Perder información importante en OneDrive por haber sobrescrito o borrado un archivo puede ser una fuente de estrés, especialmente si no sabes cómo recuperar versiones previas o restaurar datos eliminados. La buena noticia es que Microsoft ha desarrollado varias funciones para que los usuarios puedan acceder a versiones anteriores de sus archivos, desde la web de OneDrive, el Explorador de archivos en Windows o incluso restaurando toda la cuenta a un estado previo.
En este artículo te presentamos los métodos disponibles para recuperar versiones anteriores en OneDrive, paso a paso, aplicables tanto a cuentas personales como profesionales. También abordaremos qué hacer cuando eliminamos archivos, cómo aprovechar el historial de versiones y las opciones avanzadas para restaurar todo el almacenamiento en la nube.
¿Qué es el historial de versiones en OneDrive y para qué sirve?
OneDrive, tanto en su versión personal como en la empresarial de Microsoft 365, cuenta con un sistema de historial de versiones que permite acceder a revisiones anteriores de archivos almacenados. Esta función resulta muy útil si, por ejemplo, has guardado cambios no deseados, si un documento se ha corrompido, o si alguien ha editado un archivo por error. Puedes ampliar información sobre cómo funciona en nuestra guía completa sobre el historial de archivos en Windows 11.
El historial de versiones actúa como una máquina del tiempo que recupera versiones antiguas de documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint), PDFs, fotos, proyectos CAD, vídeos y casi cualquier tipo de archivo compatible. Permite comparar versiones, restaurar la que prefieras y mantener tus archivos organizados.
Además, es una función activada por defecto y no requiere configuraciones previas (aunque en entornos empresariales puede depender del administrador). Los archivos restaurados mantienen las versiones previas en la lista, sin perder el rastro de los cambios realizados.
Cómo ver y restaurar versiones anteriores de archivos en OneDrive desde la web
Recuperar una versión pasada de un archivo en OneDrive es muy sencillo y seguro. Te explicamos cómo hacerlo desde el portal web, válido para usuarios particulares, profesionales y educativos:
- Accede a OneDrive e inicia sesión con tu cuenta Microsoft.
- Localiza el archivo deseado en Mis archivos y haz clic derecho sobre él.
- Selecciona Historial de versiones en el menú contextual.
- Se abrirá un panel con todas las versiones disponibles, que muestran fecha, quién hizo el cambio y tamaño del archivo.
- Elige la versión deseada, haz clic en los tres puntos (…) y selecciona Restaurar.
- El archivo volverá a ese estado anterior, y la versión restaurada se añadirá al historial sin eliminar la actual.
¿Existe límite para las versiones recuperables? En cuentas personales, suelen almacenarse hasta 25 versiones por archivo durante 30 días. En cuentas empresariales, la cantidad y el período de retención dependen de la configuración de la organización y pueden ser mayores.
Restaurar versiones anteriores de archivos desde el Explorador de archivos de Windows
Si tienes instalada la aplicación de OneDrive y sincronizas los archivos con Windows, puedes recuperar versiones anteriores desde el Explorador de archivos, lo cual es muy cómodo y rápido:
- Abre la carpeta local de OneDrive en tu equipo.
- Haz clic derecho sobre el archivo y selecciona Historial de versiones.
- Verás una lista con todas las versiones guardadas, similares a la web.
- Selecciona la versión que deseas, haz clic en los puntos (…) y elige Restaurar.
Es importante destacar que solo puedes restaurar un archivo a la vez, y este método no permite revertir cambios en varias archivos o carpetas simultáneamente.
Recuperar versiones desde las aplicaciones de Office Online
Otra opción muy útil si trabajas en Word, Excel o PowerPoint desde el navegador es aprovechar el historial integrado en estas aplicaciones:
- Abre el archivo en Word Online, Excel Online o PowerPoint Online.
- Accede a Archivo > Información > Historial de versiones.
- Se mostrará una barra lateral con las versiones previas del documento.
- Puedes revisarlas, guardar una copia o hacer clic en Restaurar para convertirla en la versión principal.
