¿Sientes que no tienes tiempo para todo? ¿Te da la sensación de que tardas demasiado tiempo en hacer algunas tareas de tu trabajo? No te preocupes, esto es algo que nos ocurre a todos. Por suerte, hay soluciones que nos pueden ayudar a aprovechar mejor el tiempo que dedicamos a trabajar y, por eso, vamos a ver cómo maximizar la productividad con OneNote.
Porque resulta que esta poderosa herramienta de Microsoft puede mejorar tu productividad de manera significativa si sabes utilizarla bien y conoces los mejores trucos para sacarle provecho.
¿Todavía no usas OneNote?
Si no sabes qué es, déjanos aclararte que se trata de una aplicación de Microsoft diseñada para tomar notas digitales y organizar información.
Te permite captar y organizar texto, guardar imágenes, hacer grabaciones de audio, capturas de pantalla, guardar archivos, etc., y todo ello con una interfaz flexible y muy fácil de usar. Además, se sincroniza con diferentes dispositivos y plataformas, por lo que resulta ideal para el trabajo colaborativo o remoto.
Si no la has probado, descubre algunos de los mejores trucos para sacarle partido y seguro que no tardará mucho en convertirse en una de tus herramientas favoritas de trabajo.
Claves para maximizar la productividad con OneNote
Tanto los nuevos usuarios de la aplicación de Microsoft como los veteranos se pueden beneficiar de estos tips de productividad que hemos recopilado.
Organiza de forma eficiente la información
OneNote te brinda la oportunidad de recopilar información en notebooks o cuadernos, secciones y páginas. Si los usas bien, encontrar lo que buscas te resultará mucho más sencillo y rápido.
Nuestro consejo es que crees cuadernos para los diferentes proyectos que tengas en marcha. Por ejemplo:
- Trabajo de fin de carrera.
- Viaje a Tailandia.
- Boda.
- Informe trimestral.
- Plan de empresa.
Luego, dentro del cuaderno ve creando secciones más específicas. Así, dentro de tu cuaderno de plan de empresa puedes tener las secciones:
- Presupuesto inicial.
- Estudio de mercado.
- Proveedores.
- Fuentes de financiación.
Por último, dentro de cada sección crea páginas que desglosen todavía más la información. Siguiendo con el ejemplo anterior, puedes dedicar una página a recopilar la información de cada uno de los proveedores con los que estés valorando trabajar en tu negocio.
Utiliza etiquetas para destacar la información clave
Para maximizar la productividad con OneNote puede no ser suficiente con agrupar la información en cuadernos, secciones y páginas. Si quieres destacar algunos datos, ideas o conceptos clave, márcalos usando etiquetas, así serán mucho más visibles. Además, la aplicación te permite crear etiquetas totalmente personalizadas.
Resalta el texto y selecciona una etiqueta desde el menú Inicio > Etiquetas.
Una vez que hayas etiquetado el contenido, solo tienes que ir a “Buscar etiquetas” o pulsar Ctrl + E y se abrirán todas las notas que hayas marcado con la etiqueta indicada.
Crea recordatorios
Con una información bien organizada es complicado que pases algo por alto, pero siempre hay un cierto riesgo de que ocurra. Si quieres minimizar todavía más la posibilidad de sufrir un olvido, sácale partido a la opción de recordatorios .
Crea un recordatorio para una tarea y añádela a tu lista de tareas de Outlook, así el servicio de correo electrónico de Microsoft te avisará cuando llegue el momento.
Para configurar un recordatorio haz esto:
- Resalta la tarea que quieres recordar.
- Clica sobre “Tareas de Outlook” en la sección de “Etiquetas” que está en “Inicio”.
- Selecciona una de las etiquetas, verás opciones como “Mañana” o “La próxima semana”. Escoge la que te interesa y habrás creado el recordatorio.
- Si pulsas sobre la etiqueta “Personalizada” puedes establecer la hora exacta en la que quieres que te llegue el recordatorio a tu correo electrónico. Ingresa la fecha y la hora y luego pulsa sobre “Guardar y cerrar”.
Utiliza la tecnología OCR para extraer el texto de imágenes
Si hay una imagen, como un póster o una foto, que tiene un texto que te interesa, no tienes que perder tiempo haciendo la transcripción. Simplemente haz una foto de la imagen y ábrela en OneNote. Pulsa sobre ella con el botón derecho del ratón y después, selecciona “Copiar texto de la imagen” en el menú y tendrás el texto libre y disponible para ser editado.
Sincroniza todos tus dispositivos para maximizar la productividad con OneNote
La sincronización te permite acceder a la información que tienes guardada en OneNote desde cualquier dispositivo, lo que te ayuda a agilizar el trabajo.
Por defecto, esta aplicación de Microsoft sincroniza las notas con todos los dispositivos que tienes conectados. No obstante, puedes revisar si la tienes activada siguiendo la ruta Archivo > Información > Ver estado de sincronización.
Para poder trabajar desde el móvil, descarga la app y así podrás ir tomando notas sobre la marcha.
Toma notas con el sistema de grabación de voz
Si te surge una idea o has visto algo de lo que debes tomar nota inmediatamente, la forma más eficaz de hacerlo es hacer una nota de voz.
Para grabar audio en OneNote ve a la pestaña “Insertar” y desde allí a Transcribir > Grabar audio. Una vez que hayas hecho la grabación, no olvides pulsar “Detener” entre las opciones que vas a ver en la parte superior de la pantalla.
Escuchar este tipo de audios es muy sencillo. Pulsa sobre el clip y selecciona el botón de reproducción en la ventana emergente que va a aparecer.
También puedes grabar vídeo siguiendo más o menos los mismos pasos. Y si lo que necesitas es hacer una captura de pantalla, sigue la ruta Insertar > Recorte de pantalla. De esta forma puedes capturar partes de tu pantalla y pegarlas directamente en tus notas. Esto es especialmente útil si tienes que trabajar con diagramas u otros gráficos.
Usa tus propias plantillas
OneNote pone a tu disposición una serie de plantillas predefinidas que te ayudan a estructurar la información, pero usar tus propias plantillas te permite trabajar de forma más eficiente.
Microsoft sigue mejorando día tras día esta herramienta, que se vuelve cada vez más flexible y más útil. Ahora que ya sabes cómo maximizar la productividad con OneNote, estamos seguros de que vas a conseguir agilizar muchas de las tareas que realizas a diario. ¿Nos cuentas tu experiencia?