Cómo reducir el tamaño de un archivo en Microsoft Office

En el mundo en el que vivimos actualmente, la capacidad para procesar y gestionar datos resulta una herramienta crucial. Es evidente que los avances de la informática han hecho que la práctica totalidad de la información que se manejaba anteriormente pase a digitalizarse. Cualquiera que utilice de forma regular las tecnologías, dispositivos móviles y ordenadores sabe como incluir imágenes, diapositivas, gráficos u otros elementos visuales en sus archivos o presentaciones, sin embargo, la mayoría no saben cómo pueden optimizar el peso de estos elementos para que el dispositivo trabaje más rápido, por lo que ser eficiente a la hora de trabajar con archivos se convierte en una habilidad útil para destacar entre la mayoría.

Si te encuentras en este grupo, pero quieres profundizar en este camino para aprender cómo gestionar mejor el almacenamiento, optimización y utilización de archivos, estamos seguros de que este artículo puede ayudarte a conseguir lo que buscas. Sin duda te animamos a que continúes leyendo ya que te llevarás herramientas muy útiles que podrás comenzar a utilizar desde ya mismo para simplificar y comprimir el peso de tus archivos y, así, mejorar tu experiencia de trabajo y el rendimiento de los dispositivos que utilizas.

Importancia de optimizar los archivos

Antes de hablar sobre cómo podemos reducir el tamaño de nuestros archivos, es importante comentar porque esta simple tarea y resulta tan importante para mejorar la eficiencia de nuestro trabajo. Quizás si no sueles realizar presentaciones, o los archivos con los que trabajas sólo incluyen texto, no tendrás problema a la hora de trabajar con ellos. Por el contrario, si incluyes imágenes en tus documentos, hiperenlaces, gráficos detallados u otros elementos visuales similares, es de vital importancia que comiences a comprimir los archivos, sobre todo si utilizas este tipo de presentaciones para trabajar o de forma frecuente ya que el almacenamiento y la velocidad de carga de tu PC se verán afectadas.

Una de las razones principales es que comprimir los archivos hace que estos sean de menor tamaño y, por consiguiente, tendrás más facilidad para poder descargarlos y transferirlos. Además, el procesamiento de los mismos también será mucho más rápido.

También es una forma útil de organizar carpetas con multitud de archivos. Al comprimir grandes cantidades de archivos en lo que se conoce como «librerías«, el peso de estos datos disminuye considerablemente. Esto es algo que se utiliza muy frecuentemente en la descarga de archivos ya que resulta mucho más rápido.

Alternativas para comprimir archivos en Microsoft Office

A continuación, te presentaremos distintas alternativas para que puedas reducir y optimizar el tamaño de tus archivos en las principales aplicaciones de trabajo de Office: Word, PowerPoint y Excel, ya que son las que se utilizan con más frecuencia y en las que se incluyen elementos pesados.

Optimizar PowerPoint

PowerPoint es una herramienta básica de Microsoft utilizada para crear presentaciones muy visuales mediante la integración de diapositivas que suelen combinar texto, imágenes e incluso vídeos. Por ello, los archivos suelen tener un peso considerable y es importante intentar comprimir los elementos que insertamos, en especial imágenes y vídeos por lo que nos centraremos en ellos. Solo tendrás que seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero que tendrás que hacer es insertar en la diapositiva la imagen que deseas optimizar. Selecciona esta imagen haciendo clic sobre ella.
2. En el menú superior haz clic sobre la opción «Formato«. Aquí aparecerán distintas opciones, entre las que puedes ajustar el brillo y contraste de la imagen, modificar el tamaño de la misma, incluir marcos de foto…
3. Selecciona «Comprimir imágenes«. Aquí podrás optimizar de forma simple, o bien de forma avanzada clicando sobre opciones, donde podrás elegir la calidad de imagen en función del uso que vayas a darle. Cuanto más baja sea la calidad, menor será el tamaño. También puedes elegir si quieres comprimir todas las imágenes de la presentación o únicamente las que deseas. Simplemente con esta acción simplificarás el tamaño del PowerPoint y será más fácil de cargar y transferir.

Optimizar Word

Word seguramente sea la aplicación más utilizada de Microsoft Office y, aunque inicialmente se utilizara simplemente como documento de texto y el peso de los mismos no fuera muy elevado, actualmente se pueden insertar elementos de toda clase como imágenes, enlaces, transiciones… Aquí te daremos unos consejos básicos para reducir el tamaño de tus documentos.

Al igual que en el PowerPoint, si incluimos imágenes el peso del archivo aumentará, pero podemos comprimir estas imágenes para que sea más eficiente. Para ello seguiremos los mismos pasos que en el caso anterior. Tendremos que seleccionar la imagen, acudir a «Formato» y hacer clic sobre «Optimizar imágenes».

Un aspecto importante también es el formato de archivo que utilizamos al guardar. Normalmente se guarda por defecto en .docx o .doc. Pero si se trata de un archivo que ya está terminado, recomendamos convertirlo a .pdf ya que comprime mucho el archivo y, además, la presentación es más limpia.

Otro factor que debemos tener en cuenta es limitar o reducir, en la medida de lo posible, los efectos y elementos visuales que aumentan el tamaño de nuestros archivos. Por ejemplo, evitar añadir efectos de página, marcas de agua, fuentes de tema y colores.

Optimizar Excel

A pesar de que los documentos Excel no suelen ser pesados, si trabajamos con grandes cantidades de datos y fórmulas es posible que nuestra experiencia se vea ralentizada. Con estos sencillos pasos podrás comprimir estos archivos fácilmente.

Algo que podemos comenzar a utilizar desde ya mismo para simplificar estas hojas de cálculo es cambiar el formato de archivo. Es decir, en lugar de guardar por defecto en formato .xlsx, lo haremos en .xlsb que comprime y optimiza el tamaño y peso.

También es recomendable eliminar todos aquellos datos innecesarios, así como columnas ocultas que ocupan espacio y, sobre todo, evitar utilizar fórmulas complejas para operar con los datos, a menos que sea estrictamente necesario. Las fórmulas Excel aumentan el tamaño del archivo, por lo que si es posible intentaremos utilizar otras más sencillas.

Podemos trabajar con gráficas e imágenes, pero siempre es recomendable comprimir estos elementos para mejorar el rendimiento en la hoja de cálculo. Podemos hacerlo de la forma que hemos explicado anteriormente.