Imprimir desde Word parece cosa de dos clics, pero la realidad es que los resultados cambian mucho según los ajustes. Elegir bien el tamaño de papel, configurar los márgenes, la orientación, el rango de páginas y la calidad marca la diferencia entre una copia mediocre y un trabajo que da gusto entregar.
En esta guía reunimos, reescrita con nuestras palabras, la información clave de las páginas que mejor posicionan para el tema y la ampliamos con buenas prácticas de diseño. Encontrarás desde trucos rápidos para sacar varias copias hasta consejos de calidad (300 DPI, CMYK, PDF), además de cómo previsualizar y qué tener en cuenta si pides la impresión online.
Preparativos básicos antes de imprimir
- Antes de nada, guarda el documento. Parece obvio, pero evita disgustos: pulsa Ctrl+S para que no se pierda ni un cambio antes de abrir la ventana de impresión.
- Abre el menú de impresión desde la ruta habitual del procesador de textos: ve a Archivo > Imprimir. Selecciona la impresora correcta y comprueba que está conectada o disponible en red.
- Si necesitas varias copias, el comportamiento varía según el sistema. En equipos con versiones antiguas (por ejemplo, Windows 7 y anteriores) hay un cuadro de Copias con flechas para subir o bajar. En sistemas más actuales como Windows 8 o Windows 10 verás botones “+” y “–” junto al campo de cantidad; ajusta el número y confirma.
- La previsualización integrada es tu mejor amiga. Verás a la derecha cómo quedará cada página. Si algo no encaja (salto, margen, imagen cortada), corrígelo antes de gastar tinta.
Opciones esenciales en la ventana de impresión
El primer bloque de ajustes suele incluir orientación, tamaño de papel y márgenes. Para la mayoría de documentos de oficina, se usa A4 y orientación vertical, pero puedes pasar a horizontal para tablas anchas o presentaciones. Consulta los ajustes de Word si quieres guardar configuraciones predeterminadas.
Elige el tamaño de papel compatible con tu impresora: A4 es el estándar, aunque muchos dispositivos aceptan también A5 o A3 para pósteres y trípticos. Si hace falta, configura un tamaño personalizado desde el diálogo avanzado.
Atención con los márgenes: ninguna impresora doméstica imprime hasta el borde físico. Respeta un margen de seguridad para que no se “coma” contenido; evita poner textos o números de página pegados al canto. Si tienes problemas de formato, esta guía de solución de formato puede ayudar.
Configura qué páginas imprimir: todas, solo la actual o un intervalo concreto (por ejemplo, 2-4). Introducir rangos ahorra tinta y tiempo cuando solo necesitas revisar una parte del documento.
Activa la doble cara si tu dispositivo lo admite. Cuando no hay dúplex automático, la mayoría de suites permiten impresión a doble cara manual guiando el reinsertado del papel; es más lenta, pero efectiva para reducir el consumo.
Para trabajos con muchas copias, decide si quieres páginas intercaladas (1-2-3 / 1-2-3) o sin intercalar (1-1-1 / 2-2-2 / 3-3-3). Intercalar te entrega cada juego completo listo para grapar, mientras que sin intercalar puede ser útil para clasificar manualmente.
¿Necesitas ahorrar papel en borradores? Usa la opción de varias páginas por hoja (2, 4 o más). Para un libro largo, dos páginas por cara es una combinación muy práctica para revisar.
Vista previa, controles avanzados y alternativas a Word
No hace falta tener Word para imprimir archivos .DOCX. Suites como ONLYOFFICE Desktop Editors abren y envían a impresión estos documentos sin problema. Desde su interfaz, accede a Archivo > Imprimir o pulsa Ctrl+P para abrir la vista previa con todas las opciones esenciales.
En editores como ONLYOFFICE el tamaño predeterminado es A4 (21 × 29,7 cm), pero puedes elegir desde A0 hasta A6 o un tamaño personalizado. Cambiar la orientación entre vertical y horizontal es inmediato y además puedes elegir márgenes preconfigurados o introducir valores propios.
Al confirmar, se abre el cuadro de impresión del sistema, donde verás parámetros específicos de tu impresora. Desde ahí es posible activar opciones como modo económico, corrección de color o impresión en formato folleto para cuadernillos.
Hay funciones de atajo como la Impresión rápida (disponible en algunas suites a partir de versiones concretas, por ejemplo, 7.3 en Windows y Linux), que envían el documento con los ajustes por defecto y los de la sesión anterior sin abrir diálogos. Aparece un aviso la primera vez; úsala cuando ya tengas la configuración afinada.
¿Colaboras con comentarios o revisiones? Antes de imprimir, cambia el modo de visualización a Original (sin sugerencias ni globos) para que no aparezcan anotaciones. Así imprimes el texto limpio y sin marcas cuando el objetivo es entregar la versión final. Si trabajas habitualmente con anotaciones, consulta la guía sobre comentarios y revisiones.
Calidad de salida: tipografías, imágenes y color
Cuida la consistencia tipográfica. Títulos, subtítulos y cuerpo deben mantener coherencia de tamaños. Si usas 12 pt en el primer párrafo, respétalo en el resto salvo que haya una razón de diseño clara.
Las imágenes son críticas: cuanto mayor la resolución, mejor. Para una salida de calidad se recomienda al menos 300 DPI; no bajes de 200 DPI si no quieres ver píxeles o borrosidad en fotos y gráficos.
