onedrive je služba cloudového úložiště od společnosti Microsoft. Velmi praktický nástroj, který již používá mnoho uživatelů, ale málokdo z něj dokáže vytěžit maximum. Abyste využili jeho plný potenciál, představujeme vám ho 10 tipů, jak mít na OneDrive pořádek a být efektivnější.
Většina uživatelů již zná nejjednodušší funkce OneDrive: ukládat, synchronizovat a sdílet soubory z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu. Dále je známo, že s tímto nástrojem je díky němu snadnější správa dokumentů a spolupráce mezi uživateli v reálném čase Integrace Windows a v aplikacích kancelářského balíku Microsoft 365.
OneDrive se ukázal jako opravdu užitečná služba. Tolik pro jednotliví uživatelé kteří chtějí mít řešení osobního úložiště společnosti různých velikostí, které vyžadují sdílení a práci na společných dokumentech v reálném čase.
Jeho základní funkce a vlastnosti jsou dobře známy. Díky cloud storage Můžeme ukládat dokumenty, fotografie, videa a všechny druhy souborů, ke kterým budeme mít přístup kdykoli budeme chtít a odkudkoli. Na druhou stranu, automatická synchronizace Umožňuje nám udržovat záložní kopii vždy aktualizovanou, což je vždy výhodné.
Kromě toho OneDrive nabízí šifrování dat a Funkce osobního trezoru k ochraně citlivých souborů, což vyžaduje dodatečné ověření.
Tipy pro efektivní používání OneDrive
Znát všechny možnosti a funkce OneDrive je dobré, ale mnohem více výhod z této služby získáte tím, že se ji naučíte inteligentně používat. Tady jsou 10 tipů pro používání OneDrive se kterou můžeme dosáhnout mnohem více za velmi málo:
1- Udržujte racionální strukturu složek
První myšlenka našeho dekalogu: pořádek je všechno, zvláště když hromadíme stále více souborů. Chcete-li zachovat toto pořadí a aby případ nepřevzal náš OneDrive, doporučujeme to vytvářet složky s jasnými a popisnými názvy. Zároveň musíme organizovat naše soubory do logických kategorií (je lepší být praktický než originální), aby nám pomohl rychle najít dokumenty, které hledáme.
2 – Používejte značky a klíčová slova
Jedním z nedostatků OneDrive je, že nemá nativní popisky. Pozitivní je, že nám to umožňuje přidat klíčová slova k názvům souborů (také v metadatech) podle našich vlastních kritérií. Účelem je usnadnit provádění konkrétních vyhledávání.
3- Vyhněte se duplicitním souborům
Pokud soubor není dobře uspořádaný, ať je jeho povahy jakákoli, je snadné dělat chyby, jako je opakované nebo duplicitní soubory. Nebo budete mít více kopií stejného souboru. Aby se tomu zabránilo, je nutné podávat Verze systému OneDrive. To nám umožní udržovat jedinou aktivní verzi, ačkoli předchozí verze budou vždy k dispozici ke kontrole. Bezpochyby jeden z nejlepších tipů pro používání OneDrive.
4 – Automatická synchronizace složek
Mnoho uživatelů si to neuvědomuje OneDrive automaticky synchronizuje nejdůležitější složky na našem PC (nebo ty, o kterých rozhodneme). To je záruka, že budeme moci mít neustále aktualizované záložní kopie vašich důležitých souborů.
5- Nakonfigurujte rychlý přístup
Ve OneDrive máme také možnost konfigurovat zkratky které můžeme přidat k souborům nebo složkám, které považujeme za nejdůležitější nebo ke kterým přistupujeme nejčastěji. Takto nám budou vždy k dispozici jednodušším a přímějším způsobem.
6- Efektivní využití vyhledávače OneDrive
Nepodceňujte možnosti tohoto nástroje. Vyhledávač OneDrive je opravdu výkonný a užitečný, když potřebujeme rychle najít dokumenty. Kromě toho můžeme filtrovat vyhledávání podle názvu, typu souboru a dokonce i obsahu.
7- Pravidelně vyprazdňujte odpadkový koš
Toto je rada pro OneDrive, ale platí i pro jiné oblasti: musíte Zbavte se těch nepotřebných souborů, které bez jakéhokoli smyslu zabírají místo. A čas od času vyprázdněte odpadkový koš. Tímto způsobem budeme moci uvolnit místo a přitom udržovat naše úložiště vždy aktualizované.
8- Povolte funkci „Soubory na vyžádání“.
Praktická možnost, která nám poskytuje zajímavou výhodu: můžemer vidět všechny naše soubory v průzkumníku, aniž by zabíraly místní místo, pokaždé stáhne pouze to, co je potřeba. Na žádost uživatele.
9 – Spolupracujte v reálném čase
Funkce OneDrive pro spolupráci v reálném čase jsou opravdu praktické, zejména pro určité případy nebo pro určité uživatelské profily. Například můžete sdílet soubory se skupinou přátel nebo spolupracovníků, přidělující odpovídající oprávnění rozhodnout, kdo je může upravovat a kdo je oprávněn je pouze prohlížet.
10- Osobní trezor OneDrive
Posledním z našich tipů, jak používat OneDrive k maximálnímu využití této služby, je použití Osobního trezoru. Tuto funkci bychom mohli popsat jako skutečnou bezpečný do kterého se ukládají ty nejchoulostivější soubory. Jeho další vrstva zabezpečení, s vícefaktorovou autentizací, je zárukou, že vše bude v bezpečí.