Comparar dos hojas de Excel puede llegar a ser complicado si las dos son bastante similares. Por suerte, no tenemos que ir comprobando los datos uno por uno, porque este programa nos da alternativas sencillas y rápidas para hacer comparaciones.
Además, existen herramientas externas a Microsoft que también nos pueden ayudar en la labor de comparación. Sigue leyendo y descubre cómo comparar datos de la manera más efectiva y fácil posible.
¿Por qué podemos necesitar comparar dos hojas de Excel?
Esta es una tarea relativamente común en áreas como la contabilidad o la gestión de proyectos. A través de ella buscamos identificar diferencias, encontrar errores y validar datos para poder tomar después decisiones informadas.
Hay muchas razones por las que podemos necesitar comparar hojas de Excel, pero te contamos las más habituales:
- Detectar errores o discrepancias. Al cotejar dos conjuntos de datos podemos encontrar entradas incorrectas, cálculos erróneos o valores duplicados. Esto es esencial si queremos garantizar la precisión de la información.
- Realizar auditorías. Comparando la versión actual de una hoja de cálculo con su versión anterior podemos ver qué cambios se han realizado y verificar si se ha producido algún error en el proceso.
- Validar datos. Si contrastamos los datos de una hoja elaborada por nosotros con los que constan en una hoja elaborada por un tercero, podemos comprobar la información que tenemos y verificar su exactitud y consistencia.
- Analizar tendencias. Comparando datos de diferentes períodos podemos identificar patrones y tendencias que nos ayuden en la toma de decisiones.
Algunos ejemplos prácticos de comparación de hojas de Excel
- Contabilidad. Para contrastar pagos o confirmar las facturas que están por pagar.
- Recursos Humanos. Se puede usar para verificar la asistencia de los empleados o analizar la rotación de personal.
- Marketing. En este campo de actividad sirve para comparar los resultados de diferentes campañas y analizar el retorno de la inversión.
- Producción. Una de sus utilidades sería para comparar los planes de producción con la producción real.
Cómo podemos comparar dos hojas de Excel
La herramienta de Microsoft nos ofrece varias posibilidades para llevar a cabo la comparativa:
Desplazamiento paralelo
Con esta función visual podemos comparar dos hojas de cálculo de manera simultánea, desplazándonos por las dos a la vez. Así resulta más sencillo detectar similitudes y diferencias.
Lo que tienes que hacer para utilizar este sistema es:
- Abre las dos hojas de cálculo que quieres comparar en un mismo libro de Excel.
- Ve a la pestaña “Vista” y en el grupo “Ventana” selecciona “Nueva ventana”.
- Dentro de la ventana de cada libro ve de nuevo a “Vista” > “Ventana” y “Ver en paralelo”.
- Escoge la opción “Desplazamiento sincrónico”.
Una vez hecho esto, cuando te muevas con el puntero del ratón en la primera hoja, el movimiento se realizará igual en la segunda.
Poner en común valores y sacar datos iguales
Esto nos permite identificar datos que coinciden en ambas hojas. Para lograrlo tenemos varias opciones:
Utilizar fórmulas
La fórmula “BUSCARV” se encarga de buscar un valor en la primera columna de cada tabla y devolver un valor en la misma fila de una columna especificada.
Por ejemplo, si tienes nombres en la columna A de ambas hojas, puedes usar BUSCARV para comprobar si uno de los nombres que aparece en la hoja 1 también está en la hoja 2.
Función coincidir
Nos devuelve la posición relativa de un valor dentro de una matriz. Al usar COINCIDIR el programa encuentra la fila en la que aparece un valor que está en ambas hojas.
Comparar valores
Si lo que necesitamos es comparar valores en dos hojas diferentes y saber si son iguales, mayores, menores o diferentes al valor de comparación, podemos usar las siguientes fórmulas:
= Igual a (A1=B1)
> Mayor que (A1>B1)
= Mayor o igual que (A1>=B1)
Distinto de (A1B1)
Formato condicional
Nos permite conocer cuáles son las celdas que contienen valores diferentes. Selecciona la tabla completa en la hoja de trabajo y habilita el “Formato condicional” en la pestaña de “Inicio” dentro de la opción “Estilos”.
Selecciona el tipo de regla a aplicar e ingresa la fórmula en “Dar formato”. Puedes usar esta: = A1 Hoja1! A1. Después elige el color en el que se van a remarcar las diferencias y pulsa sobre “Aceptar”.
Comparar dos libros de Excel
Las alternativas que hemos visto nos permiten comparar dos hojas de Excel que están en un mismo libro. Otra opción sería comparar hojas pertenecientes a diferentes libros.
Tienes que ir a “Inicio y comparar archivos” y pulsar sobre el icono de la carpeta azul que aparece junto al cuadro “Comparar”. Desde ahí busca la ubicación del primer libro. Después ve al icono de la carpeta verde que está al lado de “Para” y busca la ubicación del segundo libro. Dale a “Aceptar”.
En el panel izquierdo elige las opciones que quieres ver en los resultados de la comparación o dile directamente que lo compare todo. El sistema hará su trabajo y te remarcará los elementos diferentes.
Comparar dos hojas de Excel con herramientas externas
Si quieres hacer la comparación de manera más sencilla y rápida, hay herramientas externas que son de mucha utilidad en este caso.
Synkronizer Excel
Compara los datos con gran precisión y te da un informe completo para que sepas en qué columnas, filas, celdas y valores hay datos diferentes. Además, puedes configurar la herramienta para que sea todo lo precisa que necesitas.
Su único inconveniente es que es de pago. Te ofrece una prueba gratuita, pero si tienes que comparar hojas de cálculo de manera habitual, te puede resultar interesante comprar una licencia.
Ultimate Suite
Esta plataforma contiene más de 60 aplicaciones para Excel y, por supuesto, también puede realizar comparaciones entre hojas. Algo especialmente destacable es que nos muestra los resultados de una manera muy visual, porque resalta las celdas con datos modificados en color verde. Las filas que están en una hoja pero no en otra se remarcan en azul, y las que se han añadido en la segunda hoja se muestran en rojo.
GroupDocs Comparison
Es una herramienta gratuita que no requiere que te des de alta como usuario en su web. Lo único que tienes que hacer es subir los dos libros de Excel a comparar y dejar que ella haga su trabajo. Después, puedes fusionar ambos archivos para ver la diferencia entre los dos y descargar los resultados.
Como has visto, hay muchas opciones para comparar dos hojas de Excel. Solo tienes que encontrar la que mejor se adapte a lo que necesitas.