Cómo funciona la función escanear de Excel

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No podemos hablar de hojas de cálculo sin mencionar a Microsoft Excel, la herramienta por excelencia que se utiliza para organizar, analizar y presentar datos de forma optimizada. Y es que esta aplicación es sin duda una de las más utilizadas por las empresas y por cualquier usuario que trabaje con gran cantidad de datos para optimizar su tiempo. Aunque han surgido otras muchas aplicaciones posteriormente que han simulado el mismo sistema, esta es la herramienta básica y más utilizada. Uno de los motivos es la gran cantidad de posibilidades y funciones que ofrece al usuario. Entre ellas, la función escanear suele pasar desapercibida y no se conoce mucho, pero es una función que puedes aprovechar y utilizar para sacarle el máximo partido a tus hojas de cálculo.

Esta función permite buscar información específica de un conjunto global de datos, haciendo que resulte mucho más fácil el análisis de grandes cantidades de datos. Es posible que no la hayas utilizado nunca o, que si lo has hecho, tienes dudas sobre su funcionamiento. Por ello, en este artículo exploraremos en detalle cómo funciona la función escanear, sus aplicaciones y algunos consejos útiles para aprovechar al máximo tus hojas de cálculo de Excel.

¿Qué es la función escanear?

La función escanear es una función avanzada de búsqueda en las hojas de Excel que permite al usuario localizar y extraer directamente datos concretos dentro de un conjunto global de datos y celdas. Además, puedes buscar e identificar más de un valor dentro de un rango de datos, por lo que acelerará mucho este tipo de procesos. Quizás puede no resultar tan eficaz si tenemos pocos datos, pero si manejamos miles de valores diferentes, encontrar aquellos que deseamos con tan sólo un clic marcará la diferencia.

Para utilizar esta función tendremos que escribir en la celda que queramos: =ESCANEAR(Valor_a_buscar, Rango_de_datos, [Ocultar_duplicados]). Tras esto automáticamente se escaneará el valor o texto que indiquemos en dicha celda. A continuación desglosaremos esta fórmula.

  • «Valor_a_buscar«: Es el valor o texto que deseas encontrar dentro de toda la hoja de cálculo.
  • «Rango_de_datos«: Es el rango de datos dentro del cual se realizará la búsqueda del valor.
  • «Ocultar_duplicados«: Esto supone que se omitan los resultados duplicados. Es opcional.

El funcionamiento de escanear en Excel es relativamente sencillo. Excel escanea el rango de datos seleccionado y busca el valor proporcionado. Una vez encontrado devuelve este valor a la celda correspondiente, o a una referencia de la celda. Si se selecciona ocultar duplicados estos resultados no aparecerán en el escáner.

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¿Para qué se utiliza la función escanear?

Esta increíble función de Excel tiene una amplia variedad de aplicaciones y se puede utilizar en múltiples contextos. Algunos de los más comunes son:

  1. Análisis de datos: Permite encontrar rápidamente información muy concreta dentro de grandes conjuntos de datos, facilitando estos procesos de búsqueda.
  2. Gestión de inventario: Esta función se utiliza en empresas para mantener un control de los activos y productos. Se introduce el objeto específico para valorar cuantos hay y si es necesario adquirir más o vender.
  3. Control de ventas: También se utiliza para encontrar clientes registrados y para hacer el seguimiento de ventas, así como de los productos que se han comprado.

Consejos para utilizar la función escanear

A continuación, comentaremos algunos consejos o tips que puedes seguir desde ya mismo para que el escaneo de datos sea mucho más efectivo y rápido en tus hojas de cálculo Excel.

  • Utiliza referencias absolutas en el rango de datos para que no tengas que copiar y pegar la fórmula constantemente.
  • Puedes seleccionar la opción de ignorar mayúsculas y minúsculas para hacer un rastreo completo. Además, también tienes funciones adicionales como buscar determinados caracteres especiales.
  • Verifica los resultados del escaneo para confirmar que estás consiguiendo los resultados que esperabas. Esto es especialmente importante al principio.

Cómo utilizar la función escanear en Excel: Ejemplo

Una vez que tenemos una hoja de cálculo con todos los datos registrados podemos utilizar esta fórmula para obtener el número de un dato concreto. Por ejemplo, si tenemos una lista de productos con sus respectivos precios, podemos utilizarlo para saber el precio de cualquier producto. Para ello utilizaríamos la fórmula englobando todas las celdas. En este caso nuestra hoja de cálculo va de A1 a B8. La fórmula sería la siguiente: =ESCANEAR(«Producto», «A1:B10). Así buscará el producto en cuestión y devolverá su valor correspondiente.

hoja de cálculo

Errores comunes al escanear en Excel

Es posible que no estés obteniendo los resultados que deseas utilizando esta herramienta o incluso que estos sean erróneos. Por ello, vamos a comentar los fallos y errores más frecuentes para que los tengas en cuenta y puedas evitarlos.

  1. Incluir referencias incorrectas: Si la referencia que hemos añadido de rango de datos es incorrecta, la función escanear no encontrará los datos correctamente. Por ello, asegúrate de especificar correctamente el rango de datos en el que deseas buscar.
  2. Formato inconsistente: Lo mismo sucederá si el rango de datos seleccionado tiene un formato inconsistente. Siempre los datos incluidos en la fórmula tienen que ser claros y concretos.
  3. Introducir un valor no existente: Si el valor que buscamos no existe en el rango de datos que hemos seleccionado, el escaneo dará error y no podremos encontrar lo que queremos.

Funciones adicionales para sacar el máximo partido a la función escanear

Cuando ya domines por completo esta herramienta, puedes empezar a incluir combinaciones muy útiles y otras funciones relacionadas para potenciar aún más su utilidad y convertirte en un auténtico maestro de Excel.

  1. COMBINAR: Puedes combinar la función escanear con la función COMBINAR para encontrar más de un valor en el mismo rango de datos y facilitar así el trabajo y la presentación.
  2. ÍNDICE y COINCIDIR: Puedes combinar las funciones ÍNDICE y COINCIDIR con el escaneo para extraer mucha más información de los datos y poder usarlos posteriormente para relacionarlos con otros.
  3. SI: La función SI te permitirá realizar tareas condicionales dependiendo si se encuentra el valor específico en el escaneo o no.
  4. Automatización con macros: Las macros de Excel dan la posibilidad de automatizar tareas complejas y poder utilizar la función escanear en múltiples hojas de cálculo al mismo tiempo. De esta forma podrás realizar búsquedas en grandes conjuntos de datos.

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