La información en la era digital actual es un recurso imprescindible que necesitamos para prácticamente cualquier tarea que realizamos a diario. A diferencia de lo que sucedía hace años, actualmente la mayoría de la información se encuentra en formato digital, desde manuales hasta informes médicos. En este campo, uno de los formatos más comunes y utilizados es el PDF. Sin duda el formato estándar de documentos digitales no editables por excelencia. Sin embargo, estos documentos son estáticos y limitados en términos de accesibilidad dados los grandes avances actuales que han provocado la aparición de la tecnología de los chatbots. Los chatbots o bots de conversación ofrecen una innovadora forma de interactuar con los usuarios, proporcionando respuestas instantáneas y personalizadas a todo aquello que se consulte.
Supone un gran cambio convertir la información de un PDF estático a un chatbot dinámico con el que puedes interactuar. En este artículo analizaremos y explicaremos en qué consiste la tecnología de los chatbots y para qué puede utilizarse para mejorar la accesibilidad de los documentos digitales y de la información. Tras esto, analizaremos detalladamente cada paso para convertir cualquier documento PDF en un chatbot para que puedas comenzar a hacerlo desde ya mismo en los PDF con los que desees interactuar.
¿Qué es un chatbot?
Un chatbot, también conocido como bot conversacional, es un programa informático diseñado para simular una conversación humana, ya sea a través del texto o de la voz. Esta tecnología ofrece muchas posibilidades como entender el lenguaje escrito de las consultas realizadas por el usuario y proporcionar respuestas adecuadas a dichas consultas. Para ello utiliza algoritmos de inteligencia artificial, pero podrás establecer una conversación con el bot como si se tratara de una persona física real.
Actualmente los chatbots están disponibles en una amplia variedad de webs, páginas y aplicaciones para responder preguntas frecuentes ya preestablecidas, realizar el servicio de atención al cliente en línea o convertirse en un asistente personal virtual, ayudar en la navegación en sitios web, realizar tareas simples, complejas, transacciones… Es decir, pueden realizar gran cantidad de tareas y, gracias a su capacidad de interacción con los usuarios suponen una herramienta fundamental para empresas y organizaciones de todo tipo.
Herramientas necesarias para convertir PDF a chatbot
Antes de comenzar el proceso de convertir un documento de texto en formato PDF en un chatbot es importante asegurarse de tener instaladas las herramientas necesarias para facilitar y agilizar este proceso. Lo más importante es que dispongas de acceso a plataformas de desarrollo de chatbots como Dialogflow, Botpress o Microsoft Bot Framework que te permitirán crear y personalizar la conversación de tu bot.
Además de esto, también debes tener acceso a softwares de conversión de PDF a texto editable. La más conocida es Adobe Acrobat, aunque tendrás que pagar la subscripción para acceder a dicho servicio. También puedes utilizar otras aplicaciones gratuitas como Smallpdf o PDFelement que podrán realizar esta conversión en la mayoría de archivos. Con estos dos softwares tendrás todo lo necesario para poder convertir tus PDF a chat conversacional, no obstante, tener conocimientos básicos de programación y diseño te ayudará en gran medida a personalizar y mejorar la experiencia del usuario con el chatbot.
Cómo convertir paso a paso un PDF a chatbot
A continuación explicaremos cada paso que debes seguir si quieres convertir un documento digitalizado en PDF a chatbot o bot de conversación para poder interactuar con la información del documento. Tan solo tendrás que seguir los pasos que comentamos.
Conversión del PDF a texto
El primer paso en el proceso de convertir un PDF en un chatbot es extraer el contenido del PDF y convertirlo en texto editable. Esto se puede hacer utilizando un software ce conversión como los que hemos comentado anteriormente: Adobe Acrobat o PDFelement. Gracias a estos programas podrás convertir el texto del PDF escaneado mediante herramientas de reconocimiento óptico de caracteres a un texto editable. Si no tienes acceso a este tipo de programas la única solución es copiar y pegar el texto en un formato editable de Word o reescribirlo de nuevo. Cuando ya tengas listo el documento editable, es importante que revises que se ha escaneado o copiado correctamente para así corregir los posibles errores de transcripción que se hayan producido en el proceso y todo quede a la perfección.
Organización y estructuración del contenido
Una vez que hayas convertido el contenido del PDF en texto editable, es importante organizar y estructurar el contenido de manera clara y lógica. Esto implica agrupar el texto en secciones y títulos de origen similar, así como dividir la información para facilitar la navegación de los usuarios. No es lo mismo un texto de información en PDF que un texto interactivo. Si estás creando un servicio de atención al cliente o similar, es útil recopilar las preguntas frecuentes de los usuarios sobre el PDF para así crear las respuestas automatizadas y ahorrar mucho trabajo.
Crear el flujo de conversación
Cuando todo el documento esté organizado y listo, el siguiente paso será configurar el chatbot y el flujo de conversación con el que los usuarios van a interactuar. En este paso tendrás que definir las interacciones básicas que quieras que el bot pueda manejar y desarrollar las respuestas automatizadas para cada consulta. Sin duda este es el paso que más trabajo conlleva, pero para agilizar el proceso puedes utilizar herramientas de desarrollo de chatbots como las que hemos comentado anteriormente para que el diseño y configuración del flujo de conversación sea mucho más sencillo. Estas herramientas están especializadas en definir las respuestas automáticas y las características del chatbot.
Ventajas de convertir PDF en chatbot
Antes de llevar a cabo un proceso como este, es necesario valorar si es lo que buscas o cuáles son los beneficios que puede ofrecerte esta opción en comparación con otras. Por ello, aquí te comentamos las ventajas más importantes.
- Mejora la accesibilidad de la información, resultando más fácil de buscar, navegar y acceder para los usuarios.
- Facilita la interacción con el contenido ya que permiten a los usuarios realizar consultas sobre lo que deseen y recibir respuestas de forma instantánea en una conversación natural.
- Agiliza la respuesta a preguntas frecuentes ya que tienen las respuestas automatizadas a este tipo de consultas.