Quienes ya usan Microsoft 365 y trabajan con Copilot en tu día a día saben bien que los conectores son el puente que permite a la IA ver y entender los datos que viven fuera de Microsoft. Conectar fuentes externas a Microsoft Graph desbloquea respuestas más ricas, búsquedas más afinadas y una experiencia inteligente que bebe de todo el conocimiento corporativo.
En esta guía explicamos, paso a paso, cómo funcionan los conectores de Copilot, qué papel juega la indexación semántica, cómo configurarlos desde el Centro de administración, de qué manera personalizar esquemas y sincronizaciones, y cómo aprovecharlos también en Power Platform y Copilot Studio.
Qué son los conectores de Copilot y cómo se muestran en Microsoft 365
Los conectores de Microsoft 365 Copilot llevan contenido de negocio externo (SaaS o local) a Microsoft Graph para que Copilot y Microsoft Search lo entiendan y lo utilicen con lenguaje natural. Cuando el contenido entra por un conector, Copilot puede citarlo, resumirlo y enlazarlo, permitiendo que el usuario profundice con los vínculos de referencia que se muestran al final de las respuestas.
Este mismo contenido alimenta experiencias como Microsoft Search, Context IQ y la propia app de Copilot. La clave es que los conectores respetan permisos y seguridad del origen, de manera que cada persona ve solo aquello a lo que ya tenía acceso.
Indexación semántica: por qué importa
Los conectores modernos no se limitan a indexar palabras sueltas; aplican indexación semántica para relacionar conceptos y contexto. Así se mejora la coincidencia entre consulta y contenido, se permiten coincidencias aproximadas y se entienden relaciones entre entidades.
Se suelen indizar propiedades comunes como título y contenido, y en conectores personalizados conviene asegurarse de que el texto relevante esté en esos campos para que Copilot lo aproveche. Esto es vital para preguntas complejas, búsquedas temáticas o cuando el usuario no escribe la palabra exacta.
Hay casos donde la semántica no aporta tanto, como consultas sin palabras clave (“errores asignados”) o filtros con múltiples parámetros muy específicos. En esas situaciones, la búsqueda tradicional con parámetros puede ser más directa.
Galería y tipos de conectores disponibles
Desde la galería oficial puedes añadir más de un centenar de conectores de Microsoft y partners para servicios como Salesforce, ServiceNow, Confluence, Google, Box o MediaWiki, además de orígenes de Azure. Cada entrada de la galería incluye una descripción y un enlace del proveedor para ampliar información.
También existen conectores de “datos de personas” que introducen información de perfiles de terceros en Microsoft 365 para enriquecer tarjetas de perfil, cohesionar identidades y mejorar la relevancia de Copilot en resultados y respuestas.
Requisitos previos y roles de administración
Antes de empezar, asegúrate de que cuentas con permisos de Administrador global, Administrador de búsqueda o Administrador de Copilot en el Centro de administración. Además, ten a mano las credenciales del origen (o una cuenta de servicio con los roles apropiados) para autenticar la conexión.
Si vas a crear conectores propios, se recomienda que un administrador de búsqueda supervise el proceso y, si aplica, gestione las etiquetas semánticas, las actividades y la resolución de URL para maximizar la calidad de los resultados en Copilot y Search.
Crear un conector desde el Centro de administración
El asistente de configuración es sencillo y permite una puesta en marcha rápida con opciones por defecto o, si lo prefieres, un modo de configuración personalizada para afinar permisos, esquema y sincronización.
- Abre el Centro de administración de Microsoft 365, entra en Copilot → Conectores, y accede a la pestaña Galería. Elige el servicio que quieres conectar (por ejemplo, ServiceNow Knowledge o Salesforce) para iniciar el asistente.
- Completa los datos básicos: un nombre para mostrar, la URL de la instancia (p. ej., https://tuinstancia.service-now.com) y el tipo de autenticación. Si te interesa, lanza primero a un grupo piloto para validar la conexión antes de abrirla a toda la organización.
- Pulsa Crear y deja que el conector empiece a indexar con la configuración predeterminada. Después, añade una descripción clara sobre: qué contenido incluye, cómo se refiere la gente a ese repositorio, en qué momentos de trabajo lo utilizan y qué rasgos caracterizan a esos datos.
Opcional: Cambia a Configuración personalizada para controlar tres pestañas: Usuarios, Contenido y Sincronización. Aquí puedes ajustar permisos, etiquetado semántico, propiedades del esquema y la programación de rastreos.
Permisos, identidades y control de acceso
En la pestaña Usuarios defines si el índice será visible para toda la organización o solo para quienes ya tenían acceso en el origen. Esto te permite respetar las ACL de origen o, si procede, abrir el conocimiento de forma amplia.
La asignación de identidades, por defecto, compara el correo del usuario en el origen con UserPrincipalName o Mail de Microsoft Entra ID. Si tu empresa usa un mapeo distinto, puedes definir una fórmula de asignación personalizada para que todos queden correctamente resueltos.
