Hoy en día, gestionar pagos, ayudas y gastos desde el móvil con herramientas de Microsoft y Windows es mucho más fácil de lo que parece. Entre aplicaciones de finanzas, apps empresariales, soluciones para controlar el consumo de datos móviles y herramientas de gestión de dispositivos, tienes a tu alcance todo un ecosistema para trabajar y organizar tu dinero desde cualquier lugar.
En las siguientes líneas verás cómo aprovechar apps como Dynamics 365, Power Apps, Intune, Enlace Móvil y las SIM digitales (eSIM) para controlar gastos, hacer gestiones de ayudas, moverte con seguridad en entornos BYOD (trae tu propio dispositivo) y conectar tu móvil con tu PC Windows casi como si fuera una sola pantalla.
Aplicación móvil de gastos de Dynamics 365: reembolsos, viajes y ayudas desde el bolsillo
Dentro del ecosistema de Microsoft, una de las piezas clave para empresas que necesitan tramitar gastos, reembolsos y ayudas económicas relacionadas con viajes y proyectos es la aplicación móvil de administración de gastos de Dynamics 365, diseñada sobre Microsoft Power Apps como aplicación de lienzo.
Esta solución se integra con Dynamics 365 Project Operations (integrado con ERP y escenarios de fabricación) y se publica dentro de la aplicación móvil de Power Apps, lo que permite que cualquier empleado autorizado pueda crear, enviar y aprobar informes de gastos directamente desde su smartphone, sin necesidad de abrir el cliente web de Finance.
La aplicación está pensada para que el proceso sea lo más ágil posible: la interfaz es muy visual, orientada a tareas y con flujos simplificados, de modo que registrar un taxi, un hotel o una comida de empresa después de una reunión se convierte en algo que se hace en segundos desde el móvil.
Un punto clave es que la app aprovecha tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer automáticamente la información de los tiques y facturas. Haces una foto del recibo, la aplicación detecta los datos importantes (importe, fecha, divisa, impuestos, etc.) y genera la línea de gasto lista para asociarla a un informe de gastos o a una ayuda concreta.
Si lo prefieres, también puedes guardar las fotos de los recibos para adjuntarlas más tarde, cuando tengas tiempo para montar el informe completo. Esto viene genial si estás de viaje, con poca cobertura o simplemente quieres ir “guardando todo” y ya revisar con calma después.
Qué puedes hacer con la app de gastos de Dynamics 365
La aplicación móvil de administración de gastos está orientada a cubrir todo el ciclo de vida del gasto, desde el momento en que pagas algo hasta que se aprueba y se realiza el reembolso. Entre las funciones principales para el usuario final destacan:
Por un lado, puedes crear gastos individuales y construir informes de gastos completos, agrupando líneas por viaje, proyecto, ayuda o periodo. Cada gasto puede incluir categoría, proyecto, método de pago, impuestos y cualquier campo adicional que tu organización haya configurado.
La captura de recibos es flexible: tienes la opción de crear nuevos recibos, adjuntarlos, desvincularlos o eliminarlos si fueron subidos por error. Este control detallado sobre los documentos adjuntos es muy útil de cara a auditorías o cuando tengas que justificar ayudas y subvenciones internas.
Los informes de gastos se pueden guardar en borrador, enviar a aprobación, recuperar si es necesario y volver a editar siempre que la política de la empresa lo permita. Así, si detectas un error antes de la aprobación, puedes corregirlo sin tener que empezar de cero.
Además, tanto los empleados que generan gastos como los responsables que aprueban los informes pueden acceder a la aplicación desde la app móvil de Power Apps, con conexión en tiempo real a los datos de Dynamics 365 Finance gracias a la infraestructura de Dataverse y a las entidades virtuales.
Otro punto fuerte es la capacidad de personalizar la experiencia según las necesidades de la empresa. La app de lienzo se puede adaptar en campos visibles, flujos de navegación o reglas de negocio para alinearse con las políticas de gastos, ayudas y proyectos ya definidas en Dynamics 365 Finance.
