Cómo saber quién tiene acceso a tus ficheros de Google Drive

Cómo saber quién tiene acceso a tus ficheros de Google Drive

Google Drive es uno de los servicios en la nube más utilizados a nivel mundial, porque ofrece muchas funcionalidades de manera gratuita. Una de ellas es la posibilidad de compartir archivos con terceras personas. El problema es que, si trabajas habitualmente con esta herramienta, puede llegar el momento en que no sabes bien quién tiene acceso a ficheros en Google Drive.

Para que puedas mejorar mejor tus archivos y controlar la privacidad, te vamos a explicar cómo puedes saber quienes son las personas a las que has dado acceso a determinados documentos o ficheros.

Todas las ventajas de compartir archivos a través de Google Drive

Todas las ventajas de compartir archivos a través de Google Drive

Esta herramienta de Google es fácil de utilizar y muy accesible, por lo que cuenta con millones de usuarios. Compartir archivos a través de ella nos aporta una serie de ventajas:

Acceso desde cualquier lugar

Los archivos que hemos subido a la nube, con independencia de que los hayamos compartido o no, van a estar disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. En la era del trabajo remoto, esto es especialmente interesante.

Colaboración en tiempo real

Una de las grandes ventajas de dar acceso a ficheros en Google Drive a otras personas, es que estas pueden trabajar a la vez en un mismo documento. El resto verán los cambios en tiempo real, lo que agiliza mucho el trabajo.

Control de versiones

Drive guarda un historial de todas las versiones de tus archivos. Esto te permite hacer revisiones y volver a una versión anterior en caso de que sea necesario.

Esta funcionalidad es de especial utilidad cuando se trabaja en un mismo documento a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si estás elaborando tu proyecto de negocio, un informe importante, o si estás redactando tu trabajo de fin de Grado.

Facilidad de uso

Como decíamos antes, una de las grandes ventajas de esta herramienta es que tiene un funcionamiento sencillo e intuitivo. Te resultará fácil saber cómo crear carpetas y distribuir los diferentes permisos de acceso, aunque nunca antes hayas usado Google Drive.

Amplia capacidad de almacenamiento

Google Drive ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, lo cual es más que suficiente para poder almacenar y compartir cientos de archivos. No obstante, si necesitas más espacio, puedes optar por una suscripción de pago.

Integración con otras aplicaciones de Google

Drive se integra con otras aplicaciones de Google como Gmail, Docs, Sheets y Slides. De esta forma, el intercambio de archivos entre aplicaciones se vuelve muy sencillo, y se incrementa con ello la productividad.

Seguridad y privacidad

Google Drive ofrece medidas de seguridad avanzadas en cuestiones esenciales como cifrado de datos en tránsito y en reposo, lo que ayuda a proteger la confidencialidad de los archivos que tienes en tu nube, aunque los compartas con otras personas.

Además, en todo momento puedes controlar quién tiene acceso a los archivos y cambiar los permisos (o retirarlos) cuando lo consideres necesario.

Facilidad para compartir

Puedes compartir archivos de diferentes maneras, pero una de las más sencillas es generar un enlace que puedes remitir por correo electrónico o mediante mensaje.

¿Quién tiene acceso a ficheros en Google Drive?

¿Quién tiene acceso a ficheros en Google Drive?

Google Drive tiene tantas ventajas, que seguro que lo has utilizado en alguna ocasión para compartir archivos con otras personas. Si es así, y deseas saber quién puede ver tus ficheros, haz lo siguiente.

Accede al documento del que te interesa saber con quién lo has compartido y pulsa sobre “Compartir”. Verás esta opción en la esquina superior derecha de tu dispositivo.

Al pulsar sobre ella aparece una ventana emergente que te indica qué personas tienen acceso a ese archivo y qué permisos tienen para trabajar sobre el mismo.

Buscar documentos compartidos en Google Drive

Si hace mucho tiempo que utilizas esta herramienta, es posible que hayas perdido la pista de algunos documentos que en su momento compartiste con otras personas. Si ahora necesitas recuperar esa información, puedes acceder a ella.

Entra a WhoHasAccess y pulsa sobre “Escanear mi Google Drive ahora”. Concede los permisos que te solicita la herramienta, y deja que haga su trabajo. Al final del escaneo te va a proporcionar una lista con tus documentos compartidos. En ella verás tanto el nombre como el correo electrónico de las personas con las que, en su momento, compartiste cada archivo.

Gestiona los permisos de acceso a tus documentos compartidos

Compartir documentos a través de Google Drive es muy útil a nivel académico y profesional. Sin embargo, no siempre es conveniente que todas las personas que pueden tener acceso puedan llevar a cabo una edición y cambiar el contenido.

Para tener un mayor control sobre tus ficheros, Drive te brinda la oportunidad de establecer diferentes permisos de acceso. Los roles que puedes asignar son:

  • Lector. Esa persona solo puede leer el texto, pero no hacer modificaciones en su contenido.
  • Comentador. El usuario puede dejar comentarios, pero no puede interactuar directamente con el texto.
  • Editor. Si asignas este rol a otra persona, esta tendrá las mismas funciones de edición sobre el documento que tienes tú como creador del mismo.

Puedes cambiar rápidamente los permisos que has concedido. Entra en el documento que te interesa y pulsa sobre la opción “Compartir”. Te va a aparecer un listado con las personas que tienen acceso al archivo y el rol previamente asignado. Pulsando sobre este aparece una nueva ventana emergente que te permite hacer cambios.

Así, alguien con rol de editor puede pasar a ser un simple lector, y viceversa. Desde esta ventana también puedes cancelar los permisos de acceso que hayas concedido.

Si lo que necesitas es bloquear a un determinado usuario, también puedes hacerlo. Sigue estos pasos:

  • Accede a Google Drive.
  • Pulsa sobre la pestaña “Compartidos conmigo” que aparece en el lado izquierdo de la pantalla.
  • Haz clic con el botón derecho en un archivo del usuario que te interesa y pulsa “Bloquear” en el menú desplegable.
  • Confirma tu acción pulsando de nuevo sobre “Bloquear”.

Con esta acción, el usuario bloqueado ya no tendrá acceso a ningún documento que hayáis compartido entre los dos.

Como has comprobado, saber quién tiene acceso a ficheros en Google Drive no es complicado. Te recomendamos que hagas una revisión y tomes decisiones sobre si te interesa seguir compartiendo o no tus archivos con ciertas personas.


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