Entre muchas otras prácticas funciones, Outlook nos permite crear carpetas en las que agrupar una serie de elementos relevantes sobre un mismo tema. Por ejemplo, es posible crear una carpeta para Correo, otra para el Calendario, otra de Contactos e incluso una para Tareas. En este post explicamos cómo crear carpetas en Microsoft Outlook y lograr así un manejo más inteligente de esta herramienta.
Esto es importante, ya que todavía son muchos los usuarios que gestionan sus cuentas de correo electrónico de manera errática e ineficaz. Es una lástima disponer de una herramienta tan práctica como Outlook y no extraerle todo el jugo, ¿verdad? Aquí vamos a ver cómo hacerlo, tanto si la usamos en un ordenador de mesa como de un dispositivo móvil.
¿Para qué crear carpetas en mi cuenta de correo electrónico?
Con el tiempo, a medida que vamos acumulando mensajes y contactos, la gestión correcta de nuestra cuenta de correo electrónico se vuelve caótica. A pesar de la inestimable ayuda de buscador, muchas veces podemos pasarnos horas buscando un correo importante que necesitamos recuperar.
En cambio, todo es mucho más sencillo cuando organizamos nuestros mensajes en carpetas. Si manejamos una cuenta personal, podemos crear carpetas para cada uno de los aspectos de nuestra vida: amigos, familia, trabajo, ocio…
Más importante aún es esta labor cuando hablamos de cuentas de e-mail profesionales, es decir, las que usamos para trabajar. Una posible clasificación del contenido en carpetas podría consistir agrupar los correos en categorías como clientes, proveedores, facturas, quejas, sugerencias, otros documentos, etc. Dicho de otro modo: poner orden en el caos.
Para conseguir todavía un mayor grado de organización, existe la posibilidad de crear subcarpetas. Volviendo al ejemplo anterior, en la carpeta clientes podríamos agregar una serie de subcarpetas, una para cada uno de nuestros clientes. Cuanto mayor sea el grado de precisión en la clasificación, más ágil será nuestro trabajo.
Pasos a seguir para crear carpetas en Outlook
Ahora que ya sabemos todas las ventajas que nos ofrece el hecho de poder organizar nuestros correos en carpetas, veamos cómo empezar a organizarnos en Microsoft Outlook. Lo primero que tenemos que saber hacer es cómo se crea una nueva carpeta. Obviamente, antes que nada hay que abrir la aplicación Outlook en nuestro dispositivo y seleccionar «Correo». Después, estos son los pasos a seguir:
Clicar en Carpeta Nueva
Dentro de «Correo», hacemos clic en la opción «Nueva carpeta» (New Folder si usas la versión en inglés). Esta acción generará una nueva carpeta.
Poner el nombre que decidas
El siguiente paso consiste en nombrar la carpeta recién creada. Para ello, escribiremos en el campo «Nombre». Es importante que la denominación sea clara y precisa, para que no haya duda de qué tipo de correos van a ser almacenados en ella.
Tras hacer clic en «Aceptar», la nueva carpeta, creada y bautizada, estará disponible en el panel de la izquierda del correo de Outlook, lista para ser usada como queramos.
Mover emails a la carpeta creada
Una vez creada la nueva carpeta, ya solo tenemos que ir archivando en ella los mensajes correspondientes. Este es un trabajo un poco pesado, sobre todo si tenemos muchos correos pendientes de clasificar. Sin embargo, cuando terminemos habremos mejorado mucho en lo referente a la gestión y el orden de nuestra cuenta de email.
Crear subcarpetas
Para tener un nivel mayor de clasificación, es posible crear subcarpetas dentro de las carpetas ya creadas. Hacer esto es muy sencillo, solo hay que hacer clic cobre el botón derecho sobre una carpeta. Se mostrarán una serie de opciones como por ejemplo «vaciar carpeta» o «marcar todos los mensajes como leído». La que tenemos que elegir es, lógicamente, la de «Crear subcarpeta».
Ventajas de tener carpetas en Microsoft Outlook
Acostumbrarnos a trabajar con carpetas en Microsoft Outlook es algo que puede reportarnos muchas ventajas. He aquí algunos ejemplos:
- Tener toda la información organizada. Es el propósito número uno de todo esto. Si buscamos un correo, la estructura de carpetas que hayamos creado con nuestros propios criterios nos servirá de guiar para saber dónde encontrarlo.
- Mover mensajes de una carpeta a otra, lo que nos permite encontrar correos electrónicos relacionados con muchas más facilidad. Para mover los correos electrónicos dentro de las carpetas basta con arrastrarlos, de uno en uno o varios a la vez.
- Vaciar carpetas, opción a la que accedemos pulsando sobre una carpeta con el clic derecho del ratón. Esta es una acción que puede ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzos a la hora de borrar grandes volúmenes de emails que ya no necesitamos para nada.
Organización por colores
Además de las carpetas, Microsoft Outlook también nos brinda la posibilidad de clasificar y organizar nuestros mensajes de correo electrónico mediante etiquetas de colores. Cada una de ellas sirve para asignar una categoría y, sobre todo, para que podamos visualizarlos de una manera más simple.
Tanto los colores como los nombres de las etiquetas pueden ser personalizados según nuestras propias preferencias y necesidades. Todo esto se puede gestionar desde el menú de configuración, yendo a la pestaña «General» y seleccionando allí la opción «Categorías».