El procesador de textos de Microsoft Office nos ofrece un montón de herramientas útiles para todo tipo de tareas. En este post vamos a centrarnos en la manera de crear etiquetas en Word. Por ejemplo, cómo crear una página de etiquetas con nuestro nombre y dirección para imprimir.
Básicamente, existen dos formas de hacerlo: manualmente o a través de la herramienta «Crear etiquetas» del propio programa. Cada una de estas dos opciones tiene sus puntos a favor y sus puntos en contra. A continuación vamos a analizar ambas para que decidas cuál es la que más te conviene:
Índice
Herramienta «Crear Etiquetas» de Word
El propio software de Microsoft nos ofrece la posibilidad de crear nuestras propias etiquetas a través de la herramienta «Crear etiquetas» de Word. Un proceso sencillo que cubrirá nuestras necesidades en la inmensa mayoría de los casos.
Iniciar la herramienta
Estos son los pasos a seguir para crear etiquetas en Word con la herramienta nativa:
- En primer lugar, abrimos un documento en blanco en Word y vamos a la pestaña «Correspondencia».
- Después seleccionamos «Etiquetas», lo cual abrirá un nuevo cuadro titulado «Sobres y etiquetas».
- Hacemos clic en el botón «Opciones» para crear una nueva plantilla de etiqueta.
- Dentro del menú de «Opciones de etiqueta», hacemos clic en «Nueva etiqueta» donde podremos configurar los detalles.
Medidas de las etiquetas
La siguiente fase del proceso de creación de etiquetas en Word pasa por establecer las medidas de las mismas, rellenando los siguientes campos obligatorios:
- Márgenes superior y lateral.
- Ancho y altura de la etiqueta.
- Número de etiquetas.
- Margen superior e inferior.
- Paso vertical y paso horizontal.*
Es recomendable establecer un tamaño de página A4 (210 mm de ancho por 297 mm de alto), en vertical o en horizontal, según nuestras necesidades.
Una vez introducida la información, debemos asignar un nombre a la plantilla y hacer clic en «Aceptar». Después volvemos a «Opciones de etiqueta» y también hacemos clic en «Aceptar».
(*) El paso vertical indica la altura de cada etiqueta más cualquier espacio entre cada fila de etiquetas, mientras que el paso horizontal se refiere al ancho de cada etiqueta más cualquier espacio entre cada columna de etiquetas.
Nueva plantilla de etiquetas
Para la última fase del proceso, volvemos al cuadro «Sobres y etiquetas» y allí hacemos clic en «Nuevo documento». Al hacer esto, se abre un nuevo documento que contiene nuestra plantilla de etiquetas. Es recomendable guardar una copia de la misma antes de comenzar a agregar nuestro diseño de etiquetas.
Método manual
La herramienta «Crear Etiquetas» nos impone una serie de limitaciones que no podemos evitar. Por ejemplo, no nos deja crear espacios de menos de 4,2 mm. Lo mejor que podemos hacer para saltarnos esta y otras restricciones es diseñar la página de etiquetas manualmente nosotros mismos. Estos son los pasos a seguir:
- Como en el ejemplo anterior, primero vamos a «Correspondencia» y allí seleccionamos la opción «Etiquetas».
- Después vamos a «Opciones» y allí elegimos un proveedor de etiquetas y un producto para usar. O bien pulsamos «Nueva etiqueta» para configurar etiquetas personalizadas*. Después, hacemos clic en «Aceptar».
- A continuación redactamos el contenido de la etiqueta (solamente texto). Con el botón derecho del ratón podremos acceder a las opciones de párrafo y tipo de fuente. Cuando todo esté configurado como queremos, pulsamos «Aceptar».
- Luego seleccionamos la opción «Página completa de la misma etiqueta».
- Finalmente, seleccionamos «Imprimir» para guardar o imprimir el documento con las etiquetas recién creadas.
(*) Al elegir esta opción, vamos a poder precisar hasta el más mínimo detalle de la página de etiquetas, desde las dimensiones de los espacios en blanco entre etiquetas hasta el tamaño o la forma de las mismas. Realizar todos esos ajustes nos llevará algo más de tiempo, pero el resultado final será muchos más preciso y personalizado según nuestros objetivos.
Conclusión: ¿Qué método es mejor?
Hay dos razones de peso para usar la herramienta «Crear etiquetas» de Word. En primer lugar, nos brinda una forma rápida y sencilla de realizar esta tarea si no somos especialmente hábiles en el manejo de Word y el uso de tablas. Lo cierto es que la herramienta se encarga de hacer la mayor parte del trabajo por nosotros. Además de esto, las plantillas de etiquetas que se crean a través de esta herramienta son perfectamente compatibles con la herramienta de combinación de correspondencia de Word.
Pero, por otro lado, hay que mencionar las desventajas de esta herramienta, pues también las hay. El principal inconveniente es que, al trabajar de forma automática e independiente, no ofrece demasiadas posibilidades de personalización a los usuarios. Se limita a trabajar con plantillas y opciones predeterminadas que, seamos sincero, no siempre son las mejores, ni las que necesitamos.
En resumen, podemos afirmar que la herramienta automática nos facilita mucho el trabajo, pero si queremos diseñas etiquetas únicas en Word, no queda más remedio que usar el modo manual.
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