Muchas personas creen que dominan todos los secretos de Excel, el popular programa de hojas de cálculo de Microsoft Office, pero desconocen algunos trucos interesantes. Uno de ellos es el que vamos a comentar y explicar en esta entrada: cómo contar celdas con texto en Excel.
Si eres uno de esos usuarios, lo que te contamos en los siguientes párrafos te va a interesar. Porque, aunque Excel puede llegar a abrumarnos con tantas fórmulas y opciones disponibles, la verdad es que una vez que aprendemos a manejarlo, se convierte en una de nuestras mejores herramientas.
El contenido de las celdas de las hojas de cálculo de Excel puede ser muy variado. Normalmente, se trata de valores numéricos, pero también pueden contener fórmulas y funciones, así como imágenes, hipervínculos y textos de diferentes clases (anotaciones, comentarios, etc.).
¿Para qué sirve contar celdas con texto en Microsoft Excel?
Aunque de entrada esta función puede parecer un tanto superflua, lo cierto es que nos puede servir para muchas tareas y objetivos. Esta es una pequeña lista de ellas:
- Análisis de datos, recopilados a partir de la información contenida en las celdas en forma de texto.
- Clasificación y segmentación, agrupando las celdas y creando categorías en función al tipo de contenidos reflejados en el texto.
- Gestión de inventarios, cuando el texto se refiere a descripciones de productos y similares.
- Seguimientos de respuestas de formularios.
- Verificación de datos, identificando las celdas que deberían contener números en lugar de texto, por ejemplo.
En resumen, se puede decir que contar celdas con texto en Excel es un recurso que podemos utilizar para una correcta organización de la información. Un instrumento más para obtener un mejor provecho de la herramienta de hojas de cálculo de Microsoft.
El usuario tiene a su alcance varias formas de contar celdas con texto en Excel. Lo más práctico e inteligente es hacer uso de alguna fórmula para alcanzar ese objetivo. Y ya sabemos que en Excel se pueden configurar fórmulas o funciones para casi cualquier cosa que se pretenda conseguir. Veamos cuáles son las que podemos utilizar:
Función CONTAR.SI
Esta es la función que casi todo el mundo usa para contar celdas con texto en Excel. Es la preferida por quienes manejan el programa con cierta frecuencia, debido a su simplicidad y su efectividad. La función CONTAR.SI se puede utilizar para muchos fines, ya que está concebida para contar celdas que cumplan con un criterio específico. Para el caso que nos ocupa, así es como podemos usarla:
Si queremos contar celdas con texto de una determinada columna (por ejemplo, la columna A, desde la celda A1 hasta la celda A10), debemos escribir a siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(A1:A10, «*»).
En el espacio donde hemos colocado el asterisco va la palabra o texto que debe estar incluido en la celda para ser contado. Por ejemplo, para contar las celdas dentro del rango A1:A10 en las que aparezca la palabra «venta», la escribiremos entrecomillada en la posición donde va el asterisco.
Función CONTARA
Otra fórmula que nos va a servir para contar celdas con texto en Excel es la función CONTARA. Gracias a ella, vamos a poder detectar y contabilizar todas las celdas de un determinado rango que no estén vacías. Es decir, en las que haya cualquier tipo de contenido, ya sea texto, número o cualquier otro dato.
Usando el mismo rango que en el ejemplo anterior, para usarla tendríamos que introducir la siguiente fórmula:
=CONTARA (A1:A10)
En el caso de trabajar con grandes volúmenes de datos, para ser todavía más precisos en nuestra labor de contar celdas con texto, vale la pena usar algún tipo de función combinada. Los expertos en Excel saben cómo hacerlo. Para los novatos, recomendamos la lectura de nuestro anterior post Cómo usar la función SI en Excel.
Filtrar texto en Excel
Por último, indicamos un recurso más que podemos hacer servir para contar celdas con texto en Excel: el filtrado de celdas. En este caso, no se trata de una fórmula ni de una función tal y como hemos visto hasta ahora. Lo cierto es que es un truco bastante más sencillo, sobre todo para esos usuarios que se confunden a la hora de aplicar formulaciones y buscan un recurso más asequible. Esto es lo que se debe hacer:
- En primer lugar, hay que seleccionar con el ratón la columna, la fila o las celdas que se quieren filtrar.
- Una vez seleccionadas las celdas, vamos a la cita de instrumentos y hacemos clic en la pestaña «Datos».
- Después seleccionamos la opción «Filtro».
- A continuación, elegimos «Filtros de texto».
- Allí escogemos «Contiene» o «No contiene», según cuál sea nuestro objetivo.
- Finalmente, pulsamos el botón de «Aplicar».
Tras aplicar el filtro, solamente quedarán visibles en el documento aquellas celdas que contienen texto o no, dependiendo de nuestra elección anterior. Como ves, es una manera mucho más simple de conseguir lo mismo: contar celdas con texto en Excel.