Configuración técnica en Finance y Dataverse para usar la app de gastos
Para poder trabajar con esta app móvil de gastos sin problemas, es imprescindible que la configuración de administración de gastos en Dynamics 365 Finance esté completamente implantada. Esto incluye políticas de gasto, flujos de trabajo de aprobación, categorías, parámetros de viaje y visibilidad de campos de los informes.
A nivel de versiones, para beneficiarte de las últimas mejoras es necesario que Finance esté en 10.0.42 (10.0.2095.147 o superior) o 10.0.43 (10.0.2177.72 o superior), siempre con la actualización de calidad más reciente aplicada en el entorno de producción.
La pieza central de integración es Dataverse. Tu entorno de Dynamics 365 Finance debe estar enlazado con un entorno Dataverse correctamente configurado. Si aún no lo está, tendrás que habilitar la integración con Power Platform siguiendo la guía de “Habilitar integración de Power Platform” y, al crear el entorno de Dataverse, activar expresamente las aplicaciones de Dynamics 365.
Una vez tengas Finance y Dataverse en orden, hay que encargarse de los usuarios en Dynamics 365 Finance. Cada persona que vaya a usar la aplicación móvil necesita un usuario con asociación a un registro de empleado, con empleo activo en la entidad jurídica predeterminada y el rol de Empleado asignado, además de tener configurada la empresa por defecto en sus preferencias de usuario.
En paralelo, en Dataverse es obligatorio que la solución de la aplicación móvil de gastos esté instalada. Para ello, se accede al Centro de administración de Power Platform, se elige el entorno deseado, se abre la sección Recursos > Aplicaciones de Dynamics 365 y se instala la aplicación “Dynamics 365 Gestión de gastos”.
Después viene un paso muy técnico pero crítico: actualizar las entidades virtuales empleadas por la app móvil. Estas entidades sirven para exponer la información de Finance hacia Dataverse sin duplicar datos, y deben estar sincronizadas para que la app de lienzo tenga los metadatos actualizados y funcione de forma fluida.
Entidades virtuales clave y componentes de código para la experiencia móvil
La aplicación móvil de gestión de gastos se apoya en un conjunto amplio de entidades virtuales con prefijo mserp_, que cubren desde catálogos de monedas hasta parámetros específicos de viajes, direcciones o impuestos. Mantenerlas al día garantiza que, cuando un usuario cree un gasto en el móvil, vea las mismas listas, categorías y parámetros que en la interfaz web de Finance.
Entre las entidades que hay que revisar y actualizar se encuentran, por ejemplo, mserp_currencyentity para divisas, entidades de visibilidad de campos de gastos, traducciones de países y regiones, tablas de parámetros de viajes, configuraciones de kilometraje y múltiples entidades específicas dedicadas a la versión móvil de gastos e informes.
Hay entidades pensadas para manejar datos maestros (mserp_trvexpmobilemasterdataentity), otras dedicadas a actividades y ubicaciones de viaje, y un grupo relevante para el control de documentos y recibos: desde las que gestionan documentos adjuntos a líneas de gasto e informes, hasta las que recogen información de impuestos, proyectos o métodos de pago.
Asimismo, para que la app muestre etiquetas localizadas y controles avanzados, es necesario habilitar los componentes de código del Power Apps component framework en el entorno. Este paso debe realizarse antes de instalar la aplicación móvil de gastos, ya que algunos controles de interfaz dependen de estos componentes para representar la información de forma correcta en diferentes idiomas.
Una vez instalada la solución y actualizadas las entidades, llega el turno de conceder acceso en Dataverse. Al ser una app de lienzo, se comparte con los usuarios siguiendo el procedimiento estándar de Power Apps, normalmente otorgando acceso a un equipo de seguridad o a usuarios concretos.
Licencias y roles para acceder a la app móvil de gastos
Para que los usuarios puedan conectarse y registrar sus pagos, ayudas o gastos de viaje desde el móvil, deben cumplir dos condiciones: disponer de una licencia adecuada de Dynamics 365 y tener roles de seguridad configurados en Dataverse.
