Nové verze sady Microsoft Office nám umožňují digitálně podepisovat naše dokumenty. To bude znamenat, že dokumenty nelze upravit a v případě, že by byly změněny, takové změny by se týkaly jiného uživatele.
Tato praxe se nepoužívá jen v situacích, kdy potřebujeme hodně zabezpečení, ale také také v situacích, kdy potřebujeme vědět, kdo tento dokument napsal. Proto je digitálně podepisovat dokumenty Microsoft Office stále jednodušší.
Existují dva typy digitálního podpisu, jeden neviditelný a druhý, který přidává vodoznak s daty vlastníka. Naučíme vás, jak vytvořit první typ podpisu, protože je praktičtější a běžnější mezi uživateli, kteří potřebujete digitálně podepsat dokument. K tomu je třeba po napsání dokumentu přejít na kartu „Informace“ v nabídce „Soubor“.
V části Informace budeme chránit dokument a v zobrazené rozevírací nabídce přejdeme k této možnosti Přidejte digitální podpis. Poté se zobrazí dialogové okno, ve kterém stiskneme tlačítko Přijmout a zobrazí se okno pro podepsání dokumentu. Budeme muset přidat důvod nebo text, který bude mít digitální podpis. Po přidání důvodu digitálního podpisu klikněte na tlačítko podepsat a aplikace Microsoft Word dokument uzamkne.
Chcete-li odstranit nebo vyloučit podpis dokumentu, musíme opakovat stejný proces. To znamená, že musíme jít do Soubor -> Informace a stiskněte tlačítko «Zobrazit podpisy». Zobrazí se okno se seznamem podpisů, které tento dokument obsahuje. Nyní klikneme na šipku vedle názvu podpisu, který chceme odstranit, a stiskneme tlačítko „Odebrat podpis“. Tím automaticky odstraníte podpis z dokumentu, uvolníte jej a umožníte jej upravit.
Digitální podpis, který nabízí Microsoft Office, není příliš silný, jak vidíte, ale dostatečné pro mnoho uživatelů a pro mnoho situací Nemyslíte si?