La actualidad y el futuro siguen apuntando a profundizar todo lo referente al trabajo colaborativo, los equipos de trabajo y su comunicación. En estos momentos, casi todas las organizaciones se manejan bajo estos esquemas y por ende, ocupan herramientas que les permiten manejar esta dinámica con facilidad. Un ejemplo interesante lo tenemos en la suite ofimática en línea de Google, en donde todo un equipo puede trabajar sobre el mismo documento, dejar comentarios y más. En ese sentido, hoy queremos hablar sobre una excelente opción para estos fines, creada por la misma casa que fabrica Windows. Así que, vamos a abordar cómo utilizar la herramienta Microsoft Teams en Mac.
Esta es una opción de comunicación integral para equipos de trabajo que te permitirá mantener organizado, actualizado y disponible todo lo que tenga que ver con tu dinámica laboral.
¿Qué es Microsoft Teams?
Como mencionamos antes, la actualidad y el futuro de las organizaciones apunta a los proyectos basados en equipos de trabajo. Además, estos equipos no necesariamente deben estar en la misma ubicación geográfica y física, por lo que la dinámica puede ser una tanto retadora. Si bien opciones como Google Docs o Sheets ofrecen opciones interesantes para manejar esto, hay grupos que necesitan un contacto más inmediato.
Es así como Microsoft Teams llega, presentándose como una solución que le permite a los equipos de trabajo no solo mantenerse comunicados en tiempo real, sino manejar archivos y crear canales para tratar proyectos o cualquier otro aspecto del equipo. De esta manera, podemos verlo como una oficina virtual que, además, ofrece la posibilidad de recibir complementos para potenciar sus funciones y adaptar la experiencia a las necesidades del grupo.
Cabe resaltar que, Microsoft Teams es una aplicación multiplataforma, por lo que está disponible para dispositivos móviles, PC y Mac. Si eres usuario del sistema operativo de Apple, aquí te enseñaremos algunos de los aspectos básicos del uso de esta herramienta.
Iniciar sesión y crear o unirse a un equipo
Una vez hayas instalador Microsoft Teams en tu Mac, bastará con dirigirte al cajón de aplicaciones para ejecutarla. De inmediato, tendrás que iniciar sesión con tus credenciales de Microsoft 365.
Una vez dentro de la aplicación tendrás la posibilidad de unirte a un equipo o crear uno nuevo. Para ello, haz click en el botón “Equipos” del panel lateral izquierdo y a continuación, dirígete la opción que se ubica en la parte inferior identificada como “Unirse o crear un equipo”.
Esto mostrará una pantalla con la posibilidad de crear un nuevo equipo o en caso de que haya uno previamente creado en tu organización, tendrás la opción de unirte.
Es de resaltar que, los equipos hacen referencia a grupos de personas que están involucradas en el mismo departamento o proyecto. En ese sentido, los equipos se componen de canales que tienen el propósito de organizar la comunicación. De esta manera, podrás generar canales orientados a compartir archivos, organizar calendario, conversaciones generales y hasta diversión.
Si decides generar uno nuevo, durante el proceso solo tendrás que darle un nombre al equipo y luego se solicitará que ingreses a los miembros. Además, durante la creación se nos dará la posibilidad de hacerlo público o privado para que solo ingresen las personas que agregamos.
Iniciar una conversación con una persona
Teams no solo promueve la comunicación en equipo, sino que también puedes tener chats privados con cualquier persona dentro de la organización. Esto es realmente sencillo, por lo que solo tendrás que hacer click en el botón “Chat” que se encuentra justo arriba de “Equipo” en el panel lateral izquierdo.
Luego, haz click en “Nuevo Chat” y esto desplegará un pequeño recuadro en donde debes ingresar el nombre o dirección de la persona, el mensaje y luego enviarlo.
Compartir y enviar archivos
Esta es una de las funciones fundamentales de Microsoft Teams, con la que podrás compartir archivos en canales o enviarlos en chats privados. Para lograrlo, bastará con hacer click en el botón del clip y esto desplegará varias opciones:
- Archivos recientes.
- Buscar en canales y equipos.
- OneDrive.
- Subir desde el ordenador.
Como vemos, la aplicación ofrece varias vías para capturar el archivo que queremos compartir. En ese sentido, resulta muy útil el hecho de permitir explorar en nuestras unidades en la nube de OneDrive y también con archivos desde el ordenador. Por otra parte, debemos destacar que, podrás compartir fotos, videos, documentos, programas, enlaces y más.
Buscar archivos, personas o mensajes
Otra de las actividades relevantes en cómo utilizar Microsoft Teams en Mac, tenemos la búsqueda. La herramienta cuenta con un motor de búsquedas muy eficiente que te permitirá encontrar cualquier elemento en segundos. Para ello, solo tendrás que hacer click en la barra de la parte superior de la pantalla y escribir la palabra clave o nombre de la persona que quieres encontrar.
De inmediato, verás como se filtran los resultados y verás 3 pestañas en el panel izquierdo: personas, mensajes y archivos. Selecciona la que quieras en función de lo que estés buscando y listo.