Entre muchas otras prácticas funciones, Microsoft Word también nos puede servir para crear un documento rellenable. Esta opción nos permite diseñar formularios interactivos en los que los usuarios pueden introducir información sin alterar el formato original del documento.
Esto es posible gracias a la pestaña de desarrollador, los controles de contenido y otros trucos que explicamso más adelante. Así que, si necesitas crear un cuestionario, una encuesta o cualquier formulario digital para completar fácilmente, sigue leyendo. Además, veremos las ventajas que este tipo de documentos ofrecen frente a otras opciones, como los formularios en PDF.
Activar la pestaña Desarrollador en Word
Para poder crear formularios interactivos en Word, lo primero que debes hacer es habilitar la pestaña Desarrollador, ya que por defecto esta opción no está visible en el programa. Sigue estos pasos para activarla:
- Para empezar, haz clic en la pestaña Archivo.
- Después selecciona Opciones.
- En el menú lateral, selecciona Personalizar cinta.
- Busca la opción Desarrollador dentro del listado de pestañas principales y márcala.
- Fialmente, haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Crear y estructurar el formulario en Word
Una vez activada la pestaña Desarrollador, puedes proceder a diseñar tu formulario en Word. Para que sea más organizado y fácil de completar, te recomendamos utilizar tablas para alinear correctamente los campos del formulario. Asi es como se puede hacer esto:
- Abre un documento nuevo o usa una plantilla prediseñada.
- Si decides empezar desde cero, ve a la pestaña Insertar y utiliza la opción de Tabla para estructurar el contenido.
Con la estructura lista, puedes comenzar a añadir los diferentes controles de contenido, que son las herramientas que permiten que los usuarios ingresen información en los campos específicos del formulario.
Para quienes busquen optimizar aún más su documento, es útil considerar cómo transformar otros formatos, como convertir imágenes o PDFs en documentos editables, lo que puede complementar la creación de formularios rellenables en Word.
Insertar los controles de contenido
Los controles de contenido en Word permiten incluir distintos tipos de campos rellenables como cajas de texto, listas desplegables, casillas de verificación y selecciones de fecha. A continuación, te explicamos cómo añadir cada uno de ellos:
- Para insertar un campo de texto donde los usuarios puedan escribir, selecciona Control de contenido de texto.
- Si deseas proporcionar opciones a los usuarios, usa los Controles de lista desplegable o cuadros combinados.
- Para incluir casillas de verificación simples, añade el Control de casilla.
- Si el formulario necesita una selección de fecha, usa la opción Selector de fecha.
Cada control de contenido se puede personalizar haciendo clic en Propiedades dentro de la pestaña Desarrollador. Desde allí, puedes modificar títulos, colores o definir si los usuarios pueden editar el contenido.
Proteger el formulario para evitar modificaciones
Una vez que has agregado todos los campos necesarios, es recomendable proteger el documento para evitar que los usuarios modifiquen la estructura del formulario. La forma más eficaz de hacer esto es la siguiente:
- Primero haz clic en la pestaña Desarrollador.
- Luego selecciona Restringir edición.
- En la ventana que aparece, marca la casilla que indica Permitir solo este tipo de edición y selecciona Rellenar formularios.
- Para terminar, haz clic en Aplicar Protección y establece una contraseña si lo deseas.
Probar y distribuir el formulario
Por último, antes de compartir el documento, es recomendable probarlo para asegurarte de que todas las opciones funcionan correctamente. Abre el formulario en Word y completa los campos para verificar que los controles de contenido se comportan como esperas.
Si el formulario está listo, puedes enviarlo por correo electrónico o guardarlo como un archivo PDF rellenable si deseas que sea más seguro y estable. Para hacer esto, simplemente hay que ir a Archivo , seleccionar la opción Guardar como y hacer clic en el formato PDF.
Como ves, crear formularios rellenable en Word es una función muy útil tanto para empresas como para usuarios individuales que necesitan recopilar información de manera ordenada. Siguiendo estos pasos, podrás diseñar documentos interactivos con facilidad y sin necesidad de herramientas externas.
