Cada vez que compartimos un documento de Word, Excel o una presentación de PowerPoint, podemos estar transmitiendo información que no vemos a simple vista. Nos referimos a los metadatos, esos pequeños fragmentos de datos que acompañan a nuestros archivos y que pueden revelar de nosotros mucho más de lo que imaginamos. ¿Cómo eliminar los metadatos de documentos Office?
Es una cuestión de seguridad elemental. No eliminar los metadatos en documentos de Office puede suponer un riesgo para tu privacidad y la de tu empresa. Por suerte, las herramientas que necesitamos para revisar y eliminar estos datos ya están al alcance de todos.
¿Qué son los metadatos y por qué pueden ser un problema?
Los metadatos son información adicional incrustada en los archivos digitales, que describe elementos como el autor, fecha de creación, organización, rutas internas, revisiones, comentarios y muchos detalles más. Aunque su propósito es facilitar la gestión y colaboración, cuando hablamos de privacidad pueden ser un dolor de cabeza: datos personales, información confidencial o detalles internos pueden viajar junto a los documentos cuando salen de nuestro entorno de trabajo.
En una fotografía, los metadatos incluyen la ubicación GPS, la cámara usada, la fecha, posibles ediciones… En documentos de Word, Excel o PowerPoint, encontramos nombres de autor y empresa, historial de versiones, comentarios o incluso rutas de carpetas dentro de la red de la empresa. Toda esa información puede ser visible fácilmente para cualquiera que reciba el archivo, incluso si no lo sospechas.
Aunque no toda la información es confidencial, es recomendable eliminar los metadatos antes de enviar o compartir cualquier documento fuera de la organización, especialmente cuando se trata de contratos, propuestas comerciales, manuales o documentos internos. Así te aseguras de no compartir accidentalmente detalles que podrían comprometer tu posición o la de tu empresa.
Principales tipos de metadatos en documentos Office
Los documentos Office almacenan una gran variedad de metadatos, muchos de los cuales pasan desapercibidos si no se revisan explícitamente. Algunos de los más importantes son:
- Propiedades del documento: Nombre del autor, empresa, asunto, título, fecha de creación, fecha de modificación.
- Comentarios y revisiones: Todos los comentarios, cambios realizados, seguimiento de revisiones, anotaciones manuscritas o con lápiz, nombres de quienes colaboraron en el archivo.
- Rutas internas y nombres de archivos: Directorio, ubicación en el equipo o red, nombres de plantillas usadas, rutas de archivos vinculados.
- Información de servidores y organización: Propiedades adicionales si el archivo se guardó en servidores, bibliotecas de SharePoint, información de políticas de gestión documental.
- Información oculta: Texto oculto, encabezados, pies de página, marcas de agua, notas de presentación, datos XML personalizados.
- Vínculos externos y datos en caché: Referencias a otros archivos, vínculos externos, datos temporales generados por tablas dinámicas o elementos BI.
Cómo ver y revisar los metadatos de un documento Office
Antes de eliminar nada, conviene saber qué información estamos a punto de compartir. Puedes ver muchos de los metadatos de cualquier archivo simplemente:
- En Windows: Haz clic derecho en el archivo, elige “Propiedades” y luego la pestaña “Detalles”. Aquí verás parte de los metadatos básicos.
- Dentro de Office: Abre el archivo, ve a “Archivo” y selecciona “Información”. Se muestran detalles como autor, organización, historial…
Además, existen servicios online que permiten visualizar y extraer metadatos, como Get-Metadata o Exif-regex, pero no se recomienda su uso para archivos sensibles, ya que enviarías el documento a servidores que no controlas y podrían almacenar la información.
Eliminando metadatos en Word, Excel y PowerPoint (Windows)
La forma más segura y sencilla de limpiar metadatos en documentos de Office es utilizando la herramienta integrada llamada “Inspector de documento”. Este asistente está presente en las versiones modernas de Word, Excel y PowerPoint. Sigue estos pasos:
- Abre el archivo que quieres revisar.
