Word y Excel son dos de las aplicaciones más utilizadas de Microsoft Office para la redacción de archivos y compilación y elaboración de datos y gráficas. Desde su creación en la década de los 80′, han sido muchas las empresas y compañías que han creado versiones similares basadas en estos dos modelos debido a su gran utilidad en cuanto al manejo de datos y archivos se refiere. Se tratan de herramientas que la gran mayoría de personas que utilizan de forma frecuente el ordenador saben manejar y utilizan, en mayor o menor medida. Además, están presentes en la práctica totalidad de empresas que cuentan con formato digital.
Sin duda existen diferencias entre ambas ya que, mientras Word es una aplicación para redactar y crear documentos de texto, Excel se utiliza más para crear tablas, gráficos, así como procesar cuentas y realizar cálculos matemáticos. Aunque actualmente ambas disponen de funciones mucho más avanzadas que en su versión original para que puedas sacarle el máximo partido a tus archivos. En este artículo te enseñaremos como puedes convertir archivos en formato Word a Excel para que puedas transferir datos y gráficas de una forma mucho más sencilla en lugar de tener que crear un documento desde cero. Si te interesa esto quédate leyendo con nosotros y te regalaremos algunos tips para poder aprovechar al máximo estas aplicaciones.
Convertir Word a Excel
Existen varias formas de transferir los datos de un formato Word a una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, dependiendo de qué tipo de documento quieres convertir y de cómo quieres que aparezca finalmente en tu hoja Excel, es importante que elijas la opción que más te facilite este trabajo. Para ayudarte en esta tarea, a continuación te presentaremos los principales métodos para convertir tus archivos de Word a Excel.
Importar datos
Uno de las formas más rápidas y útiles que tenemos para convertir documentos de texto en formato hoja de cálculo es importar datos directamente desde nuestro archivo Word. Este es un procedimiento que muy poca gente conoce, pero que sin duda optimizará al máximo tu tiempo de trabajo si sueles realizar estas acciones con frecuencia. Te enseñamos paso a paso cómo puedes hacerlo de forma muy sencilla.
- Abrir el documento Word que queremos convertir y hacer clic en la opción «Archivo«. A continuación seleccionar en el desplegable la opción «Exportar«. Aquí tendremos que clicar en «Cambiar el tipo de archivo» y seleccionar «Texto sin formato«.
- Una vez guardado nuestro documento como texto sin formato tendremos que abrir el archivo Excel en el que queramos insertar este texto.
- Seleccionamos en el menú superior «Datos«, y hacemos clic sobre «Obtener datos > de texto/CSV» en la esquina superior izquierda.
- Aquí tendremos que buscar el archivo de Word que hemos guardado anteriormente como texto sin formato y hacer clic sobre «Importar» para que se convierta en la hoja de cálculo.
- Antes de convertir el archivo aparecerá una vista previa de las filas y las columnas para que podamos editar el archivo antes de guardarlo.
- Finalizado este proceso, el texto redactado en Word pasa a convertirse en formato tabla de filas y columnas en Excel. Posteriormente podrás editarlo y añadir o quitar datos.
Es posible que durante este proceso la información se descoloque o no quede distribuida como nosotros queríamos, por lo que es interesante practicar este procedimiento varias veces para conseguir cuadrar los datos a nuestro gusto.
Convertir formato Html
Otro método que podemos utilizar para convertir un documento de texto a hoja de cálculo es mediante el formato .html. Quizás resulta más sencillo que la forma anterior ya que las filas y columnas quedan bien colocadas y ordenadas. Para realizarlo tendremos que seguir los siguientes pasos.
- Lo primero que haremos será abrir el documento de Word que queramos convertir y comprobar que está correcto y bien ordenado.
- A continuación lo transformaremos en formato web, es decir, en .html. Para ello hacemos clic sobre «Archivo > Guardar como > .html» y recordamos la ubicación donde lo guardamos.
- Abrimos Microsoft Excel y seleccionamos en el menú «Archivo > Abrir«. Aquí tenemos que abrir el documento .html que hemos guardado anteriormente.
- Una vez hecho esto se abrirá una nueva hoja de cálculo con la información contenida en nuestro primer Word en formato de filas y columnas.
Particularmente esta forma resulta mucho más fácil de editar e incluso añadir información nueva que añadiendo el archivo como texto sin formato, puesto que simplemente se copiará la información como si la hubieras escrito tú mismo.
Insertar objeto
Microsoft Excel ofrece la posibilidad de insertar directamente sobre la hoja de cálculo gráficos, imágenes e incluso documentos de texto. Estos no aparecen en formato cuadrícula, sino que se adjuntan como si fuera una imagen para complementar la hoja de cálculo. Además, es una tarea muy sencilla ya que no tendremos que convertir formatos ni editar posteriormente la hoja para colocar las filas y columnas, por lo que ahorraremos mucho tiempo. Por contra, el texto que adjuntes en formato .doc o .docx aparecerá como imagen superpuesta y no podrás jugar con ello como en los casos anteriores.
- Para hacer esto, tendrás que guardar tu documento de Word en formato .doc o .docx, es decir, como se guarda por defecto desde la aplicación.
- Posteriormente abre la hoja de cálculo de Excel en la que quieres importar el formato de texto.
- Selecciona en el menú superior «Insertar«. Aquí tendremos que hacer clic sobre la opción «Texto» en el menú superior izquierdo.
- Aparecerán distintas opciones y seleccionamos «Objeto«. Una vez hecho esto podrás elegir el formato en el que tienes guardado tu documento de texto y después seleccionarlo en el explorador de archivos. Si tienes problemas a la hora de encontrar el archivo, te recomendamos que lo conviertas a PDF, ya que en ocasiones suele dar problemas.
- Con esto ya tendremos nuestro archivo importado en la cuadrícula.
Copiar y pegar
Una forma muy sencilla de convertir nuestros archivos de Word a Excel es copiar el texto que nos interese e ir pegándolo directamente en las filas y columnas que deseamos en la hoja de cálculo. Sin duda esto es algo que todo el mundo sabe hacer, pero también lleva mucho más tiempo que cualquiera de los procedimientos que hemos explicado anteriormente.
Para hacer esto puedes seleccionar las frases o palabras que quieras insertar y utilizar los comandos Copiar «Ctrl + C» y Pegar «Ctrl + V» para importarlo en el destino. También puede hacerlo seleccionando con el cursor, haciendo clic derecho y pulsar sobre copiar y/o pegar. Puedes encontrar más información para sacar el máximo partido a tus hojas de cálculo de Excel en nuestra página.