En un mundo cada vez más digitalizado donde los documentos en papel parecen destinados a pasar definitivamente a la historia, la necesidad de escanear documentos físicos parece ser menor. Aun así, todavía nos podemos encontrar con situaciones en las que vamos a necesitar hacerlo. Si ese es tu caso, en este post vamos a ver qué hay que hacer para escanear documentos en Windows 10.
¿En qué casos sigue siendo necesario escanear un documento? Hay muchos ejemplos. Uno de ellos es bastante típico: un contrato que se firma a mano y que hay que enviar después por correo electrónico. Sin embargo, hay otras utilidades, como la de hacer «copias» escaneadas de documentos importantes, para guardarlas en un ordenador u otro archivo digital en caso de que el documento original se pierda o se destruya. Podríamos decir que es una forma diferente de hacer una copia de seguridad.
Todavía un ejemplo más: todos seguimos guardando en casa viejas fotos en papel, anteriores a la llegada de las cámaras digitales y los teléfonos móviles con cámara. Pues bien, hay muca gente que las escanea para conservar una copia, usarlas en publicaciones digitales (blogs, redes sociales, etc.) o bien compartirlas con amigos y familiares.
Seguro que todos estos argumentos te han convencido de que escanear documentos en Windows 10 sigue siendo algo bastante útil. Veamos a continuación cómo hacerlo.
Aplicación Escáner de Windows 10
Sobra decir que, para escanear el documento que sea en Windows 10, vamos a necesitar el hardware básico: un escáner o una impresora capaz de ejecutar también la función de escaneo. Se trata de dispositivos que mucha gente tiene en casa y que, en caso de no tenerlos, no resultan demasiado caros de adquirir.
Windows 10 ya incorpora de fábrica una aplicación específicamente pensada para este cometido: Windows Scanner, que nos permite digitalizar fácilmente documentos y fotografías para guardarlas después donde quieras. Así es como funciona:
Conexión con el escáner o impresora
Lógicamente, para realizar la transición desde el elemento físico (papel, fotografía, etc.) hasta el elemento digital, resulta imprescindible el rol del aparato para escanear o, en su caso, de la impresora. Estos dispositivos deberán estar conectados a nuestro PC.
El modo más usual de realizar esta conexión es a través de un cable USB. Hay modelos de impresoras «todo en uno» que, incluso teniendo la opción sin cables, precisan de una conexión USB para la tarea de escaneo.
En general, simplemente conectando el cable aparecerá en la pantalla la información de los pasos que debemos seguir para instalar el escáner o impresora (a veces se necesitan controladores) hasta que se muestre el mensaje de «dispositivo conectado».
Obviamente, todo es más sencillo cuando podemos conectar el ordenador con el escáner a través de Bluetooth, eliminando así la molestia y la incomodidad de los cables. Una vez conectados ambos dispositivos, escáner/impresora y PC, ya podemos empezar.
Proceso de escaneado
Después de introducir en el escáner o impresora el documento que deseamos digitalizar, vamos al PC y abrimos el Menú Inicio de Windows. Allí tecleamos la palabra «Escáner». Entre los diferentes resultados que Windows nos sugerirá, elegiremos la que se encuentra debajo del apartado Aplicaciones*.
Una vez seleccionada la aplicación, hay que elegir el tipo de archivo que queremos. Estas son las opciones:
- JPG, un formato de imagen ligero, muy utilizado para fotografías.
- PNG, formato más orientado a dibujos o gráficos.
- TIFF, que en el caso de imágenes puede ser una alternativa a los dos anteriores.
- Mapa de bits, menos recomendable porque, a diferencia de los otros que hemos citado, no se puede comprimir.
- PDF, formato universal ara documentos.
- OpenXPS y XPS, las alternativas a PDF creadas por Microsoft, aunque en general mucho menos utilizadas.
(*) Existe otra opción que podemos utilizar, la de «Fax y escáner de Windows», aunque su manejo es algo más complicado.
Después de elegir el tipo de archivo, tenemos la posibilidad de elegir el modo de color (digitalización en color, en escala de grises o en blanco y negro) y la resolución (PPP), que en muchos casos dependerá de la capacidad de cada escáner. Como es natural, cuanto mayor sea la resolución, mejor será la calidad de la imagen o el documento escaneado. También hay que saber que cuanto más alta sea la resolución, más se va a prolongar el proceso de escaneado.
Tras realizar todos los ajustes previos, antes de iniciar el proceso tenemos la posibilidad de saber cómo va a quedar haciendo clic en el botón de «Vista Previa». En documentos e imágenes de gran tamaño es recomendable seleccionar una pequeña parte de la pantalla como muestra, que obtendremos en un par de segundos.
Y ya con todo listo, el último paso es pulsar en «Digitalizar» para que dé comienzo el proceso de escaneado. En cuestión de segundos (o minutos si es una imagen muy grande), tendremos los resultados, que podremos almacenar en la ubicación del ordenador que queramos.