Propiedades, alias y etiquetas semánticas
En Contenido puedes marcar propiedades como consultables, recuperables o refinables, asignar alias fáciles de usar y, sobre todo, aplicar etiquetas semánticas para que Copilot comprenda mejor tu esquema (por ejemplo, title, url, createdBy).
La etiqueta title es la más crítica para participar en el clúster de resultados. Para la propiedad de contenido, recuerda que se emplea para la indexación de texto completo, snippets y relevancia, pero no se debe usar como propiedad recuperable para mostrarla tal cual en el resultado por motivos de rendimiento.
| Atributo de esquema | Función | Ejemplo |
|---|---|---|
| BUSCAR | Incluye el texto de la propiedad en el índice de texto completo. | title contiene “Enterprise” → aparece al buscar “Enterprise”. |
| CONSULTA | Permite referenciar la propiedad en la consulta. | title:Enterprise si la propiedad es consultable. |
| RECUPERAR | La propiedad se puede mostrar en el resultado o usarse en tipos de resultado. | Ideal para campos como autor, fecha o URL. |
| REFINAR | Habilita filtros en la página de resultados. | Refinar por URL si esa propiedad está marcada como refinable. |
Para la mayoría de conectores, el asistente sugiere un esquema por defecto. Si quieres cambiarlo, marca los atributos apropiados para cada propiedad antes de publicar la conexión.
Personalizar valores de propiedades (URL y más)
Algunos conectores, como ServiceNow, te permiten definir expresiones para construir la URL de acceso a cada elemento con variables de tu esquema (p. ej., ${SysId} o ${Number}). Esto es útil si tu organización usa rutas distintas en el portal o necesita abrir vistas concretas.
Pasos: entra en Configuración personalizada → Contenido → Administrar propiedades, escoge la propiedad (por ejemplo, la URL), y en el panel lateral define la Expresión predeterminada usando variables con ${}. Guarda, previsualiza en «Vista previa de datos» y valida que cada fila genera la URL correcta.
| Conector | Ejemplo de URL de la organización | Expresión recomendada |
|---|---|---|
| ServiceNow Knowledge | https://contosos.service-now.com/serviceportal?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0102362 |
https://contosos.service-now.com/serviceportal?id=kb_article_view&sysparm_article=${Number} |
| ServiceNow Knowledge | https://custom.contoso.com/knowp?id=kb_article&table=kb_knowledge&sys_id=a3f66636838e9a90 |
https://custom.contoso.com/knowp?id=kb_article&table=kb_knowledge&sys_id=${SysId} |
| ServiceNow Catálogo | https://custom.contoso.com/sp?id=sc_cat_item&sys_id=bf21d3a54731465c34 |
https://custom.contoso.com/sp?id=sc_cat_item&sys_id=${SysId} |
| ServiceNow Vale | https://contoso.service-now.com/esc?id=ticket&table=sc_req_item&sys_id=113851de1b7894&view=sp |
https://contoso.service-now.com/esc?id=ticket&table=${EntityType}&sys_id=${SysId}&view=sp |
Si necesitas distintas expresiones según una condición (por ejemplo, por base de conocimiento o categoría), añade reglas adicionales: selecciona la propiedad de filtro (p. ej., KbKnowledgeBase), indica los valores (separados por comas) y registra la expresión para esos casos. Guarda y valida con la vista previa antes de publicar.
Sincronización, intervalos y planificación de rastreos
El conector ofrece dos tipos de actualización: completa e incremental (si el origen la admite). La incremental procesa solo lo añadido o modificado desde el último rastreo correcto, mientras que la completa reconstruye el índice y es útil para detectar eliminaciones, cambios de ACL o modificaciones de reglas.
Define la programación en la pestaña Sincronización: periodicidad (día, semana, segunda/4ª semana), días concretos, frecuencia de repetición (15 min a 12 h), hora de inicio y opción de ejecutar una sola vez por día. Si un rastreo se solapa con el siguiente, el nuevo se pone en cola y se ejecuta después si es de tipo diferente.
Consejo práctico: si buscas frescura constante, programa incrementales frecuentes; si el repositorio es enorme o no cambia tanto, reduce la cadencia y alterna con completas periódicas para coherencia y limpieza de elementos obsoletos.
Habilitar resultados insertados y ajuste para Copilot
Para que Copilot pueda mostrar contenido del conector en respuestas, en el Centro de administración ve a Buscar e inteligencia → Verticales → Todo y entra en «Administrar resultado del conector». Activa “Mostrar resultados insertados” y habilita las conexiones que quieras exponer en Search y Copilot.
Además, en conectores personalizados, aplica etiquetas semánticas (title, url, iconUrl como mínimo), enriquece la propiedad de contenido con texto útil, agrega urlToItemResolver para reconocer URL compartidas entre usuarios, registra actividades de usuario en los elementos y ofrece descripciones ricas de la conexión.
