Si utilizas Office a diario en tu PC, tener una instalación «a medida» marca la diferencia. Poder decidir qué aplicaciones se instalan, en qué idioma, cómo se actualizan y qué opciones vienen ya configuradas te ahorra tiempo, espacio en disco y muchos dolores de cabeza a largo plazo.
Lo bueno es que Microsoft ofrece herramientas muy potentes para esto, aunque están algo escondidas y la documentación oficial es bastante árida. En esta guía vamos a desgranar, con un lenguaje más cercano, todas las formas de personalizar la instalación de Office en Windows: desde Microsoft 365 de suscripción hasta Office 2016 de licencia por volumen, incluyendo trucos para idiomas, despliegues masivos, instalaciones silenciosas y control fino de actualizaciones.
Herramienta de personalización de Office (Office Customization Tool para Microsoft 365)
En entornos con Microsoft 365 (antes Office 365) la clave está en la Herramienta de personalización de Office basada en la web, pensada para administradores que quieren controlar exactamente qué se instala en los equipos de la organización.
Esta herramienta no instala en sí Office, sino que genera archivos de configuración XML que luego se combinan con la herramienta de implementación de Office (Office Deployment Tool, ODT) u otras soluciones de distribución de software.
Con esos XML puedes definir de forma muy precisa: aplicaciones y componentes que se instalan, idiomas incluidos, canal de actualizaciones, frecuencia de actualización, preferencias de las aplicaciones, licencias y método de activación (por usuario, por dispositivo o para equipos compartidos), entre otros ajustes.
El flujo típico es sencillo a nivel conceptual: entras en la herramienta web, eliges producto, idioma, arquitectura y preferencias, exportas el XML y lo usas con ODT o tu sistema de despliegue. A partir de ahí, todos los equipos que usen ese XML quedan instalados de forma uniforme.
Crear un archivo de configuración para Office en Microsoft 365
Para crear un XML de configuración moderno para Microsoft 365, se sigue un proceso guiado desde la propia web de Microsoft. La idea es ir pasando por secciones y definir paso a paso los parámetros de instalación que quieres imponer.
Lo primero es ir a la página de la Herramienta de personalización de Office e iniciar sesión con una cuenta con permisos de administración. Desde ahí eliges qué producto quieres desplegar (por ejemplo, Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, Visio, Project, etc.) y pasas a configurar los detalles.
En la sección de producto y versiones debes escoger la arquitectura de Office, 32 bits o 64 bits. Cada archivo de configuración solo sirve para una arquitectura concreta, así que si necesitas ambas tendrás que generar dos XML. Lo recomendable hoy es 64 bits, salvo compatibilidades muy específicas.
Después, seleccionas qué productos concretos incluir (por ejemplo, solo las Apps de Microsoft 365 sin Visio ni Project) y eliges el canal de actualización (Current, Monthly Enterprise, Semi-Annual, etc.), que define cada cuánto recibirán nuevas funciones y parches los usuarios.
También puedes fijar una versión específica de Office si necesitas mantener compatibilidad con complementos o entornos certificados. Si no tienes requisito concreto, lo mejor es dejar siempre la más reciente dentro del canal elegido.
Selección de aplicaciones, idiomas e instalación
Otra de las ventajas de los XML modernos es poder elegir qué aplicaciones de Office se instalan o se excluyen. Por ejemplo, puedes dejar fuera Access, Publisher o Skype Empresarial si no se usan en tu organización.
En la sección de idioma, la herramienta permite incluir uno o varios idiomas. Puedes seleccionar manualmente cada idioma o activar la opción de “coincidir con el sistema operativo”, para que en cada equipo se instalen automáticamente los idiomas ya presentes en Windows. Es una buena opción cuando tienes flotas mixtas con Windows en distintos idiomas.
Llegando al apartado de instalación, decides desde dónde se obtendrán los archivos: directamente desde la nube de Microsoft (CDN) o desde un origen local en la red (un punto de distribución interno). Usar la nube simplifica todo, mientras que un origen local viene bien para redes restringidas o para ahorrar ancho de banda.
También puedes controlar si el usuario ve o no la pantalla de instalación (instalación visible o silenciosa) y si se cierran automáticamente las aplicaciones de Office que estén abiertas durante el despliegue. Para despliegues en producción suele ser recomendable evitar cierres forzosos en horario laboral.