A nivel de licenciamiento, cada usuario tiene que tener al menos una licencia de miembro de Teams para Dynamics 365 o superior, asignada desde el centro de administración de Microsoft Entra. Esto asegura que la persona tiene derecho a usar las capacidades de aplicaciones empresariales que se publican a través de Dataverse.
En el lado de Dataverse, la práctica recomendada es asignar a cada persona los roles de Usuario básico y Usuario de Expense Mobile. Estos roles de seguridad permiten crear la conexión al conector personalizado y garantizan acceso a las tablas virtuales necesarias para operar con informes de gastos, recibos, documentos y parámetros.
En vez de ir usuario por usuario, muchas organizaciones prefieren crear un equipo de grupo en Dataverse y asignarle esos roles. Cualquier empleado añadido a ese equipo hereda los permisos automáticamente, haciendo mucho más sencilla la administración de altas y bajas.
Con todo esto listo (Finance configurado, Dataverse enlazado, entidades virtuales actualizadas, solución instalada y roles asignados), los trabajadores pueden descargar la app móvil Power Apps, iniciar sesión con su cuenta corporativa y encontrar la app de gastos para empezar a registrar cobros, pagos, viajes y solicitudes de ayuda.
eSIM y aplicación Planes Móviles en Windows: controlar la conectividad de datos
Además de las aplicaciones puramente financieras, Microsoft también facilita la gestión de planes de datos móviles directamente desde Windows, algo muy útil cuando usas el portátil para conectarte a portales de ayudas, banca online o herramientas corporativas fuera de casa.
Los llamados Always Connected PC (equipos siempre conectados), basados en procesadores ARM, apuntan a una nueva generación de portátiles ligeros, con buena autonomía y conectividad permanente. Estos equipos integran eSIM, es decir, tarjetas SIM digitales soldadas en la placa que permiten contratar y cambiar planes de datos sin tener que introducir una tarjeta física.
Para gestionar esos planes, Microsoft desarrolló la aplicación Planes Móviles para Windows 10, pensada para que contratar un plan de datos con un operador sea tan sencillo como conectarte a tu red Wi-Fi habitual. Desde esta app se puede elegir proveedor, configurar el plan, ver el consumo y administrar la línea de datos asociada al portátil.
La idea es que puedas activar un plan temporal cuando necesites conexión fuera de la oficina o de casa, algo muy útil si vas a tramitar ayudas online, acceder a tu ERP en la nube o revisar informes económicos desde un hotel, tren o aeropuerto.
En sus inicios, Planes Móviles solo contaba con unos pocos operadores integrados (como KDDI en Japón, Swisscom en Suiza o Tele2 en Suecia), pero la intención es que cada vez más operadoras adopten la plataforma según se vaya extendiendo el uso de eSIM en equipos portátiles y tablets Windows.
Gestión de dispositivos móviles con Microsoft Intune y Endpoint Manager
Tradicionalmente, la administración de dispositivos se hacía con herramientas on‑premises como Configuration Manager, pensadas para equipos propiedad de la empresa. Sin embargo, el auge del modelo BYOD (Bring Your Own Device) hace que muchos empleados usen sus móviles personales para acceder a correo, apps de gastos, banca corporativa o portales de ayudas.
Para responder a este escenario, Microsoft ofrece un conjunto de soluciones de Mobile Device Management (MDM) y Mobile Application Management (MAM) que permiten gestionar y proteger datos, tanto en dispositivos propiedad de la organización como en dispositivos personales, sin invadir la privacidad del usuario.
Endpoint Manager reúne Intune y Configuration Manager bajo la misma consola, y se integra con Azure Active Directory (actualmente Microsoft Entra ID), que es donde residen las identidades de usuarios y grupos. Antes de que alguien acceda a la red corporativa, Endpoint Manager comprueba en Azure AD quién es, qué permisos tiene y si su dispositivo cumple las políticas de seguridad.
