de esta herramienta proporciona funciones como búsqueda avanzada y exportación en otros formatos si necesitas conservar los datos fuera del visor. Este tipo de herramientas son útiles si necesitas gestionar archivos PST sin Outlook y sin complicaciones.
¿Y si el archivo PST está dañado?
Por último, esto es lo que podemos hacer si, al intentar abrir un archivo PST, aparecen errores o no carga correctamente. Es decir, que el archivo se encuentre dañado. Para casos así, puedes usar herramientas de reparación como la incluida con Outlook (scanpst.exe), o herramientas de terceros como Recoverit o BitRecover, que permiten recuperar archivos dañados y acceder a la información sin modificar los datos originales.