Entre otras cosas, el certificado digital puede ser utilizado para avalar la autenticidad y la validez legal a un documento Word. También nos puede ayudar a reforzar aspectos relacionados con la seguridad. Por eso, en este artículo te vamos a explicar cómo firmar un documento Word con certificado digital, paso a paso.
Cabe recordar que un certificado digital es un documento electrónico que contiene información identificativa sobre una persona, entidad u organización y con el que poder acceder a un determinado servicio. En España es ya muy habitual utilizar estos certificados para realizar todo tipo de gestiones administrativas ante la Agencia Tributaria o la Dirección General de Tráfico, por ejemplo.
Poder firmar un documento Word con certificado digital supone muchas ventajas. Estas son las más destacadas:
- Garantiza la autenticidad y confidencialidad del documento, que es la razón principal de ser de esta herramienta.
- Tiene validez legal en la Unión Europea y muchos otros países.
- Asegura la integridad del documento, es decir, no puede ser modificado ni alterado después de ser firmado.
- Supone un considerable ahorro de tiempo y recursos, ya que no hay que imprimir, escanear o enviar nada por correo postal.
- Agiliza los trámites de auditorías y certificaciones.
Todas estas virtudes hacen del certificado digital un valioso recurso en entornos empresariales, legales y administrativos, aunque también podemos utilizarlos sin problema para nuestros trámites domésticos o personales.
Requisitos previos
Pasemos ya al apartado práctico. Para poder firmar un documento Word con un certificado digital primero tenemos que cumplir con una serie de requisitos previos.
Lo primero de todo es que debemos tener el certificado digital instalado en nuestro equipo (recomendamos leer nuestro anterior post «¿Dónde se guardan los certificados digitales?«). Los certificados pueden ser emitidos por diversas entidades, pero para ser usados deben ser válidos y estar vigentes. Para verificar que el certificado está instalado en el Administrador de certificados podemos hacer servir el atajo de teclado Windows + R, escribir en la barra de búsqueda certmgr.msc y pulsar Enter.
Por otra parte, tenemos que asegurarnos de contar con una versión de Microsoft Word capaz de soportar firmas digitales (Word 2016 o posterior). También es necesario que el documento a firmar esté guardado en formato .docx.
Firmar un documento Word con certificado digital paso a paso
Una vez realizadas las comprobaciones previas, veamos cuál es el procedimiento a seguir para firmar un documento Word con certificado digital. Estos son los pasos a seguir:
Paso 1: Abrir el documento en Microsoft Word
Simplemente, hay que iniciar el programa Word en nuestro ordenador y buscar en el Archivo el documento que deseamos firmar digitalmente.
Paso 2: Acceder a la opción de Firma Digital
- En el documento abierto, hacemos clic en la pestaña Archivo.
- Después seleccionamos la pestaña Información.
- En el panel que se muestra a la derecha de la pantalla, hacemos clic en «Proteger documento».
- Finalmente, elegimos la opción «Agregar una firma digital».
Paso 3: Configurar la firma digital
Después de los pasos anteriores, en pantalla aparecerá un cuadro de diálogo, el cual nos indica que se va a agregar una firma digital a nuestro documento. De forma opcional, aquí podemos añadir en un campo de texto específico una breve descripción escrita del objetivo o propósito de la firma digital del documento.
Paso 4: Seleccionar el certificado digital
Esa es la parte principal de proceso de firma digital, en la que debemos proceder de la siguiente manera: Hacemos clic en Firmar. En caso de tener varios certificados instalados, aparecerá una lista con las distintas opciones. Todo lo que tenemos que hacer es seleccionar el certificado adecuado y pulsar Aceptar.
Paso 5: Concluir la firma
Siguiendo nuestras indicaciones, Microsoft Word firmará el documento, mostrándonos a continuación una notificación confirmando que la firma digital ha sido añadida. Tras esto, el documento aparecerá marcado como «solo lectura», de modo que cualquier intento de modificarlo o alterarlo invalidará la firma de manera automática.
Algunas consideraciones importantes
La firma de un documento Word a través de un certificado digital es el método más seguro para garantizar la confianza de los receptores del mismo, que pueden estar completamente seguros de que este no ha sido alterado después de haber sido firmado.
Sin embargo, para evitar sorpresas y errores, es conveniente mantener el certificado actualizado. No está de más comprobar su fecha de caducidad cada cierto tiempo. También, para evitar tener que repetir el proceso de firma, es importante revisar todo el contenido antes de firmar. A veces, una revisión final nos deja ver cosas que faltan o que sobran en el documento.
Por último, para verificar que todo se ha hecho de forma correcta, podemos realizar la comprobación de la siguiente manera:
- Abrimos el documento que ha sido firmado digitalmente.
- Va mos a la pestaña Archivo.
- Seleccionamos la opción Información.
- Para terminar, hacemos clic en Ver firmas, donde podremos comprobar la validez de la firma, el certificado utilizado y otros detalles relacionados. Así de fácil.