En el bloque de actualizaciones, defines si Office se actualizará desde CDN, desde un origen local o a través de Configuration Manager, y si se comprobarán y aplicarán actualizaciones de forma automática. Aquí es donde encaja tu estrategia de parches corporativa.
Licencias, activación y preferencias de aplicaciones en Microsoft 365
La herramienta de personalización también permite ajustar parámetros clave de licencia y activación. Por ejemplo, puedes aceptar automáticamente los términos de licencia para que al usuario no le aparezca la ventana inicial de EULA.
Si estás desplegando productos con licencia por volumen (como ciertas ediciones de Office, Visio o Project fuera de Microsoft 365), puedes especificar directamente claves de KMS o MAK. En cambio, las Aplicaciones de Microsoft 365 no necesitan este tipo de claves, ya que se activan mediante la cuenta de usuario.
Otro punto importante es elegir el tipo de activación: por usuario, por dispositivo o por equipo compartido. Esto es esencial en escenarios como aulas, bibliotecas o escritorios compartidos, donde conviene activar Office de manera que no consuma licencias personales de cada usuario que inicie sesión.
En la sección General puedes escribir el nombre de la organización y una descripción del perfil de configuración, por ejemplo: “Office 64 bits – Departamento Finanzas, sin Access ni Publisher”. Esto ayuda mucho a identificar cada XML más adelante.
Finalmente, en “Preferencias de aplicación” decides valores por defecto de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.: notificaciones de macros VBA, ubicaciones de guardado predeterminadas, formato de archivo por defecto, opciones de privacidad y telemetría, y un largo etcétera. Lo interesante es que estas preferencias pueden aplicarse tanto en una instalación nueva como sobre una instalación ya existente sin tocar el resto de parámetros de despliegue.
Exportar, editar y gestionar los XML de configuración en la nube
Cuando terminas de definir la configuración, la herramienta muestra un resumen en la parte derecha y puedes pulsar en Finalizar. En ese momento puedes exportar el archivo XML al disco o guardarlo en la nube asociado a tu tenant de Microsoft 365.
Si eliges exportar, aceptas los términos de licencia, pones un nombre al archivo y lo descargas. Ese XML es el que se usará después con la Office Deployment Tool o con tu solución de distribución de software para automatizar la instalación de Office tal y como lo has definido.
Si optas por trabajar en la nube, desde el centro de administración de Microsoft 365, en la sección de Configuración del dispositivo → Personalización, puedes ver, crear, editar, copiar, cargar o descargar archivos de configuración almacenados en el tenant.
Un uso muy práctico es crear un archivo XML “de línea base” y, a partir de él, generar copias para distintos departamentos, ubicaciones o perfiles de usuario, cambiando solo lo necesario (por ejemplo, aplicaciones o idiomas). Así mantienes coherencia y a la vez flexibilidad.
Si en algún momento necesitas modificar una configuración, la propia herramienta permite importar un XML existente, editar cualquier parámetro y volver a exportarlo, manteniendo el mismo flujo de trabajo.
Office Deployment Tool: instalación personalizada por comandos
Para escenarios con Microsoft 365 en equipos individuales también puedes hacer una instalación personalizada con la Office Deployment Tool “clásica” (ODT) y un archivo XML, incluso sin pasar por la interfaz web, aunque hoy en día es más cómodo combinarlas.
En entornos domésticos o pequeñas oficinas es habitual querer instalar solo Word, Excel y PowerPoint, dejando fuera Access, Publisher, OneDrive u otras apps que nunca se usan. Como el instalador estándar de Microsoft 365 instala todo de golpe, toca recurrir a ODT.
El proceso, a grandes rasgos, es este: descargas la Office Deployment Tool, ejecutas el instalador para extraer los archivos en una carpeta (por ejemplo, “Office” en el escritorio), preparas o sustituyes el archivo configuration-Office365-x64.xml, lo editas con el Bloc de notas para excluir las apps que no quieres y luego ejecutas una serie de comandos desde el Símbolo del sistema con privilegios de administrador.
Es fundamental situarse correctamente en la ruta donde están setup.exe y el XML. Por ejemplo, entrar desde la consola con una serie de comandos cd hasta llegar a C:\Users\TuUsuario\Desktop\Office. Si te equivocas de ruta, los comandos simplemente no funcionarán.