Intune, además, incorpora funciones específicas de gestión de aplicaciones móviles, con las que el departamento de TI puede distribuir apps internas, controlar sus actualizaciones, limitar acciones de copia y pegado, o borrar solo los datos corporativos si el dispositivo se pierde o el empleado deja la empresa.
Para qué sirve realmente Microsoft MDM y MAM
En la práctica, las políticas de MDM permiten definir con mucho detalle cómo se comporta un dispositivo cuando accede a contenido sensible, como informes financieros, portales de subvenciones o apps de administración de gastos.
Una política típica puede exigir que los empleados solo entren al portal corporativo desde redes Wi‑Fi seguras o a través de VPN, bloquear el uso de redes públicas abiertas y restringir conexiones sospechosas. Esto es clave para evitar robo de credenciales cuando trabajas desde cafeterías, aeropuertos o redes compartidas.
Otra capacidad esencial es el borrado remoto: si un dispositivo se pierde, es robado o el empleado se marcha, los administradores pueden restaurar el terminal a fábrica o eliminar solo los datos de la empresa, manteniendo intacta la información personal (fotos, apps privadas, chats, etc.).
En cuanto a las aplicaciones, Intune permite publicar apps de línea de negocio en el portal corporativo, de manera que cada usuario vea solo las aplicaciones que le corresponden, pudiendo instalar, actualizar o desinstalar de forma controlada. Esto resulta muy útil si se despliegan apps de ayudas internas, gestión de gastos o banca corporativa específica.
En el terreno de la protección de datos, las combinaciones de MDM y MAM dan juego para aplicar medidas como acceso condicional a información confidencial, bloqueo de exportación de datos a almacenamiento personal o prohibición de enviar correos a dominios externos cuando se trata de datos financieros críticos.
Características destacadas de la gestión móvil de Microsoft
Entre las principales virtudes del ecosistema de Microsoft para gestionar dispositivos que manejan pagos y ayudas, destaca la administración centralizada con Intune y Endpoint Manager, compatible con Android, iOS/iPadOS, Windows, macOS y algunos dispositivos Windows Server.
Las organizaciones que ya usan Configuration Manager local pueden optar por la cogestión, repartiendo la carga entre el entorno local y la nube. Esta opción encaja especialmente bien cuando hay una mezcla de dispositivos corporativos y BYOD, permitiendo ir migrando servicios poco a poco sin un “apagón” brusco.
Endpoint Manager también puede adjuntar el inquilino (Tenant Attach) al Configuration Manager local para administrarlo desde la nube, algo muy útil cuando se quiere supervisar desde un único panel de control qué dispositivos acceden a aplicaciones de finanzas, portales de ayudas o plataformas bancarias.
Además, se pueden definir políticas de prevención de pérdida de datos para forzar el guardado automático de información crítica en la nube o en servidores centrales, evitando que un usuario borre accidentalmente datos relevantes de pagos, justificantes o informes de ayudas.
Cómo desplegar Intune para proteger gestiones de pagos y ayudas
Si tu organización parte de cero, la forma más rápida de empezar es contratar Microsoft 365 con licencias que incluyan Intune y Endpoint Manager, como las ediciones Enterprise, Business Premium, Educación o Gobierno que integran MDM y MAM.
Una vez con las licencias en la mano, el siguiente paso es configurar el nombre de dominio en Azure AD/Entra, añadir usuarios y grupos o sincronizar Directorio Activo local, y asignar licencias a aquellos que vayan a inscribir dispositivos y utilizar apps corporativas.
Después hay que establecer qué herramienta será la autoridad MDM (Intune o Configuration Manager), subir las aplicaciones que se van a gestionar (por ejemplo, la app de gastos de la compañía, apps de banca o portales de ayudas) y definir las políticas de configuración de dispositivos y protección de datos.
El portal de empresa, al que se conectan los usuarios para registrar sus dispositivos e instalar apps, se puede personalizar con el logo y los textos corporativos. Esto ayuda a que los empleados reconozcan fácilmente el entorno y sepan que están instalando aplicaciones oficiales.