Integra las imágenes en el flujo del texto: evita colocarlas al azar y procura que acompañen al contenido. Una imagen bien posicionada mejora la legibilidad y el impacto visual; al revés, una foto pixelada o mal alineada arruina la presentación.
Sobre el color, recuerda que la pantalla usa RGB y las impresoras trabajan con CMYK. Muchos controladores hacen la conversión automáticamente, pero si el trabajo es importante, preparar los colores en CMYK reduce sorpresas (especialmente en tonos corporativos y degradados sutiles).
Evita ubicar elementos esenciales en los bordes; en impresoras sin sangrado real siempre hay una franja no imprimable. Reubicar logotipos, códigos o números cerca del margen interior previene cortes indeseados.
PDF y compatibilidad entre equipos
Convertir a PDF antes de imprimir es una práctica segura cuando el documento viaja entre ordenadores. El PDF bloquea maquetación, fuentes y estilos, y reduce el riesgo de saltos raros al abrir en otro equipo.
Tras la conversión, revisa el archivo: a veces se detectan pequeñas variaciones cromáticas o de espaciado entre Word y PDF, incluso usando conversores oficiales. Un vistazo final en la vista previa del PDF te ahorra reimpresiones.
Para compartir o enviar a una copistería, es habitual comprimir el PDF para que pese menos sin perder calidad. Comprimir de forma adecuada no degrada la nitidez si mantienes un buen equilibrio entre resolución e imágenes incrustadas.
Cuidado con las tipografías exóticas: si el destino no las tiene, se sustituyen. Usa fuentes comunes o incrústalas en el PDF para evitar reflow del texto y cambios indeseados.
Tamaño, márgenes y disposición desde el diseño de página
En la pestaña de Diseño/Disposición del editor puedes ajustar a fondo el documento. Modifica el tamaño de página y los márgenes con precisión en milímetros. Un ajuste fino aquí evita apagar incendios en la impresora. Si trabajas en proyectos más complejos, aprender a maquetar un libro en Word te será útil.
Si quieres ahorrar papel o crear guías, elige n páginas por hoja desde impresión. Dos por cara es una combinación muy usada para borradores, y cuatro por cara para esquemas o apuntes de repaso.
Para darle empaque a trabajos visuales, combina texto con cuadros de texto, formas e imágenes. Word (y otras suites) permiten maquetar con bastante libertad, mover objetos como en un lienzo y crear encabezados y pies cuidados; además, seguir principios de mejora la lectura.
Cuando no quieres partir de cero, recurre a plantillas. Hay colecciones con folletos, currículos, etiquetas y calendarios. Una plantilla acelera el diseño y mantiene consistencia, aunque perderás algo de originalidad.
Una vez ajustes disposición y estilos, exporta a PDF y usa la vista previa antes de lanzar el trabajo grande. Esta secuencia minimiza errores de corte, salto y color al pasar del monitor al papel.
Rangos de impresión, copias y ordenación
En la sección de configuración puedes seleccionar qué páginas imprimir: todo, la actual o un rango (ej. 5-12). Esta opción es perfecta para reimpresiones parciales o para entregar solo un capítulo.
Si necesitas más de una copia, decide si las quieres ordenadas. Intercalar evita tener que recomponer el documento a mano y es lo normal en trabajos encuadernados.
El cuadro de impresora permite especificar bandejas, calidad y color. El modo económico (draft) ahorra tinta en borradores, y el blanco y negro evita virajes extraños en impresoras domésticas al imprimir textos.
Imprimir información adicional del documento
Además del contenido, algunos procesadores permiten imprimir metadatos y elementos útiles para documentación. Desde Archivo > Imprimir, busca la opción de Imprimir información del documento. Es posible incluir propiedades como nombre de archivo, autor o título.
También puedes generar listados de revisiones (marcas de control de cambios), estilos usados, entradas de autotexto e incluso asignaciones de teclas personalizadas. Esto resulta útil en revisiones formales o al auditar documentos complejos; revisa cómo funciona el control de cambios para sacar listados adecuados.
Consejos extra para evitar disgustos
- Haz una impresión de prueba de 1-2 páginas antes del trabajo completo. Una pequeña prueba revela enseguida problemas de corte, color o legibilidad y te permite rectificar sin malgastar todo el lote.
- Verifica que el tamaño de papel del documento y el de la impresora coinciden (por ejemplo, A4 vs Carta). Si no coinciden, puedes obtener reescalado inesperado y textos más pequeños de lo deseado.
- En documentos muy largos, usa números de página, encabezados y pies de página y crea un índice automático. Te ayudará a ordenar y detectar páginas faltantes, sobre todo si imprimes sin intercalar.
- Cuando la impresora no admite sangrado, simula un borde dejando fondo blanco perimetral. Evitarás bandas irregulares que afean el resultado en impresoras domésticas.
- Recuerda limpiar los rodillos y alinear cabezales si llevas tiempo sin imprimir. Un mantenimiento básico mejora la nitidez y evita manchas en documentos importantes.
- Si te preocupa la seguridad, imprime sin comentarios ni marcas de revisión. Desactiva el seguimiento y usa el modo de visualización limpio antes de lanzar la impresión final.
Con estas pautas, es sencillo pasar de “solo imprimo y ya” a un flujo más profesional. Desde elegir correctamente el tamaño y los márgenes, pasando por la vista previa y el PDF, hasta definir bien el pedido online, cada paso suma para que tus copias salgan como esperabas a la primera.
