Cuando elaboramos un documento usando el editor de texto de Microsoft, no solo debemos prestar atención al contenido, porque el formato también influye mucho en la imagen que va a transmitir nuestro trabajo. Por eso, es importante que sepas cómo estructurar y organizar texto en Word.
Vamos a ver algunos parámetros que te ayudarán a trabajar de forma más rápida y sencilla y que conseguirán que tus textos tengan una apariencia más homogénea y cuidada. ¡Toma buena nota!
La importancia de estructurar y organizar texto en Word
Tomarnos el trabajo de mejorar la estructura y organización del texto es importante por las siguientes razones:
- Claridad y comprensión. Una buena estructura consigue que el lector entienda mejor el contenido y pueda localizar más fácilmente lo que está buscando. Para ello podemos usar títulos, subtítulos y negritas, entre otras opciones de formato.
- Presentación profesional. Al homogeneizar el estilo conseguimos que todo el documento se vea más profesional y genere una buena impresión. Esto es especialmente importante si estamos trabajando con textos largos.
- Facilidad de edición. Conocer los diferentes parámetros que nos permiten hacer cambios en el texto nos permite trabajar de forma más rápida y ahorrar tiempo a la hora de hacer nuestro trabajo.
- Accesibilidad. Una organización adecuada del texto facilita la lectura a personas con diferentes capacidades, garantizando que el contenido sea accesible para todos.
- Mejor referencia. Cuando la estructura del texto es clara, resulta más sencillo referirse a secciones concretas del mismo, lo que es especialmente útil si tienes que exponer oralmente el contenido de tu documento.
- Jerarquía de información. La organización del texto permite establecer una jerarquía en la información, guiando al lector a través de los puntos más importantes de una forma que resulta lógica y coherente.
- Uso eficiente de herramientas. Word nos ofrece una amplia variedad de herramientas que ayudan a enriquecer los textos, como los índices, las tablas de contenido y los marcadores, y resulta que todas ellas son más efectivas cuando el texto está bien estructurado.
Pasos para estructurar y organizar un texto en Word
Hay muchos ajustes que puedes realizar, pero te vamos a hablar de los que nos parecen más prácticos para obtener buenos resultados y más sencillos de aplicar.
Usar estilos de encabezado
Si vas a hacer un texto largo, es imprescindible que dividas el contenido a través de diferentes encabezados (título 1, título 2, etc.), esto te ayudará a crear la jerarquía de contenido de la que hablábamos antes.
Para asegurarte de que utilizas siempre el mismo formato, usa la opción de estilos de encabezado. Es tan sencillo como ir a la pestaña de “Inicio” y elegir dentro del grupo “Estilos”.
Crea una tabla de contenidos
Una vez que hayas aplicado los estilos de encabezado ve a “Referencias” y selecciona la opción de “Tablas de contenido”, esto va a crear de forma automática un índice con los encabezados, que se actualizará rápidamente si haces algún ajuste en tu documento. De esta forma, no tienes que preocuparte por crear el índice de forma manual y te ahorras tiempo y posibles errores.
Crear listas
Hay ocasiones en las que resulta especialmente importante hacer que el contenido sea fácilmente digerible. Por ejemplo, si estás mostrando información compleja o si quieres facilitar el estudio.
En lugar de crear columnas a mano, que tarde o temprano se van a acabar desconfigurando, crea listas con viñetas, así te resultará más sencillo organizar los puntos clave.
Para usar las listas ve a “Inicio” y haz clic sobre el icono de las viñetas y escoge la que te guste. Si quieres crear una lista numerada, también puedes hacerlo desde aquí.
Insertar saltos de página y sección
A la hora de redactar es normal que tengas que pasar de una sección a otra o hacer un cambio de página. Si eres de los que todavía lo hacen pulsando “Enter”, es hora de que te vayas olvidando, porque seguro que ya te has dado cuenta de que esto no da buenos resultados a la larga.
Para estructurar y organizar texto en Word como un profesional, utiliza las funcionalidades específicas para esto que te ofrece el editor de Microsoft.
Salto de página:
- Coloca el cursor a partir de donde deseas que comience la nueva página.
- Ve a la pestaña “Insertar”.
- Selecciona “Salto de página”.
Salto de sección:
- Ve a la pestaña de “Diseño de página”.
- Haz clic en “Saltos” y escoge el tipo de salto de sección que quieres utilizar.
Añadir tablas y gráficos
Las tablas son grandes aliadas para presentar datos de manera clara, mientras que los gráficos son útiles a la hora de visualizar la información que puede resultar más compleja.
En ambos casos puedes hacerlo desde la pestaña “Insertar”, después solo tienes que elegir “Tabla” o “Gráfico”. Pulsando sobre la tabla o gráfico creado puedes ver las opciones que tienes disponibles para darles formato.
Formato de texto
No cabe duda de que el formato de texto es el rey cuando se trata de estructurar y organizar texto en Word.
Te recomendamos escoger un tipo de fuente consistente y legible en todo el texto. Luego, resalta información importante a través de formatos como la negrita, la cursiva o el subrayado.
En la pestaña de “Inicio” tienes fácilmente visibles los botones que necesitas para aplicar el formato, pero también puedes usar estos atajos de teclado:
- Ctrl + U. Subrayado.
- Ctrl + Mayús + W. Aplica el subrayado a las palabras seleccionadas, pero no a los espacios entre ellas.
- Ctrl + Mayús + D. Aplica el formato de doble subrayado.
- Ctrl + I . Aplica el formato cursiva.
- Ctrl + B. Aplica el formato negrita.
Numeración de páginas
Aunque el documento no vaya a ser imprimido, numerar las páginas puede resultar muy útil a la hora de acceder a la información.
Para añadir un número de página solo tienes que seguir la ruta “Insertar” > “Número de página” y elegir la ubicación y el formato que prefieras.
Encabezados y pies de página
Si necesitas hacer uso de este formato, sigue la ruta “Insertar” > “Encabezado” o “Pie de página”, luego solo tienes que elegir el formato y editar el texto que quieres que aparezca al principio o al final de cada hoja.
Notas al pie y referencias
Añadir notas al pie y referencias le va a dar a tu texto un aspecto mucho más cuidado y formal. Poner este tipo de notas es muy fácil, lo único que tienes que hacer es colocar el cursor donde deseas que aparezca la nota, después ve a “Referencias” > “Insertar nota al pie”, escribe la información necesaria y esta aparecerá al pie de la página.
Así de sencillo es estructurar y organizar texto en Word, ¿te animas a probarlo y nos cuentas los resultados?