Por último, se habilita la inscripción de dispositivos para las plataformas soportadas (Windows, iOS, Android, macOS) y se crean las reglas de cumplimiento y de acceso condicional que definirán quién puede acceder a qué recursos y desde qué tipo de dispositivo.
Enlace Móvil y Enlace a Windows: conectar tu móvil al PC para trabajar mejor
Otra pieza muy interesante para el día a día es Enlace Móvil (Phone Link) en Windows, que sirve para vincular tu dispositivo Android o iPhone con tu PC y así gestionar llamadas, SMS, notificaciones y, en muchos casos, apps móviles desde el escritorio.
En el caso de Android, la app Enlace a Windows viene preinstalada en muchos teléfonos Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, vivo y otros terminales, o se puede descargar desde Google Play o Samsung Galaxy Store. Para que la experiencia sea óptima, se recomienda usar Android 10 o superior y un PC con Windows 10 (actualización de octubre de 2022 o posterior) o Windows 11.
Una vez vinculados, puedes leer y responder mensajes de texto, ver tus fotos recientes, usar aplicaciones móviles compatibles, hacer y recibir llamadas y administrar notificaciones sin tocar el teléfono, algo perfecto si estás rellenando formularios de ayudas o revisando informes de gastos en la pantalla grande.
Para empezar desde el PC, basta con buscar Enlace Móvil en la barra de tareas, iniciar sesión con tu cuenta Microsoft, seguir las instrucciones para instalar o abrir Enlace a Windows en el móvil y usar el código QR que aparece en el equipo para completar el emparejamiento.
Al conceder los permisos necesarios (notificaciones, acceso a fotos, llamadas, etc.), los dos dispositivos quedan enlazados y puedes personalizar qué quieres sincronizar desde el propio Enlace Móvil: activar o desactivar notificaciones, mensajes, llamadas, fotos, ubicación del guardado de archivos recibidos, reproducción de audio, zona con cobertura inalámbrica instantánea, portapapeles entre dispositivos y más.
Vincular iPhone con Enlace Móvil y gestionar permisos
Con iPhone la experiencia es algo distinta, pero también aporta valor si usas el móvil para autenticaciones bancarias, SMS de verificación o llamadas relacionadas con tus trámites económicos. En este caso, el emparejamiento se hace principalmente a través de Bluetooth de bajo consumo (BLE).
Para que funcione, necesitas un PC con Windows 10 (actualización de mayo de 2019 o posterior) o Windows 11, compatibilidad BLE y un iPhone con iOS 15 o superior. Abres Enlace Móvil en el equipo, eliges iPhone como tipo de teléfono, escaneas el código QR generado desde la cámara del iPhone y sigues las instrucciones.
Durante el proceso, el sistema te pedirá que aceptes permisos para notificaciones, mensajes y sincronización de contactos. Estos permisos son clave para que puedas leer SMS desde el equipo, ver quién llama, responder desde el teclado del PC y recibir avisos importantes relacionados con pagos o ayudas.
Si en algún momento quieres dejar de usar la vinculación, tanto en Android como en iPhone puedes olvidar el dispositivo desde los ajustes de Bluetooth y quitarlo desde Enlace Móvil en Windows. Si se produce algún fallo de emparejamiento, suele bastar con desactivar y reactivar Bluetooth y repetir el escaneo del código QR.
Conviene recordar que, igual que con Intune, tú controlas qué datos compartes. Desmarcar una casilla de permisos implica que esa función (por ejemplo, ver mensajes o notificaciones) deja de estar disponible en el PC, manteniendo la información solo en el móvil.
Con todo este conjunto de herramientas —la app móvil de gastos de Dynamics 365, Dataverse y sus entidades virtuales, la gestión de planes de datos con eSIM y Planes Móviles, la seguridad de Intune y Endpoint Manager y la integración diaria con Enlace Móvil— dispones de un ecosistema bastante completo para tramitar pagos, justificar ayudas, controlar gastos y trabajar de forma segura entre móvil y Windows, aprovechando lo mejor de cada dispositivo y reduciendo al mínimo el papeleo y los quebraderos de cabeza técnicos.
