Las facturas representan la principal prueba y soporte de que se ha realizado una transacción de compra o venta de algún producto o servicio. En ese sentido, hablamos de un elemento crucial para estos procesos, considerando que, que las partes no solo requieren mantener el control de sus finanzas, sino también, cumplir con obligaciones fiscales. Si te dedicas a alguna actividad que amerite con este tipo de documentos, has llegado al lugar correcto porque vamos a mostrarte cómo hacer una factura en Excel de la forma más sencilla posible. La hoja de cálculo de Microsoft es un gran aliado para este tipo de tareas y aquí vamos a enseñarte todo lo que debes saber al respecto.
La generación de facturas desde Excel te permitirá obtener resultados a tu medida, además, existe la posibilidad de ocupar plantillas y personalizarlas a nuestro gusto. A continuación te contamos todo.
¿Cómo hacer una factura en Excel?
Cómo hacer una factura en Excel no es algo que represente un reto demasiado grande, considerando que, el programa es bastante fácil de usar. Adicionalmente, es de resaltar el hecho de que los datos a agregar en el documento son similares para todos los casos, aunque pueden diferir un poco dependiendo del país o si la actividad en cuestión contempla otros impuestos.
Elementos de una factura
Antes de ir directamente a Excel para crear la factura, es necesario que tengamos en cuenta cuáles son los elementos que debemos considerar para darle forma. Estamos hablando de un documento que contiene la información de una transacción de venta y por ello, al momento de generar una debemos agregar los siguientes apartados:
- Información del proveedor: es decir, su razón social, dirección fiscal, datos de contacto y número de identificación de la empresa.
- Información del comprador: aquí se agregarán los mismos datos del punto anterior, pero referentes al cliente.
- Número de factura: las facturas deben ser numeradas a fin de mantener el control del historial de transacciones que se llevan a cabo.
- Fecha de emisión: día, mes y año en que se realizó la venta.
- Descripción de la transacción: indica los productos o servicios que han sido vendidos, cantidad, precio unitario, subtotal y precio total.
- Impuestos: esta sección indica los impuestos involucrados en la venta del producto, detallando los montos de cada uno.
- Términos de pago: aquí puedes agregar los descuento, plazos y formas de pago, financiamientos o recargos que apliquen a la venta.
- Información complementaria: este apartado es opcional y podrás ocuparlo para agregar cualquier observación o nota que consideres necesaria.
Es de destacar que, como mencionamos anteriormente, estos elementos podrían variar de acuerdo a las legislaciones locales de cada país o entidad. Sin embargo, representan una excelente guía para generar facturas correctas y con todos los requisitos.
Hacer la factura en Excel
Ya sabemos los elementos que debe contener nuestra factura, por lo que, estamos listos para ir a Excel y comenzar generarla. En este punto tenemos un par de opciones: crear una factura desde cero o usar una plantilla. La mejor decisión dependerá de tus necesidades, de modo que, si quieres algo 100% original, entonces tomamos la primera alternativa. No obstante, si lo que buscas es garantía de un acabado profesional y que el proceso no te tome demasiado tiempo, las plantillas son el mejor camino.
Para empezar a generar tu factura desde cero, abre Excel y haz click en la opción «Libro en blanco».
Por su parte, si lo que quieres es utilizar una plantilla, puedes dirigirte a la barra de búsquedas en la parte superior de la interfaz, escribe la palabra factura y presiona Enter. A continuación, verás la pantalla de resultados con una amplia cantidad de plantillas que podrás elegir y personalizar como quieras, cambiando desde el texto, hasta la combinación de colores.
Mientras tanto, en el proceso de cómo hacer una factura en Excel desde cero, deberás comenzar a darle forma al documento agregando bordes, tablas, títulos y subtítulos, para ello, te recomendamos buscar cualquier otra factura que te sirva de guía para construir la tuya.
Agregar fórmulas
Una de las mejores ventajas de hacer una factura en Excel, es el hecho de que llenarla desde la misma herramienta, automatizando algunos pasos. En ese sentido, es posible agregar fórmulas para que, al ingresar cualquier cifra, se genere el resultado automáticamente. Esto te permitirá disminuir el margen de error, al agregar la fórmula cada vez que quieras usarla.
De esta manera, recomendamos agregar funciones y fórmulas a aquellas celdas en donde deben mostrarse los impuestos, descuentos, subtotales y totales.
El diseño de la factura
La última parada del proceso de cómo hacer una factura en Excel es lo referente a su estética y diseño. Esto es algo que dependerá completamente de tus necesidades y gustos. En ese sentido, tendrás la posibilidad de aplicar colores por tu cuenta o emplear los formatos de tabla que incorpora Excel y con los que podrás darle un mayor atractivo visual. No obstante, si quieres facilitar al máximo este asunto, entonces lo mejor será selecciona alguna plantilla de la galería.
Las plantillas de facturas con las que cuenta Excel son excelentes para conservar un buen aspecto estético. Sus diseños son realmente vistosos, con las combinaciones de colores correctas y lo mejor, la invaluable posibilidad de hacer todos los cambios que queramos. De esta manera, al elegir una plantilla, podrás ir a cualquiera de sus apartados para hacer las modificaciones que necesites y generar una factura original y profesional.
¿Por qué usar Excel para hacer una factura?
Contar con facturas es una necesidad presente en cualquier persona o empresa que se dedique a la venta de un producto o servicio. Quizás las grandes empresas puedan costear lo referente al diseño y creación de una factura 100% profesional, sin embargo, no ocurre lo mismo con los pequeños empresarios o quienes inician sus emprendimientos. Es aquí cuando Excel llega al rescate, con la posibilidad de apoyarnos en plantillas para generar facturas funcionales.
La creación de facturas desde Excel te ahorrará toda una cantidad de obstáculos al principio de tu carrera, puesto que, podrás cumplir con el requisito de tenerla y entregarlas, sin hacer una gran inversión. En ese sentido, si requieres una factura de forma, urgente y no sabes dónde obtenerla, dale un vistazo a tu instalación de Excel.