Copilot en Windows: atajos y funciones nativas
- En Windows 11 la app de Copilot suele venir instalada y anclada. Si no la ves, instálala y inicia sesión con tu cuenta de Microsoft para activar historial, voz, generación de imágenes y conversaciones largas.
- Puedes abrir Copilot con la tecla Copilot dedicada o Windows + C. Configura si deseas la app completa o la “vista rápida” desde Configuración → Cuenta → Métodos abreviados de Copilot. Activa «Presionar para hablar» para lanzar Copilot Voz manteniendo la tecla durante 1–2 segundos.
- La palabra de activación “Hola Copilot” permite invocarlo manos libres. Con Copilot Vision, el asistente entiende lo que hay en tus ventanas y te guía paso a paso. La búsqueda de archivos local encuentra y abre .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .pdf o .json, y puedes ajustar permisos en Configuración → Cuenta → Búsqueda y Lectura de archivos.
- También puedes hacer capturas de pantalla desde el compositor: pulsa «+ → Hacer una captura», selecciona el área y pregunta sobre lo que ve. Por último, el “Contexto del dispositivo” te responde dudas del sistema (“cómo emparejar Bluetooth”), adaptándose a tu versión de Windows.
Activar Copilot y funciones de IA en Microsoft Teams
Las capacidades de IA en Teams dependen de licencias y políticas. Copilot se integra en Word, PowerPoint, Excel, Outlook y Teams, y para exprimirlo en reuniones conviene habilitar transcripción, subtítulos y grabación. Además, Teams Rooms en Windows soporta altavoz inteligente para atribución de orador.
Licenciamiento: usuarios con Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), E3, E5, F1 o F3 pueden añadir Microsoft 365 Copilot. Para salas, asigna Teams Room Pro a las consolas. Gestiona compras y asignaciones desde el Centro de administración → Facturación → Licencias.
Para anclar y permitir Copilot en reuniones: en el Centro de administración de Teams, ve a Reuniones → Directivas de reunión y activa «Copilot». Por PowerShell: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -Copilot Enabled. Activa también la transcripción: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -AllowTranscription $true.
La grabación en la nube guarda en OneDrive o SharePoint, se enlaza en el chat y se indexa en Microsoft 365 Search (aplica cumplimiento de Purview). En PowerShell: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -AllowCloudRecording Enabled. Los subtítulos en directo se configuran en la misma directiva, recomendando permitir que organizadores/presentadores los activen.
Reconocimiento de voz, aislamiento y atribución del orador
Para que Copilot y la transcripción identifiquen quién habla, habilita reconocimiento de voz y, si procede, reconocimiento facial. En PowerShell: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -EnrollUserOverride Enabled o asigna políticas personalizadas con Grant-CsTeamsMeetingPolicy.
El aislamiento de voz ayuda a distinguir la voz del usuario del ruido ambiente. Verifica que está activado: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -VoiceIsolation Enabled. Cada usuario debe crear su perfil de voz en Teams (Configuración → Reconocimiento → Crear perfil de voz) para sacarle partido.
La atribución de orador se controla con: Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -SpeakerAttributionMode Enabled. Modos disponibles: Enabled, EnabledUserOverride, DisabledUserOverride y Disabled, según prefieras fijarlo a nivel organizativo o permitir elección del usuario.
Teams Rooms: actualización de dispositivos y altavoz inteligente
En salas con Windows, actualiza sistema y app de Teams Rooms para compatibilidad con altavoz inteligente y atribución de orador. En Android, aunque no haya altavoz inteligente, obtendrás mejoras como supresión de ruido; ten el firmware al día según la matriz de compatibilidad.
Los perfiles de voz y rostro los crean los usuarios que asisten físicamente a la sala para que aparezcan identificados en la transcripción. Recuerda activar las políticas para permitir su uso en reuniones según tu estándar de privacidad.
Administración de conexiones, límites y licencias
Desde la pestaña Conectores del Centro de administración puedes revisar estado, uso y errores. Al publicar, la conexión puede permanecer un tiempo en Publishing hasta estar operativa. Tras publicar, algunas propiedades son de edición limitada; si necesitas cambiarlas, borra y vuelve a crear la conexión.
Para exponer datos de conectores en resultados de los usuarios necesitas una licencia válida de Microsoft 365 u Office 365. El ecosistema de búsquedas y Copilot respeta permisos, retenciones y cumplimiento, y se integra con políticas corporativas existentes.
Cuando todo esto se orquesta —conectores bien configurados, semántica cuidada, sincronizaciones bien planificadas, políticas de Teams ajustadas y la app de Copilot en Windows lista— el salto de productividad es notable: las preguntas encuentran respuestas, las reuniones se aprovechan mejor y la información fluye sin fricciones entre herramientas y servicios.