Kromě mnoha dalších praktických funkcí nám Outlook umožňuje vytvářet složky, do kterých lze seskupit řadu relevantních prvků na stejné téma. Například je možné vytvořit složku pro poštu, jinou pro kalendář, další pro kontakty a dokonce i pro úkoly. V tomto příspěvku vysvětlujeme jak vytvořit složky v aplikaci Microsoft Outlook a dosáhnout tak inteligentnějšího řízení tohoto nástroje.
To je důležité, protože stále existuje mnoho uživatelů, kteří spravují své účty e-mail nepravidelně a neefektivně. Je škoda mít tak praktický nástroj jako Outlook a nevytěžit z něj maximum, že? Zde se podíváme, jak to udělat, ať už to použijeme na stolním počítači nebo mobilním zařízení.
Proč vytvářet složky v mém e-mailovém účtu?
Postupem času, jak hromadíme zprávy a kontakty, se správná správa našeho e-mailového účtu stává chaotickou. Ačkoli neocenitelná pomoc vyhledávače, mnohokrát můžeme strávit hodiny hledáním důležitého e-mailu, který potřebujeme obnovit.
Místo toho, Všechno je mnohem jednodušší, když si zprávy uspořádáme do složek. Pokud spravujeme osobní účet, můžeme vytvářet složky pro každý z aspektů našeho života: přátelé, rodina, práce, volný čas...
Tato práce je ještě důležitější, když o ní mluvíme profesionální e-mailové účty, tedy ty, které používáme k práci. Možná klasifikace obsahu ve složkách by mohla spočívat v seskupování e-mailů do kategorií, jako jsou klienti, dodavatelé, faktury, stížnosti, návrhy, jiné dokumenty atd. Jinými slovy: vnést řád do chaosu.
Pro dosažení ještě větší míry organizovanosti je zde možnost vytvořit podsložky. Vrátíme-li se k předchozímu příkladu, do složky klienti bychom mohli přidat řadu podsložek, jednu pro každého z našich klientů. Čím vyšší je stupeň přesnosti klasifikace, tím agilnější bude naše práce.
Postup vytvoření složek v aplikaci Outlook
Nyní, když známe všechny výhody, které nám možnost organizovat e-maily do složek nabízí, pojďme se podívat, jak začít organizovat sami sebe v aplikaci Microsoft Outlook. První věc, kterou musíme vědět, jak udělat, je vytvořit novou složku. Je zřejmé, že v první řadě musíme Otevřete aplikaci Outlook na našem zařízení a vyberte "Pošta". Poté následují tyto kroky:
Klikněte na Nová složka
V rámci „Pošta“ klikneme na možnost "Nová složka" (Nová složka pokud používáte anglickou verzi). Tato akce vygeneruje novou složku.
Zadejte jméno, které se rozhodnete
Dalším krokem je pojmenování nově vytvořené složky. K tomu napíšeme do pole "Název". Je důležité, aby byl název jasný a přesný, aby nebylo pochyb o tom, jaký typ e-mailů v něm bude uložen.
Po kliknutí "Přijmout", Nová složka, vytvořená a pojmenovaná, bude k dispozici v levém panelu e-mailu aplikace Outlook a bude připravena k použití, jak chceme.
Přesunout e-maily do vytvořené složky
Jakmile je nová složka vytvořena, musíme pouze tam archivovat odpovídající zprávy. To je trochu těžká práce, zvláště pokud máme mnoho e-mailů čekajících na klasifikaci. Když však skončíme, hodně se zlepšíme, pokud jde o správu a pořádek našeho e-mailového účtu.
Vytvořte podsložky
Chcete-li mít vyšší stupeň klasifikace, je to možné vytvářet podsložky v již vytvořených složkách. Udělat to je velmi jednoduché, prostě musíte klikněte pravým tlačítkem na složku. Zobrazí se řada možností, například „prázdná složka“ nebo „označit všechny zprávy jako přečtené“. Ten, který musíme zvolit, je logicky „Vytvořit podsložku“.
Výhody složek v aplikaci Microsoft Outlook
Zvyknout si na práci se složkami v Microsoft Outlooku je něco, co nám může přinést mnoho výhod. Zde jsou nějaké příklady:
- Mějte všechny informace uspořádané. To je účel číslo jedna toho všeho. Pokud hledáme e-mail, struktura složek, kterou jsme vytvořili podle našich vlastních kritérií, nás navede, kde jej najít.
- Přesouvat zprávy z jedné složky do druhé, což nám umožňuje mnohem snadněji najít související e-maily. Chcete-li přesunout e-maily ve složkách, jednoduše je přetáhněte, jeden po druhém nebo několik najednou.
- Prázdné složky, možnost, ke které se dostaneme kliknutím na složku pravým kliknutím myši. Jedná se o akci, která nám může ušetřit spoustu času a námahy při mazání velkého množství emailů, které již k ničemu nepotřebujeme.
Organizace podle barev
Kromě složek nám Microsoft Outlook také dává možnost třídit a organizovat naše e-mailové zprávy pomocí barevné štítky. Každý z nich slouží k přiřazení kategorie a především k tomu, abychom si je mohli jednodušeji prohlížet.
Barvy i názvy etiket lze upravit podle našich vlastních preferencí a potřeb. To vše lze spravovat z nabídka Nastaveníjít na kartu "Všeobecné" a výběr možnosti tam "Kategorie".