Produktivita je problém, který se týká nás všech, profesně i akademicky, a zdá se, že nikdy není dost času na vyřešení všech nevyřešených úkolů. Naštěstí nám technologie pomáhá a mezi mnoha nástroji určenými ke zrychlení produktivity vyniká Microsoft To Do
Ukážeme si několik jednoduchých triků, se kterými budete moci z této aplikace vytěžit ještě více. Pokud je zavedete do praxe, všimnete si, že váš pracovní nebo studijní čas začíná dávat mnohem větší smysl.
Co má Microsoft dělat?
Pokud to ještě neznáte, jedná se o specializovanou aplikaci správa úkolů a seznamů věcí, které je třeba udělat. AnoJeho cílem je pomoci nám organizovat naše každodenní povinnosti a sledovat je, k čemuž má připomenutí a seznamy úkolů.
Mezi jeho nejpozoruhodnější vlastnosti patří následující:
- Vlastní seznamy. Můžete si vytvořit vlastní seznamy s čekajícími úkoly. Organizované podle témat, projektů nebo oblastí.
- Zobrazení a filtrování. Umožňuje vám vidět nevyřízené úkoly seskupené na základě různých kritérií, jako je datum dokončení nebo priorita.
- Připomenutí. Abyste se ujistili, že vám nic nepropadne, můžete si vytvořit vlastní připomenutí a nastavit termíny splnění úkolů.
- Integrace s Microsoft 365. Tento nástroj se integruje s dalšími aplikacemi a službami Microsoft365, jako je Outlook nebo Planner. Tímto způsobem můžete lépe spravovat své nevyřízené úkoly mezi různými platformami a zařízeními.
- Spolupráce. Umožňuje vám sdílet seznamy s ostatními lidmi a zjednodušit týmovou práci.
- Intuitivní rozhraní. Používá se velmi jednoduše. Jakmile tento nástroj použijete několikrát, budete připraveni z něj vytěžit maximum.
A teď, když tuto aplikaci známe o něco lépe, je čas zopakovat si několik jednoduchých triků, které zvýší naši produktivitu.
Používejte systém úkolů a kroků
Prostřednictvím funkce "Přidat úkol" konfigurujete seznamy úkolů. Aby dosáhl být ještě produktivnější a umět se soustředit na práci Až na to přijde čas, můžete do každého úkolu přidat kroky.
Jde o vytváření dílčích úkolů v rámci hlavního úkolu. Při plnění je můžete odškrtávat a kontrolovat tak svůj postup.
Pokud jste například novinář a musíte napsat článek na určité téma, kroky mohou být následující:
- Najděte pro text alternativy názvu.
- Najděte zdroje dokumentace.
- Zjistěte, zda konkurence tento problém vyřešila.
- Vyhledejte obrázky pro text.
- Napište návrh.
- Opravte návrh.
- Nahrajte konečný text na platformu pro publikování.
Používejte barevné kódy
V Microsoft To Do můžete vytvářet seznamy složené z několika úkolů které jsou integrovány do stejného projektu.
Chcete-li urychlit vyhledávání informací, když máte několik seznamů, není nic jednoduššího, než pro každý z nich stanovit barevný kód. Chcete-li to provést, klikněte na požadovaný seznam a ve vyskakovacím menu, které se zobrazí, vyberte možnost „Změnit téma." Přiřaďte barvu a máte hotovo.
Tímto způsobem můžete rychle rozlišovat mezi projekty nebo seznamy, které patří do různých oblastí vašeho života.
Odesílejte e-maily z Outlooku do Úkolů
Jak jsme již řekli, tuto aplikaci lze synchronizovat s jinými aplikacemi společnosti Microsoft a mezi nimi je Outlook email.
Pokud obdržíte e-mail, který souvisí s probíhající úlohou, můžete jej odeslat do Úkolu, abyste vzali v úvahu jeho obsah až přijde čas čelit té práci.
Chcete-li toho dosáhnout, zadejte příslušný e-mail a v nabídce nahoře klikněte na "Klíště". Objeví se přímo v To Do v sekci "E-mail označen."
Použijte sdílené seznamy Microsoft To Do
Seznamy pro spolupráci jsou skvělý nápad, pokud jde o řízení práce, která zahrnuje více lidí. Je to stejně jednoduché jako vytvoření seznamu, přidělovat úkoly a sdílet je se zainteresovanými stranami.
Pokud chcete seznam, který jste sdíleli, zachovat co nejsoukromější, můžete tuto možnost aktivovat „Omezit přístup na aktuální členy“. Tímto způsobem budete jedinou osobou s možností rozhodnout, kteří účastníci budou přidáni do seznamu pro spolupráci.
Přetáhněte prvky
Ať už používáte Microsoft To Do na mobilu nebo počítači, můžete přetahovat prvky z jednoho okna do druhého a na jejich základě vytvářet úkoly. To značně urychluje vytváření seznamů.
Chcete-li použít tuto funkci, musíte použít režim rozdělené obrazovky, Přetáhněte text, který vás zajímá, a přeneste jej z jednoho místa na druhé.
Pomocí emodži umístěte ikony na úkoly
Tento nástroj nám umožňuje používat emotikony v seznamech úkolů, jako je např způsob, jak je rychle identifikovat. I když nemá stejný systém týkající se úkolů, neznamená to, že jej nemůžeme používat.
Upravte název úkolů, které jste vytvořili, a přidejte emotikon pomocí klávesnice. Další výhodou tohoto systému je, že nejste omezeni na emotikony který To Do ve výchozím nastavení obsahuje, můžete použít ten, který se vám líbí nejvíce.
Použijte systém htag
Chcete-li urychlit lokalizaci úkolů, můžete použít hashtagy. Tímto způsobem, když hledáte použité slovo, Zobrazí se veškerý obsah, který jste označili s tím štítkem.
Můžete si vytvořit svůj vlastní systém hashtagů a používat jej ke správě svých úkolů namísto toho, abyste se uchýlili ke kategoriím, které nabízí Microsoft To Do.
Vytvářejte oznámení o termínu splatnosti a upomínky
Pokud nevíte, je vám málo platné organizovat všechny své úkoly kdy by měl být každý z nich hotový. Abyste se vyhnuli prodlevám, využijte systém připomínek a termínu splatnosti, který vám tato aplikace nabízí.
Pokaždé, když vytvoříte úkol, nastavte na nastavte datum vypršení platnosti a přidejte připomenutí Dovolte mi, abych vás varoval před několika dny.
Být produktivnější je s Microsoft To Do o něco jednodušší. Ponořte se do tohoto nástroje a během chvilky z vás bude expert na řízení času, abyste zvládli každý čekající úkol.