Aprender cómo poner una contraseña a un Excel es sumamente útil, sobre todo cuando estás realizando algún trabajo y no quieres que este sea plagiado. También es muy útil en casos en los que debes compartir el archivo, pero no deseas que algunos datos sean modificados por error.
En este artículo te enseñamos los métodos como puedes bloquear un libro de Excel o solo algunas hojas de algún archivo.
Pasos para que aprendas como poner una contraseña a un libro de Excel
Lograr proteger un libro de Excel no es algo tan complicado, siempre y cuando sepas cuáles son los pasos que debes seguir para lograrlo. A continuación, te damos los pasos para que puedas lograrlo:
- Lo primero que debes hacer es abrir el archivo de Excel que deseas proteger.
- Una vez que ya lo hayas abierto, debes dirigirte al menú “Archivo” y luego busca el apartado “Información”.
- Luego en el apartado información debes seleccionar la opción de “Proteger libro” y luego debes seleccionar “Cifrar con contraseña”.
- Cuando selecciones “cifrar contraseña” se despliega un cuadro en el que te solicitan introducir la contraseña y luego repetirla para verificarla.
- Una vez que hayas verificado la contraseña, el libro quedará protegido y al momento de abrirlo de nuevo será necesario que la introduzcas.
Siguiendo estos 5 pasos lograrás aprender como poner una contraseña a un libro de Excel y así mantener segura la información que trabajes en él.
Tienes que tener en cuenta que debes tener la contraseña anotada en un lugar seguro, ya que si no lo haces puedes perder la información que hayas creado en el libro de Excel. El cifrado es tan seguro que incluso la gente de Microsoft no podría tener acceso a la información si no cuenta con la contraseña.
También es recomendable que selecciones una contraseña que no sea tan fácil de adivinar por terceros. Si no tomas en cuenta esto, otros podrían adivinar la contraseña y, por lo tanto, tener acceso a los datos que no deseas que sean divulgados.
Método para que aprendas como poner una contraseña en hojas de cálculo
Una muy buena opción es aprender cómo poner una contraseña en hojas de cálculo, ya que esto puede ayudarte a proteger aquellos datos que no deseas sean modificados por accidente o de manera intencional.
Lo que debes tener en cuenta es que este es un método que no bloquea el archivo por completo, así como tampoco limita a los usuarios que puedan ver la información en el libro. Para lograr aplicar este bloqueo de hojas de un libro de Excel debes seguir los siguientes pasos:
- Primero debes identificar si hay algunas columnas que deseas, si puedan ser modificadas antes de realizar el bloqueo de las otras.
- Una vez que hayas determinado las columnas que no quieren sean bloqueadas, debes seleccionarlas y hacer clic derecho con el ratón.
- En el nuevo menú debes buscar el apartado “Formato de celdas” y en el siguiente menú debes buscar la opción de “Proteger”.
- Una vez en la opción de proteger debes desactivar la opción “Bloqueada” que ya está marcada.
- Ahora solo debes dirigirte al menú “Revisar” que se encuentra ubicado en la parte superior del libro.
- Al ingresar en el apartado revisar, es necesario que selecciones la opción de “Proteger hoja”.
- Cuando has seleccionado proteger hoja, se despliega una ventana en la que te piden que ingreses la contraseña de bloqueo. Pero además puedes seleccionar que actividades pueden hacer los usuarios una vez que has bloqueado la hoja.
- Al ingresar la clave y seleccionar las actividades permitidas para los usuarios, solo debes presionar aceptar para establecer el bloqueo.
Al seguir estos 8 pasos no solo has aprendido como poner una contraseña a una hoja en Excel, sino que proteges los datos que no deseas sean modificados en el libro.
Otros métodos de protección y seguridad en un archivo Excel
Microsoft ha creado diferentes métodos para poder proteger la seguridad de un archivo Excel, adicional a los que ya te hemos hablado. A continuación, te hablamos sobre alguno de estos métodos alternativos.
- Marcar archivo como final. Esta es una opción que proporciona Excel cuando quieres marcar un archivo como la versión final y no quieres que reciba modificaciones de un tercero.
- Information rights Management (IRM). Esta es una de las opciones que puedes usar para bloquear el archivo, con los derechos de gestión de la información puedes proteger que esta sea modificada o utilizada por otras personas.
- Firma digital. El hacer uso de las firmas digitales puede ser una buena opción para que tus datos no sean usados o robados por terceros. Para este método debes contar con un certificado válido de una entidad de certificación.
- Nivel de libro. Esta es una opción de bloqueo para la estructura del libro, es decir, con esta puedes impedir que otros usuarios puedan mover, agregar, eliminar, ocultar e incluso cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
- Nivel de hoja de cálculo. Esta es una protección que te permite proteger otros elementos como celdas, rangos, fórmulas, controles ActiveX, formulario. Es decir, limita las opciones de modificación de un usuario en una hoja de Excel.
Estos métodos alternativos también pueden ser muy útiles dependiendo del tipo de información que estés trabajando en tu libro de Excel.
Advertencias al aprender como poner una contraseña a un Excel
Existen una serie de advertencias cuando se trata de aprender como poner una contraseña a un Excel. Por lo que es importante que las conozcas antes de hacer uso de alguno de estos métodos.
- Es importante que mantengas tu contraseña segura, ya que si la olvidas Microsoft no puede ingresar al archivo para recuperar tu información.
- El hecho de que el archivo cuente con contraseña no quiere decir que sea del todo seguro o protegido. Por lo que debes tener cuidado al distribuir archivos con información importante a terceros o desconocidos.
- No es recomendable que mantengas información personal como números de tarjeta de crédito, seguro social o la identificación de empleados en un libro de Excel. Recuerda que el hecho de que este bloqueado no quiere decir que sea del todo seguro.
- La protección relacionada con el nivel de hoja, no es un método considerado de seguridad, ya que este solo limita que las celdas que has bloqueado sean modificadas.
Es muy importante que tomes en cuenta estas advertencias, sobre todo si manejas información clasificada en tu organización o la empresa para la que trabajas.