Este método funciona igual en archivos almacenados en OneDrive y editados con las aplicaciones de Office 365, resaltando los cambios en cada versión para facilitar la revisión.
Restaurar toda la cuenta de OneDrive a un estado anterior
En casos críticos, como infecciones por malware, borrados masivos o cambios no deseados en muchos documentos, conviene restaurar todo OneDrive a un punto anterior. Esta opción está disponible para quienes tienen una suscripción Microsoft 365:
- Inicia sesión en tu cuenta web de OneDrive.
- Haz clic en el icono de Configuración (el engranaje) y selecciona Restaurar tu OneDrive.
- Elige la fecha a la que deseas volver, con opciones como ayer, hace una semana o una fecha personalizada.
- Marca los cambios que quieres revertir usando el gráfico y la lista de acciones.
- Haz clic en Restaurar y espera que se reviertan todos los archivos y carpetas a ese momento.
Recuperar archivos eliminados usando la Papelera de reciclaje de OneDrive
Si borraste accidentalmente algún archivo o carpeta, OneDrive conserva los elementos en la papelera durante un tiempo antes de eliminarlos definitivamente. Puedes restaurarlos de forma sencilla:
- Accede a OneDrive en tu navegador.
- Dirígete a la sección Papelera de reciclaje en el menú lateral.
- Marca los archivos o carpetas que quieres recuperar y haz clic en Restaurar.
Estos archivos volverán a su ubicación original en la nube. La retención en la papelera varía: 30 días en cuentas personales y hasta 93 días en entornos organizacionales, según la configuración.
En Windows o Mac, también puedes revisar la Papelera de reciclaje local o la Papelera en MacOS para recuperar archivos que aún no se han eliminado completamente:
- En Windows: abre la Papelera, selecciona los elementos y elige Restaurar.
- En Mac: abre la Papelera, selecciona los archivos y haz clic en Volver.
Métodos avanzados y alternativos para recuperar archivos o versiones perdidas
En ocasiones, el historial de versiones y la papelera no son suficientes. Pero aún puedes probar estas estrategias adicionales:
- Busca versiones temporales: Accede a la carpeta temporal en Windows escribiendo %Temp% en Ejecutar y revisa si encuentras archivos recientes relacionados con los que buscas.
- Utiliza búsquedas específicas: Busca archivos con extensión *.asd o *.wbk, que son copias de recuperación automática de Office.
- Restaurar puntos del sistema: Si tienes activada la restauración de Windows, prueba a volver a un punto anterior creado automáticamente.
- Contacta con el soporte técnico de Microsoft: Si las otras opciones fallan, solicita ayuda desde la sección de Ayuda y comentarios en la web de soporte.
Es importante actuar cuanto antes para evitar que los archivos eliminados o reemplazados se pierdan definitivamente.
¿Qué pasa si tu OneDrive está excedido o congelado?
Algunos usuarios experimentan que su cuenta de OneDrive se congela al superar el límite de almacenamiento. En ese caso, tienes estas opciones:
- Adquirir más espacio y esperar a que la cuenta se reactive (puede tardar hasta 24 horas).
- Eliminar archivos innecesarios para liberar espacio, lo cual permitirá que siga funcionando en modo restringido durante 30 días para limpieza.
Además, es recomendable acceder a OneDrive al menos una vez al año para evitar que la cuenta se bloquee. Si la cuenta queda bloqueada de forma definitiva, solo el soporte de Microsoft podrá ayudarte a recuperarla.
Por último, si ninguna opción logra recuperar tus archivos importantes, te aconsejamos considerar una solución de respaldo externo para Microsoft 365, que realice copias periódicas de tus datos en la nube y otras ubicaciones.
Con estas distintas opciones, queda claro que OneDrive proporciona mecanismos robustos para gestionar, restaurar y proteger tus archivos y versiones anteriores. Desde la web, el escritorio, las aplicaciones de Office, la papelera o restauraciones completas, dispones de recursos que evitan que la pérdida de información sea un problema grave. La clave, sin embargo, es la prevención: revisa la configuración de versiones, realiza copias de respaldo si puedes y supervisa los cambios en archivos compartidos para mantener todo en control.