Una vez en la carpeta, primero se descarga el contenido con:
setup.exe /download configuration-Office365-x64.xml
Este comando puede tardar bastantes minutos, ya que descarga todos los archivos necesarios de Microsoft 365 según lo definido en el XML. Cuando termina, ejecutas:
setup.exe /configure configuration-Office365-x64.xml
Si todo está bien, se abre la ventana de instalación de Microsoft 365 y se instala únicamente lo que has permitido en el XML. Después solo queda abrir, por ejemplo, Word e iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook, etc.) para que se aplique tu licencia y desaparezcan las limitaciones.
Instalación desatendida y personalizada de Office 2016 por volumen
En organizaciones que usan Office Professional Plus 2016 con licencia por volumen (por ejemplo, muchas universidades y grandes empresas), la película cambia un poco: aquí entran en juego la ISO de instalación tradicional, la herramienta Microsoft Office Customization Tool (OCT) y los archivos MSP de personalización.
El primer paso es descargar la ISO de Office ProPlus 2016 (x64 o x86) desde el portal de licencias por volumen (VLSC) o desde el portal interno de la organización, y extraer su contenido a una carpeta compartida en un servidor, por ejemplo G:\MICROSOFT\OFFICE\2016\x64.
Se monta la ISO (Windows le asigna una letra, por ejemplo D:) y se copian todos los archivos a la carpeta compartida. Esta copia se puede hacer con el Explorador o con robocopy para mantener fechas y atributos. Un truco muy útil es copiar también en esa misma carpeta los medios de Project y Visio, ya que comparten muchos binarios y se ahorra espacio.
Después se descarga la versión más reciente de la OCT (suele ir junto a las plantillas administrativas de Office 2016), se descomprime y se copia dentro de la carpeta “admin” del punto de instalación, sobreescribiendo los archivos previos. Es importante usar la OCT adecuada para producto y arquitectura (Office 2016 x64, Project 2016 x86, etc.).
Para lanzar OCT se ejecuta setup.exe con el modificador /admin desde esa carpeta. Al abrirse, se elige el producto a personalizar (por ejemplo, Microsoft Office Professional Plus 2016 (64-bit)) y aparece la interfaz principal, con un panel izquierdo con secciones de configuración y un panel derecho con las opciones de cada sección.
Qué personalizar con OCT en Office 2016
La configuración con OCT depende mucho del entorno, pero hay una serie de ajustes típicos que muchos administradores aplican. Por ejemplo, en algunos sitios no se instala Outlook porque se usa otro cliente de correo como Thunderbird.
En “Install location and organization name” puedes fijar la ruta de instalación (algo como [ProgramFilesFolder]\Office2016) y el nombre de la organización. También se pueden añadir fuentes de red adicionales y borrar listas de servidores antiguos.
En “Licensing and user interface” se suele indicar que se use la clave de cliente KMS (para activación automática), aceptar el contrato de licencia, ajustar el nivel de visualización de la instalación (básico, completo o ninguno) y activar opciones como “Suppress modal” o “No cancel” para que la instalación sea silenciosa y sin intervención.
En “Remove previous installations” se configura la eliminación de versiones anteriores MSI de Office, asegurándose de que todos los productos antiguos se desinstalan. También es habitual añadir propiedades en “Modify setup properties”, como AUTO_ACTIVATE=1, HIDEUPDATEUI=True o SETUP_REBOOT=Never.
Las “Modify user settings” permiten preconfigurar multitud de opciones: desactivar animaciones de menú, limitar la telemetría y el envío de datos, deshabilitar el asistente de primeros pasos, bloquear el inicio de sesión con cuenta de Microsoft, ocultar OneDrive en Office, etc. Es una forma potente de reducir preguntas y pantallas molestas al usuario.
En “Set feature installation states” se puede marcar “Run all from My Computer” para instalar todos los componentes relevantes y marcar como “Not available” aquellos que no quieras desplegar, como OneDrive, Outlook o Skype, según las necesidades de la organización.
Archivos MSP y despliegue silencioso de Office 2016
Cuando terminas de ajustar OCT, se genera un archivo MSP que contiene toda la personalización de la instalación. Este archivo se puede guardar en distintos sitios según cómo vayas a lanzar el setup.
