A fuerza de introducir nuevas mejoras, Gmail se ha convertido en el proveedor de servicios de correo electrónico más popular del mundo. Uno de sus aspectos más interesantes es la facilidad que nos ofrece para organizar de modo sencillo y práctico todo el contenido de nuestros correos. En este post analizaremos un aspecto muy concreto: cómo crear carpetas en Gmail.
Vaya por delante que el sistema de carpetas no es una invención de Gmail, aunque hay que reconocer que el servicio de correo electrónico de Google es el que más ha pulido su funcionamiento. Las viejas carpetas físicas del pasado han sido sustituidas por archivadores digitales que nos ayudan a mantener el orden de nuestra correspondencia y una bandeja de entrada limpia.
Hay un punto que diferencia las carpetas de Gmail de las de otros servicios de e-mail como por ejemplo Outlook o Yahoo Mail. En realidad, siendo rigurosos, no se trata de carpetas, sino de etiquetas. E todo caso, supone un sistema de organización parecido: los correos a los cuales les asignamos una misma etiqueta son almacenados juntos en un mismo lugar.
A continuación, vamos a explicar cómo crear carpetas en Gmail desde la página en un ordenador y cómo hacerlo a través de la aplicación para dispositivos móviles:
Crear carpetas en Gmail paso a paso
En primer lugar, vamos a ver qué se debe hacer para crear carpetas en la versión web de Gmail. Como es lógico, antes de empezar hay que iniciar sesión en Gmail con nuestra cuenta. Después, hacemos lo siguiente:
- Primero hacemos clic en el icono de la rueda dentada o engranaje (arriba a la derecha), que nos permite acceder a los ajustes.
- En la columna que se despliega a la derecha de la pantalla, pulsamos sobre el botón «Ver todos los ajustes».
- A continuación, seleccionamos la pestaña de «Etiquetas».
- Nos deslizamos por la pantalla hasta dar, en la parte de abajo, la opción de «Nueva etiqueta», como se muestra en la ilustración de más arriba.
- En este último paso solamente tenemos que asignar un nombre para la nueva etiqueta. Debajo del campo para el nuevo nombre de la etiqueta vemos la opción de vincular la nueva carpeta a otra carpeta de Gmail (es decir, crear una subcarpeta), activando la casilla de «Anidar etiqueta dentro de» y seleccionándola en la lista.
- Finalmente, hacemos clic en el botón «Crear».
Y ya está. Ahora, ya podremos guardar los correos que consideremos oportunos en la nueva carpeta-etiqueta mediante la opción de «Mover a» y poner un poco de orden en nuestra bandeja de entrada.
Crear carpetas en Gmail desde la app
Son muchos los usuarios de Gmail que sólo acceden a su correo electrónico a través del teléfono móvil. También ellos pueden crear y gestionar sus carpetas, aunque existen algunas diferencias entre iOS y Android.
En iOS:
- Para empezar, accedemos a la app de Gmail en nuestro dispositivo.
- Después pulsamos sobre el icono de las tres barras horizontales (se hallan en la esquina superior izquierda de la pantalla), a fin de abrir el menú de opciones.
- Buscamos en la lista de opciones hasta encontrar la de «Crear nueva etiqueta», sobre la que debemos pulsar.
- Finalmente, solo tenemos que escribir el nombre de la nueva etiqueta y pulsar en «Aceptar».
Después, para asignar la etiqueta nueva a nuestros correos, sólo hay que seguir el mismo procedimiento que hemos explicado anteriormente en el ejemplo de la versión web de Gmail.
¿Y qué pasa con Android? Pues la realidad es que la app Gmail para dispositivos Android no nos permite crear nuevas carpetas. Al menos no de momento. Lo máximo que podemos hacer es mover los correos de una a otra carpeta (carpetas ya creadas) entrando en cada uno de los mensajes, pulsando sobre el icono de los tres puntos que está arriba a la derecha y usando la opción de «Cambiar etiquetas».
Lo más sencillo para quienes usan teléfonos Android es entrar en la versión web para crear nuevas etiquetas-carpetas y después volver a la app móvil para organizar los correos con ellas.
Crear filtros para los nuevos correos
Una de las funciones más interesantes que ofrece Gmail en cuanto a etiquetas-carpetas es la que nos permite establecer filtros para los nuevos correos que llegan a nuestra bandeja de entrada. Esta función hace las veces de «cartero» que distribuye los nuevos correos en los buzones (carpetas) que correspondan. También se encarga de eliminar o destacar de forma automática el correo entrante.
Somos nosotros, los usuarios, quienes decidimos los parámetros por los que esta función de filtrado debe organizarse. Así es como hay que proceder:
En nuestra cuenta de Gmail, vamos al cuadro de búsqueda y pulsamos sobre el icono de «Mostrar opciones de búsqueda».
- El siguiente paso es establecer los criterios de filtrado usando una serie de opciones: remitente, asunto, tamaño del correo, que contenga o no ciertas palabras, intervalos de fechas, etc.
- Una vez establecidos los criterios, pulsamos el botón de «Crear filtro».
- Después hay que decidir qué queremos que haga el filtro con los mensajes entrantes que cumplan con esos criterios: eliminarlos o asignarlos a una determinada carpeta. Muy práctico.