¿Cuál es la diferencia entre fórmula y función en Excel?

Excel es una de las aplicaciones más populares del mundo, tremendamente practica tanto para el uso profesional como en el personal. Una herramienta sencilla pero poderosa con la que manejar cantidades ingentes de datos, de forma simple y rápida. Lógicamente, para sacarle el mejor rendimiento a este instrumento, es fundamental conocerlo bien. Eso nos va a permitir, por ejemplo, saber cuál es la diferencia entre fórmula y función en Excel, entre otras cosas.

Y es que, sin duda, uno de los puntos fuertes de este programa es el hecho de que nos permite crear fórmulas mediante las cuales manejar muchos datos a la vez y obtener todo tipo de resultados. Esto es especialmente importante en empresas, aunque se trate de pequeños negocios, a la hora de gestionar inventarios, contratos comerciales, facturas o nóminas de los empleados. Las fórmulas y cálculos de Excel nos ayudan a agilizar el trabajo.

Para entender bien cuál es la diferencia entre fórmula y función en Excel, lo primero que hay que tener claro es que ambos conceptos están estrechamente vinculados. Tanto que se podría decir que prácticamente son lo mismo. Las funciones son fórmulas predefinidas integradas en el programa y son llamadas así porque cabe interpretar que forman parte de las funciones o «servicios» que nos ofrece Excel para ahorrarnos tiempo.

De lo anterior se deduce que hay que aplicar la denominación de «fórmula» al resto de fórmulas, es decir, las que no vienen predefinidas, sino que son elaboradas por los usuarios según sus preferencias y necesidades en cada momento. La diferencia es sutil, pero importante.

¿Qué es una fórmula de Excel?

Una fórmula de Excel no es otra cosa que un código de símbolos y números que se introduce en una celda. Cada uno de esos símbolos tiene un significado y una función. Y todos en conjunto se coordinan para realizar un determinado cálculo cuyo resultado se plasmará en la propia celda.

Todas las fórmulas de Excel deben empezar con el símbolo igual (=). La sintaxis es importante. Todo debe ser escrito siguiendo el orden requerido. El símbolo «=» debe ir seguido de la función o cálculo que se desea realizar y esta por las celdas sobre las que se quiere realizar el cálculo. Lo ilustramos con un sencillo ejemplo:

Aquí se ha utilizado la función «Sumar» para calcular la suma de los valores de tres celdas (B4, C4 y D4) a fin de que el resultado aparezca en la celda E4. A simple vista podemos constatar que la suma de 200 + 300 + 300 nos va a arrojar un resultado de 800. En este caso, hay que ir a la celda del resultado y escribir lo siguiente:

=SUM(B4:D4)

En realidad, al tratarse de una función predeterminada, no hará falta escribir SUM, sino simplemente seleccionar la función desde la barra de herramientas. Para seleccionar las celdas que contienen los valores a sumar (los que se conoce como «argumentos»), nos podemos ayudar del ratón. Después, solo tenemos que pulsar Enter o validar la fórmula para que esta sea aplicada.

A simple vista, puede parecer innecesario usar una fórmula para una operación tan simple, sin embargo, su uso es increíblemente práctico cuando nos las tenemos que ver con larguísimas hojas de cálculos y cientos, o tal vez miles, de celdas sobre las que aplicar cálculos mucho más complejos.

Funciones de Excel más utilizadas

A continuación, un listado de las funciones de Excel más utilizadas, ordenadas por categorías. No están todas, aunque sí las más importantes. En mayúsculas, el texto que va justo después del signo «=» y antes de los argumentos:

Búsqueda y referencia

• BUSCAR: Busca los valores de un rango de una columna o una fila.
• BUSCARH: Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores.
• BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla.
• COLUMNA: Nos entrega el número de columna de una referencia.
• ELEGIR: Elige un valor de una lista a partir de un número de índice.
• FILA: Entrega el número de fila de una referencia.
• HIPERVINCULO: Crea un acceso directo a un documento guardado en el disco duro o en Internet.
• TRANSPONER: Entrega un rango vertical de celdas como un rango horizontal, y al revés.

Texto

• CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno.
• ENCONTRAR: Eentrega la posición inicial de una cadena de texto.
• ESPACIOS. Elimina todos los espacios del texto, excepto los que hay entre palabras.
• MAYUSC: Cambia una cadena de texto a mayúsculas.
• MINUSC: Cambia todas las letras de una a minúsculas.
• MONEDA: Cambia un número en texto con formato de moneda.
• VALOR: Cambia un argumento de texto que representa un número en un número real.

Base de datos

• BDDESVEST: Calcula la desviación estándar de una base de datos.
• BDEXTRAER: Extrae un único registro coincidente con las condiciones especificadas de una base de datos.
• BDPRODUCTO: Multiplica los valores de una columna que coinciden con las condiciones especificadas.
• BDPROMEDIO: Calcula el promedio de los valores de una columna o lista o base según las condiciones especificadas.

Matemáticas

• COCIENTE: Calcula la parte entera de una división.
• COMBINA: Muestra la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad determinada de elementos.
• ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
• EXP: Calcula un número elevado a una determinada potencia.
• LN: Calcula el logaritmo natural de un número.
• LOG: Calcula el logaritmo de un número en la base especificada.
• M.C.D: Calcula el máximo común divisor.
• M.C.M: Calcula el mínimo común múltiplo.
• NUMERO.ARABE: Cambia los números romanos por arábigos.
• NUMERO.ROMANO: Lo contrario, cambia números arábigos por romanos (en formato de texto).
• PRODUCTO: Multiplica todos los números especificados como argumentos.
• RAIZ: Calcula la raíz cuadrada de un número.
• SUMA: Suma todos los números en un rango de celdas (es la función que hemos visto en el ejemplo).

Funciones financieras

• AMORTIZ.LIN: Calcula la amortización de cada uno de los períodos contables.
• AMORTIZ.PROGRE: Calcula la amortización de cada período contable usando un coeficiente de amortización concreto.
• INT.ACUM: Calcula el interés devengado de un valor que paga intereses periódicos.
• INT.ACUM.V: Calcula el interés devengado para un valor que paga intereses al vencimiento.
• INT.EFECTIVO: Calcula la tasa de interés anual efectiva.
• RENDTO: Calcula el rendimiento de un valor que obtiene intereses periódicos.
• TASA.NOMINAL: Calcula tasa de interés nominal anual.
• TIR: Calcula la tasa interna de retorno de una inversión.

Estadística

• DESVEST.M: Calcula la desviación estándar de una muestra determinada.
• ESTIMACION.LINEAL: Calcula estadísticas que describen una tendencia lineal que coincide con puntos de datos conocidos.
• ESTIMACION.LOGARITMICA: Calcula estadísticas que describen una curva exponencial, coincidente con puntos de datos conocidos.
• FRECUENCIA: Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango.
• MEDIA.ACOTADA: Calcula la media de la porción interior de un conjunto de valores de datos.
• MEDIANA: Calcula la mediana o el número central de un conjunto de números.
• MODA.UNO: Calcula el valor más frecuente o repetitivo de un rango de datos.
• PROMEDIO: Calcula el promedio (media aritmética) de los argumentos.