Hay una diferencia fundamental entre una hoja de cálculo Excel y un documento PDF: la primera es editable y el segundo no lo es (aunque hay otras formas de hacerlo). Por eso a menudo puede resultar interesante saber cómo convertir Excel a PDF, por ejemplo a la hora de presentar un informe de resultados donde se expongan todas las cifras y estadísticas sin que nadie pueda modificarlas.
El uso de hojas de cálculo Excel se ha extendido tanto que hoy está considerado un estándar, usado de forma generalizada en el ámbito empresarial y académico. Una herramienta muy efectiva, pero también muy vulnerable.
Razones para convertir Excel a PDF
Lo cierto es que hay muchos motivos de peso para convertir un documento de Excel a formato PDF, los enumeramos a continuación:
- Mantener los datos seguros y sin editar, es decir, garantizar que toda la información codificada en la hoja de cálculo pueda ser consultada, pero no alterada.
- Ofrecer una presentación más profesional. Mostrar una hoja de cálculo a nuestros jefes y nuestros clientes puede ser algo confuso. Excel es perfecta para trabajar, pero PDF es el mejor escaparate para exponer los resultados de ese trabajo, con un formato más nítido y fácil de entender.
- Compartir y consultar los documentos desde cualquier dispositivo, gracias a la versatilidad de PDF, cuya visualización se adapta a las pantallas de cualquier ordenador, móvil o tablet.
- Guardar la información de forma más efectiva. Por ejemplo, clasificando los PDF de facturas y otros documentos en carpetas que pueden ser clasificadas y consultadas sin riesgo.
Además de estos motivos, hay que añadir a la lista de ventajas que el PDF mantiene siempre el formato de las hojas de cálculo del documento original: el tamaño de fuente, los colores de las celdas, etc.
Recursos online para convertir Excel a PDF
La conversión de Excel a PDF es una operación muy habitual. Y no solo por las ventajas que comporta (básicamente, las que hemos expuesto en el apartado anterior), sino también por la existencia de muchas herramientas online que nos ayudan a hacerlo de forma eficaz, sencilla y rápida.
Además, usar este tipo de herramientas supone no tener que ocupar el espacio de nuestro disco duro y, por otra parte, evitar el riesgo de que entren virus y malware en nuestro equipo, ya que no es necesario descargar nada. Estas son algunas de las mejores:
Adobe Acrobat
La lógica dicta que la primera opción a la que recurrir es Adobe Acrobat online, no por nada esta empresa es la que inventó el formato PDF. Esta herramienta permite convertir documentos de Excel a PDF de forma rapidísima, cuestión de segundos. Todo lo que hay que hacer es arrastrar y soltar el archivo, tras lo cual el proceso de conversión se iniciará de manera automática. Así de fácil.
Enlace: Adobe Acrobat
I Love PDF
Esta es una de las grandes webs de referencia a la hora de trabajar con archivos PDF, sea cual sea la tarea a realizar. El modo de usar I Love PDF es simple: se sube el archivo (al que podemos cambiar la orientación con el icono de «rotar»), se hace clic en el botón rojo de «Convertir a PDF» y, pasados unos segundos, se genera el nuevo documento, listo para su descarga.
Enlace: I Love PDF
PDF2GO
PDF2GO, otra de las webs multitarea centrada en el ámbito de los PDF, funciona prácticamente igual que las otras herramientas online que presentamos en este post. Sirve para la conversión de documentos Microsoft Excel XLS y XLSX con total seguridad, ya que elimina regularmente los archivos de los servidores sin que haya revisiones de ningún tipo ni envío de información a terceros.
Enlace: PDF2GO
SmallPDF
Una alternativa más para realizar este tipo de conversión fácilmente y en pocos segundos. Toco lo que hay que hacer es acceder a SmallPDF, arrastrar y soltar el archivo en el recuadro central del convertidor, esperar unos instantes y, una vez el proceso se haya completado, descargarlo. También se puede compartir o bien guardar en Dropbox o Google Drive.
Enlace: SmallPDF
Aplicaciones móviles para pasar documentos de Excel a PDF
También tenemos la opción de realizar este tipo de conversiones cómodamente desde nuestro teléfono móvil. Existen aplicaciones diseñadas para cumplir con esta tarea, tanto en Android como en iOS, como las que te mostramos a continuación:
Excel to PDF Converter (Android)
Una app con más de 500.000 descargas que funciona casi igual que cualquiera de las herramientas online presentadas más arriba. Un par de toques de nuestro dedo en la pantalla y cualquier archivo Excel alojado en nuestro teléfono móvil pasará a ser convertido en un PDF. Fácil.
Enlace: Excel to PDF Converter
PDF Converter – Documents to PDF (iOS)
La solución para convertir archivos Excel a PDF a través de un iPhone o iPad. Y no solo eso, esta app incorpora numerosas funcionalidades como editar, firmar PDFs y más. Y todo de manera gratuita.
Enlace: PDF Converter – Documents to PDF