Copilot es una magnífica herramienta para aplicar todas las funciones y ventajas que la Inteligencia Artificial nos brinda dentro del ecosistema de Microsoft 365. En este post vamos a fijarnos en un aspecto muy concreto: todo lo que nos permite hacer Copilot en Outlook, tomando el papel de asistente personal para escribir correos eficientes.
En pocas palabras podemos afirmar que Copilot ha llegado para hacernos la vida más fácil. Se ocupa de gestionar nuestra bandeja de entrada y automatizar las acciones más comunes para liberarnos de tareas y así poder dedicar más tiempo a la comunicación en sí misma.
Ventajas de usar Copilot en Outlook
Estas son algunas de las ventajas y principales usos de Copilot en Outlook. Son muchas las tareas que se pueden simplificar, automatizar o mejorar:
Redacción inteligente
Copilot nos puede ayudar a encontrar la mejor fórmula para lo que deseamos expresar o comunicar en cada momento, usado el tono y lenguaje indicado para cada fin. La IA nos propone sugerencias automáticas a la hora de redactar un correo, lo cual supone un valioso ahorro de tiempo y un mayor grado de precisión en el mensaje.
Aparte de esto, también incorpora un detector de errores gramaticales y ortográficos que podemos corregir en tiempo real, algo de suma importancia.
Tareas automatizadas
Una de las utilidades más prácticas de Copilot en Outlook es la de realizar tareas automatizadas, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello supone para el usuario.
Por ejemplo, podemos configurar el asistente de IA para que clasifique los correos que recibidos con base en una serie de criterios, destacando los más importantes y generando respuestas rápidas con diferentes grados de complejidad, según el caso.
Resúmenes inteligentes
Es un verdadero incordio tener que repasar esas largas cadenas de correos en busca de información (y muchas veces se nos pasan cosas por alto). La IA viene a nuestro rescate en este punto gracias a la posibilidad de generar resúmenes. Eso puede ser de gran ayuda a la hora de determinar rápidamente los puntos clave de la conversación sin necesidad de leer todos los mensajes uno por uno.
Integración con otras herramientas de Microsoft 365
Como decíamos antes, Copilot está presente en todo el ecosistema de Microsoft 365, por lo que coordina todas sus acciones con las otras herramientas del paquete, como por ejemplo Teams o OneNote. Eso genera un sistema de trabajo más sencillo y más fluido.
Además, gracias a esto es posible analizar la información más relevante de correos que vienen con datos o documentos adjuntos.
Acceder a Copilot desde Outlook
Desde su página oficial, Microsoft avisa de que, de momento, Copilot solo va a estar disponible en cuentas profesionales o educativas de Outlook, así como en cuentas de Microsoft con direcciones de correo electrónico de outlook.com, hotmail.com, live.com y msn.com.
En general, todas las cuentas de Microsoft 365 tienen la herramienta de IA ya integrada en Outlook. Son estas cuentas las que muestran en su barra de herramientas el ya famoso icono de Copilot (como se muestra en la imagen de arriba).
Por último, también hay que mencionar también una de las principales limitaciones de Copilot en Outlook: no puede acceder a correos electrónicos cifrados.
Cómo usar Copilot en Outlook
Antes de empezar a utilizar Copilot en Outlook, es necesario configurar la herramienta. Para ello, hay que ir al menú de opciones de Outlook y establecer las opciones deseadas, como por ejemplo la frecuencia con la que deseamos recibir las sugerencias o qué tipo de tareas deseamos automatizar. Una vez hecho esto, ya podemos usar la IA con normalidad.
Hay que señalar que Copilot es un magnífico asistente, pero es siempre el usuario en última instancia el que decide si utilizar sus recomendaciones y sugerencias o bien ignorarlas:
- Sugerencias de redacción, que aparecerán a medida que estemos redactando un nuevo correo. Para aceptarlas, basta con pulsar la tecla Tab o hacer clic en las propias sugerencias.
- Respuestas automáticas que se generarán cada vez que recibimos un correo nuevo, mostrándose en la parte inferior de la pantalla. El usuario puede decidir si usarlas (haciendo clic sobre ellas) o ignorarlas.
- Recordatorios. En determinados correos que contengan información sobre eventos o citas, Copilot nos preguntará si deseamos añadirlas a nuestra tu lista de tareas o nuestro calendario.
- Categorías y etiquetas. También Copilot analizará el contenido de cada mensaje y nos propondrá guardarlo o etiquetarlo de forma adecuada. Incluso puede sugerir la creación de nuevas categorías.
- Búsqueda avanzada: siempre podemos pedirle a Copilot que realice búsquedas inteligentes de mensajes, archivos o contactos. Solo tenemos que introducir los términos de búsqueda y dejar que la IA haga el trabajo.
Conclusión
La llegada de Copilot a Outlook nos brida un nuevo modo de utilizar el correo electrónico y obtener de él un rendimiento mucho mayor. Una gestión más rápida y más eficiente. Y con muchas posibilidades de configuración para que su labor se adapte perfectamente a nuestras necesidades y preferencias.