- Haz clic en la pestaña Archivo > Información.
- Haz clic en Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.
- En la ventana del Inspector, selecciona los tipos de contenido oculto que deseas inspeccionar (puedes marcar todos para mayor seguridad).
- Pulsa en Inspeccionar. El programa analizará el archivo y te mostrará una lista de todos los elementos encontrados.
- Junto a cada elemento sensible, aparecerá un botón Quitar todo. Haz clic en él para eliminar los metadatos de ese tipo.
- Guarda el documento para hacer permanentes los cambios.
Es recomendable trabajar siempre sobre una copia del archivo y no sobre el original, por si necesitas conservar información interna para uso propio (seguimiento de cambios, comentarios, etc.).
¿Qué información elimina el Inspector de documento?
El Inspector puede eliminar, entre otros, los siguientes elementos:
- Comentarios, revisiones y versiones anteriores: Incluyendo el nombre de quienes participaron, los comentarios y anotaciones.
- Propiedades del documento y datos personales: Autor, empresa, rutas internas, nombre de usuario, lista de distribución, información de revisión.
- Encabezados, pies de página, marcas de agua: Cualquier información añadida en estas secciones.
- Texto oculto: Cualquier segmento marcado como oculto.
- Datos XML personalizados: Información adicional incrustada no visible.
- Objetos invisibles: Elementos formateados para no ser visibles en pantalla o impresión.
Eliminar metadatos desde el Explorador de Windows
Una alternativa rápida para eliminar información personal básica es desde el propio Explorador de archivos de Windows. Haz clic derecho en el archivo, abre “Propiedades” > “Detalles” y pulsa en “Quitar propiedades e información personal”. Podrás eliminar atributos como autor, título, comentarios y otras propiedades básicas.
Este método es útil pero no tan completo como el Inspector de documento de Office, ya que no alcanza a los comentarios internos, cambios o elementos más complejos.
Limpieza de metadatos en documentos de LibreOffice
Quienes usan LibreOffice también pueden revisar y borrar metadatos incrustados en archivos ODT, ODS o ODP. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Abre el documento en LibreOffice.
- Dirígete a Herramientas > Opciones.
- Dentro de la sección Seguridad, busca y selecciona Opciones nuevamente.
- Marca la opción Eliminar la información personal al guardar y confirma con Aceptar.
Si deseas eliminar metadatos ya guardados, ve a Archivo > Propiedades; en la pestaña General puedes restablecer los datos y desactivar la casilla Utilizar los datos del usuario.
Eliminar metadatos en PDF e imágenes: ExifTool
Cuando se trata de PDFs o imágenes, las cosas se complican un poco más, ya que estos formatos suelen contener metadatos muy variados y no siempre existen herramientas visuales integradas para gestionarlos.
La forma recomendada es utilizar ExifTool, una potente utilidad gratuita capaz de borrar todos los campos de metadatos de una gran variedad de archivos (PDF, JPG, DOCX, etc.). Puedes descargarla gratuitamente y ejecutarla desde la línea de comandos.
El comando básico sería:
exiftool -all= «ruta/del/archivo.pdf»
Esto borrará todos los metadatos del archivo especificado. Es aconsejable realizar una copia de seguridad antes de eliminar metadatos, por si resulta necesario recuperar información.
Recomendaciones adicionales para proteger tu privacidad
No compartas nunca archivos sensibles a través de servicios web de terceros que no sean de confianza para eliminar metadatos. Si los cargas en una web, no solo envías los datos públicos sino también toda la información privada oculta, sin garantías de confidencialidad.
Siempre que edites un documento para limpiar metadatos, trabaja sobre una copia para que puedas conservar cualquier información necesaria a nivel interno.
Conocer y controlar los metadatos en tus documentos es fundamental a la hora de proteger la información personal y profesional, especialmente en entornos colaborativos o al enviar documentación fuera de tu organización.