Una opción es guardarlo en la carpeta “Updates” del punto de instalación de red. En ese caso, Office lo aplicará automáticamente sin parámetros adicionales al ejecutar setup.exe desde la raíz. Para que funcione correctamente y se aplique el MSP correcto, conviene que sea el primero por orden alfabético (por ejemplo, AAA_ConfigOffice2016.msp) y solo puede haber uno de este tipo.
La otra opción es guardar el MSP en otra carpeta y, al ejecutar el setup, especificar el archivo MSP con el parámetro /adminfile. Esto permite tener varios MSP distintos según tipo de usuario o departamento (por ejemplo, uno “Office_sin_Outlook.msp”, otro “Office_completo.msp”, etc.).
La instalación desatendida se lanza con comandos como:
setup.exe (si el MSP está en Updates y no hay otros productos integrados)
o bien:
setup.exe /adminfile NombreConfig.msp
Si en el mismo punto de instalación has integrado Project y Visio, tendrás que indicar en los comandos qué producto quieres instalar y usar su correspondiente MSP, pero el enfoque es idéntico.
Una vez instalado Office, es buena idea integrar también las actualizaciones. Aunque se pueden obtener a través de Microsoft Update o WSUS, lo más eficiente es descargar previamente los archivos MSP de parches y dejarlos en la carpeta Updates, de modo que el producto se instale ya actualizado.
Automatizar actualizaciones de Office 2016 con herramientas externas
Para manejar las actualizaciones de Office 2016 existen varias opciones: desde usar el script CollectUpdates.vbs de Microsoft para extraer MSP de un equipo ya actualizado, hasta recurrir a herramientas como WSUS Offline Updater o WHDownloader.
Sin embargo, muchos administradores prefieren hoy el módulo OSDUpdate de PowerShell creado por David Segura, que permite descargar de forma muy ágil todas las actualizaciones necesarias de Office 2016 (incluyendo herramientas de corrección) y luego instalarlas con un script.
El flujo típico es: instalar el módulo OSDUpdate desde la PowerShell Gallery, lanzar el comando de descarga para Office 2016 y recibir una estructura de carpetas con cada actualización en formato MSP, lista para ser aplicada.
La instalación de esas actualizaciones se hace con msiexec iterando sobre todos los MSP descargados, o bien usando el script Install-OSDUpdateOffice.ps1 que facilita el propio autor. De esta forma, puedes construir una imagen de Office 2016 que ya incluya más de cien actualizaciones desde el primer momento, sin depender de internet durante la instalación.
La comunidad de despliegue de SO (OSD) se ha volcado en este tipo de módulos porque simplifican muchísimo el mantenimiento y la estandarización de entornos grandes, y además son reutilizables en distintos proyectos.
Personalizar y automatizar idiomas en Office 2016
Otro aspecto crítico de cualquier despliegue es el idioma. Office 2016, en su instalación estándar, detecta el idioma de la configuración regional de Windows y aplica ese idioma por defecto. Pero esto se puede controlar con bastante más precisión.
En primer lugar, para trabajar con varios idiomas hay que descargar desde VLSC la imagen ISO que contiene paquetes de idioma, Language Interface Packs (LIP) y herramientas de corrección. Esta ISO se copia a un punto de instalación en red junto con los archivos del producto principal.
Para una organización en la que todos trabajen en el mismo idioma, basta con copiar las carpetas de los paquetes de idioma a la misma ruta que el producto principal y lanzar la instalación normal. El setup solo instalará lo que necesita para el producto principal en el idioma que coincida con el sistema operativo.
Cuando necesitas controlar idiomas concretos, hay que editar el archivo Config.xml del producto (por ejemplo, el de ProPlus.WW) y usar elementos <AddLanguage> para indicar qué idiomas se instalan y cuál será el idioma de la interfaz.
Por ejemplo, puedes especificar que se instalen inglés y francés, y que el shell (menús, cuadros, etc.) use inglés. También puedes usar el valor “match” para que uno de los idiomas coincida con el idioma del sistema operativo del usuario, y además añadir idiomas fijos como en-us o fr-fr.
Es importante que uno de los AddLanguage tenga el atributo ShellTransform=»yes» cuando hay más de un idioma, o la instalación fallará. Todo esto se combina con OCT o con GPO para redondear la experiencia.
