Es posible que en alguna ocasión hayas abierto un documento de Excel y te has encontrado con que en algunas de sus celdas se abre una lista desplegable. Esta es una muy práctica función de las hojas de cálculo de Microsoft que tú también puedes utilizar. En este post te explicamos cómo crear una lista desplegable en Excel.
Se trata de una función muy útil, sobre todo cuando estamos trabajando con hojas y plantillas en las que suelen repetirse las mismas opciones. Pero además de práctico, es también un recurso muy visual que le da un aspecto más profesional a cualquier documento.
Las listas desplegables (en inglés, down drop list) permiten a los usuarios de Excel seleccionar un elemento de una lista predefinida. Es un recurso especialmente indicado para confeccionar formularios, pues gracias a él la entrada de datos sea más rápida y también más precisa.
¿Cómo funcionan estas listas? Cuando seleccionamos una celda la cual contiene una lista, veremos junto a ella el icono de una pequeña flecha. Al clicar sobre ella, esta lista se despliega con una serie de opciones entre las cuales tenemos que seleccionar una.
La idea básica de crear listas desplegables en Excel es brindar al usuario un número limitado de opciones. Además, se evita la introducción de datos con errores o faltas de ortografía.
Crear una lista desplegable en Excel paso a paso
Estos son los pasos a seguir para crear listas desplegables e Excel:
Paso 1: Seleccionar la celda
Si ya disponemos de una hoja de Excel más o menos organizada y estructurada y nos planteamos la cuestión de insertar una o varias listas desplegable en ella, lo primero que debemos hacer es seleccionar con el puntero del ratón la celda o celdas en la cual queremos que la lista se abra cuando hagamos clic sobre ella.
Paso 2: Validación de datos
A continuación, hacemos clic en la pestaña «Datos». Una vez abierta, vamos al grupo «Herramientas de datos» donde debemos encontrar y pulsar la opción «Validación de datos». Dependiendo de cuál sea la versión de Excel que tengamos instalada, el icono puede variar, aunque en general suele presentar el aspecto de dos celdas, una validada y otra no.
Paso 3: Seleccionar y configurar la lista
Tras la validación, se abre una lista desplegable, en la que elegimos la opción «Lista». Ahí tenemos también otras opciones a través las cuales vamos a poder limitar el contenido de la celda a determinados formatos (números, fechas, horas, etc.). Después, podemos proceder de dos maneras distintas:
- Escribir los elementos que deseamos ofrecer como opciones dentro de la lista (se deben escribir separados por una coma, sin espacios).
- Seleccionar un rango de celdas que contengan esas opciones y validarlo pulsando sobre el icono de la flecha que hay junto a la celda donde se abrirá la lista desplegable.
Una vez completado el proceso, veremos cómo al hacer clic sobre la celda elegida se desplegará la lista que hemos configurado. Si deseamos repetir la operación en otra celda del documento, será suficiente con copiarla en el portapapeles y pegarla en la nueva celda.
Crear una lista desplegable dinámica en Excel
Si tenemos pensado cambiar de manera regular los elementos de nuestra lista desplegable en Excel, tal vez sea más adecuado optar por crear una lista desplegable dinámica. Se trata de una variante de lo que hemos visto en el apartado anterior, con la particularidad de que, en este caso, cada vez que realicemos una modificación en las celdas o en la lista de origen, la lista desplegable se actualizará automáticamente.
Hay dos maneras de crear este tipo de listas: con el mismo método que hemos explicado antes o bien utilizando un rango con nombre regular y hacer referencia a él con la fórmula OFFSET. Te explicamos cómo se hace a continuación:
- Primero tenemos que escribir los elementos del menú desplegable en celdas separadas.
- Después creamos una fórmula con nombre (para hacerlo, hay que usar la combinación de teclas Control + F3 a fin de abrir el cuadro de diálogo).
- Una vez escrito el nuevo nombre en el cuadro «Nombre», introducimos la siguiente fórmula:
=OFFSET(Sheet!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1) *
Sheet: nombre de la hoja.
A : la columna donde se encuentran los elementos desplegables.
$A$2: la celda que contiene el primer elemento.
Cuando ya tenemos la fórmula definida, ya solo nos queda crear un menú desplegable basado en un rango de celdas, como hemos visto en el apartado anterior. El proceso de configuración es algo más laborioso, pero valdrá la pena si tengamos que trabajar con una lista de celdas de origen en continuo cambio.
(*) Como se puede apreciar, esta fórmula consta de dos funciones: OFFSET y COUNTA. La segunda sirve para contar todas las celdas que no están en blanco en la columna a la que se hace referencia. Ese recuente es empleado a su vez por la función OFFSET.