PowerPoint es una de las herramientas más utilizadas del paquete Microsoft Office, tanto por estudiantes como profesionales de distintos campos. Es la mejor manera de preparar presentaciones de calidad de un modo sencillo y eficaz. En este post nos centraremos en un aspecto concreto de este programa: cómo hacer un índice en PowerPoint, una presentación ordenada de su contenido.
En cualquier trabajo, tanto académico como profesional, el índice tiene una importancia clave. Se trata de una necesaria síntesis de lo que se va a mostrar a continuación y al mismo tiempo un método de ordenar la presentación. También es muy útil si queremos dirigirnos a un tema o aspecto concreto de la misma, obviando las partes que no nos interesan.
El índice de PowerPoint funciona exactamente igual que el de un libro de papel. En él consultamos el contenido de cada parte del documento y vamos después a la página correspondiente. En este caso, a la diapositiva que da inicio a cada sección. De este modo nos ahorramos tener que ir diapositiva por diapositiva hasta encontrar lo que estamos buscando, es decir, recurrir al método manual. En documentos especialmente largos, esto puede ser una tarea bastante farragosa.
Pero no solo es una cuestión de comodidad, también es una cuestión de imagen. A la hora de crear un documento más o menos largo, resulta imprescindible ordenar su contenido en un índice, claro y vistoso, que facilite en una sola mirada la comprensión y la organización de lo que se quiere transmitir. En el mundo empresarial, donde el tiempo es oro y el acceso a la información es fundamental, se trata de un elemento casi imprescindible.
¿Cómo se hace un índice de PowerPoint? La buena noticia es que el método es muy sencillo. Lo explicamos a continuación paso a paso:
Cómo crear un índice en PowerPoint
Incluso si es la primera vez que manejas este programa, resulta muy fácil familiarizarse con el funcionamiento de PowerPoint. Introducir el índice puede ser el último paso a la hora de confeccionar la presentación. Esto tiene su lógica: solo cuando conocemos el contenido exacto del documento vamos a poder elaborar el índice correspondiente.
El primer paso consiste simplemente en crear una diapositiva como cualquier otra de las que forman parte de la presentación. Podría, por ejemplo, ir precedida por otra en la que figure un breve resumen de lo que vamos a mostrar en la presentación, o bien incluir esta presentación en la misma diapositiva del índice, aunque esto puede resultar un tanto confuso. No hay que olvidar que un índice debe ser siempre claro y limpio. Así que lo mejor es que este aparezca en la segunda diapositiva.
Paso 1: Añadir una nueva diapositiva
Aclarada la cuestión del orden numeral, para empezar a diseñar nuestro índice en PowerPoint lo primero que hay que hacer es situar el ratón sobre la primera diapositiva y, utilizando el botón derecho, pulsar sobre la opción «Nueva dispositiva».
Paso 2: Seleccionar las diapositivas de la lista
El modo más rápido de diseñar un índice es ir a la barra superior de las opciones del documento y seleccionar la de «Vista Esquema». Este es un tipo de vista que muestra el nombre de todas las diapositivas que forman parte de la presentación. Lo único que tenemos que hacer es ir seleccionando las que queremos que formen parte del índice y después, usando el botón derecho del ratón, pulsar el botón de «Copiar».
Paso 3: Pegar las dispositivas del índice
A continuación, abrimos la diapositiva que debe alojar el índice y usamos el botón de «Pegar» (con el botón derecho del ratón) para que en ella aparezcan las diapositivas previamente seleccionadas.
Paso 4: Insertar los enlaces del índice
Este es un paso fundamental. Consiste en crear un enlace desde nuestro índice recién creado a las dispositivas seleccionadas. Esa es la idea: que haciendo clic cobre el texto de una diapositiva podamos saltar directamente hasta ella. Para conseguirlo, hay que añadir un vínculo al texto que titula la diapositiva de este modo:
- Primero, seleccionamos el texto.
- Después elegimos la opción «Insertar» en la barra superior.
- Vamos a la opción «Vínculo» y después a «Insertar vínculo».
- Finalmente, pulsamos en «Aceptar»
Así debemos proceder con cada una de las diapositivas que hemos incluido el índice. El texto quedará marcado con un subrayado en azul, lo cual nos indica la existencia de un link. Una vez usado ese enlace, el color del subrayado pasará a ser de color morado, tal como sucede en casi todos los navegadores.
Importante: para facilitar la navegación por el documento de PowerPoint, es muy importante incluir un enlace de «Volver al índice» en cada una de las diapositivas que se incluyen en este. Esto se puede hacer fácilmente siguiendo los mismos pasos explicados aquí, aunque no en el índice, sino en cad auna de las diapositivas a las que este se encuentra enlazado.