Configuración de idioma mediante GPO, OCT y herramienta de preferencias
Para mantener un estándar de idioma en toda la empresa, lo más robusto es usar Directivas de grupo (GPO) con las plantillas administrativas de Office 2016. Desde ahí puedes fijar el idioma de la interfaz, el idioma de la Ayuda, los idiomas de edición habilitados y el idioma de edición principal.
Estas directivas se aplican cada vez que el usuario inicia sesión, así que aunque intente cambiar el idioma manualmente, se volverá al valor corporativo definido en la GPO. Es ideal si quieres garantizar que todo Office funcione en, por ejemplo, español de España en todos los puestos.
Si prefieres que los usuarios puedan cambiar el idioma, puedes usar OCT para definir una configuración inicial por defecto, sin bloquearla con GPO. En OCT, en la sección de “Modificación de configuración del usuario → Preferencias de idioma”, puedes indicar el idioma de interfaz, ayuda y edición principal que se aplicará en la primera ejecución.
Además, Office 2016 incluye la herramienta “Preferencias de idioma de Office 2016” accesible desde el menú Inicio o Todas las aplicaciones, donde el propio usuario puede agregar idiomas de edición, cambiar el idioma de la interfaz y de la ayuda con unos pocos clics.
Internamente, Office también tiene en cuenta la configuración regional de Windows mediante la clave de registro LangTuneUp en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\LanguageResources. Si LangTuneUp está en OfficeCompleted, Office ajusta algunos detalles según la configuración regional del usuario. Si la pones en Prohibited, mantienes la configuración de idioma totalmente fija, algo útil en organizaciones que quieren máxima homogeneidad.
Personalizar herramientas de corrección (Proofing Tools) en Office 2016
Las herramientas de corrección (diccionarios, correctores, sinónimos, etc.) también se pueden personalizar de forma granular. Para ello se edita el archivo Config.xml de la carpeta ProofKit.WW correspondiente a las herramientas de corrección.
Cada conjunto de herramientas de corrección aparece como un elemento <OptionState> con un Id específico (ProofingTools_XXXX) y un atributo State que puede ser Absent, Advertise o Local. Si marcas State=»Absent», ese idioma no se instalará; si lo pones en Local, se instalará completamente.
Por ejemplo, si no quieres instalar corrección para catalán, usarías algo como <OptionState Id=»ProofingTools_1027″ State=»Absent» Children=»force»/>. Si sí quieres instalar vasco, iría como Local: <OptionState Id=»ProofingTools_1069″ State=»Local» Children=»force»/>.
Una vez ajustado el Config.xml de ProofKit, se guarda y se ejecuta Setup.exe con el parámetro /config apuntando a ese archivo. De esta forma puedes distribuir solo los diccionarios y correcciones que realmente necesita tu organización, evitando inflar la instalación.
Si solo quieres instalar herramientas de corrección en uno o dos equipos individuales, puedes ejecutar Setup.exe de la ISO de Proofing Tools, aceptar la licencia y elegir “Instalar ahora” para todos los idiomas, o “Personalizar” para seleccionar solo algunos. En la pestaña Opciones de instalación eliges idioma por idioma el estado de instalación.
¿Se puede personalizar la instalación que se lanza desde portal.office.com?
Una duda muy habitual es si se puede cambiar la instalación que los usuarios obtienen al entrar en https://portal.office.com/account y pulsar en “Instalar Office”. Esa instalación está pensada para ser simple y directa para usuario final, y no admite el mismo nivel de personalización que los despliegues con ODT y XML.
A día de hoy, la forma de tener una instalación personalizada para Microsoft 365 no es modificando ese instalador automático, sino gestionando Office con la Herramienta de personalización, Office Deployment Tool y, si es necesario, soluciones de distribución (Intune, Configuration Manager, scripts, etc.). En resumen: el portal ofrece un instalador genérico, pero la instalación “pro” se construye con las herramientas que hemos visto.
Como ves, aunque el ecosistema de herramientas y métodos es amplio, todo gira en torno a una idea sencilla: definir de antemano qué Office quieres tener y dejar que la infraestructura lo despliegue de forma repetible y controlada, en lugar de ir equipo por equipo instalando “a mano”. Una vez dominados los XML, los MSP y las opciones de idioma y actualización, la personalización de Office en Windows deja de ser un dolor y se convierte en una palanca muy potente para estandarizar, ahorrar tiempo y reducir incidencias.