I den teknologiske æra, som vi i øjeblikket lever i, foregår håndtering og brug af dokumenter hovedsageligt i en digital. Derfor behovet for konvertere dokumenter ved hjælp af scanner a redigerbare filer såsom Microsoft Word. Denne proces tillader transformere fysiske dokumenter såsom skrifter, trykte dokumenter, tegninger eller ethvert andet format, der er på papir i digitale filer som du kan redigere, administrere, dele og gemme digitalt fra din computer eller smartphone. Dette er noget, der har været muligt i mange år, men med de nuværende fremskridt er denne opgave meget lettere, da vi kan gøre det fra vores mobiltelefon, og det vil kun tage et par sekunder.
Dette er især vigtigt, hvis du er vant til arbejde med Word-dokumenter eller hvis du vil gemme dine skrifter effektivt på papiret, så du aldrig mister dem. Hvis du vil vide det hvordan du kan begynde at bruge dine papirdokumenter fra din computer eller mobil Du er heldig, da vi i denne artikel vil fortælle dig de vigtigste værktøjer og metoder, som du kan bruge, og som forenkler denne proces, så det er meget enkelt for dig, og du kan begynde at implementere det med det samme.
Hvorfor konvertere scannede dokumenter til Word?
Før du begynder at tale om metoderne og detaljerne om, hvordan man konverterer et scannet dokument eller skriver til Microsoft Word, er det vigtigt at forstå, hvorfor denne proces er vigtig. I dag behandles stort set alle relevante dokumenter i digital form, uanset hvilket felt der er tale om. Selv dem, der er formaliseret skriftligt, bliver senere digitaliseret til at blive gemt i skyen. Men mange gange, når vi scanner disse dokumenter, vises de i billedformat, og vi kan ikke arbejde direkte på dem eller ændre dem, så Det er vigtigt at vide, hvordan man konverterer dem til redigerbare Microsoft Word-dokumenter at drage fordel af alle de fordele, det giver os, især hvis det er skriftlige dokumenter. I tilfælde af fotografier vil dette ikke interessere os så meget, da billederne ville miste kvalitet, og det ville være mere logisk at opbevare dem i et bestemt format såsom JPEG eller PNG.
Metoder til konvertering til digitalt format
Vi vil begynde med at forklare traditionelle metoder der har været brugt i lang tid til at konvertere skrevne dokumenter til digitale filer som Word. De er værktøjer, som du kan bruge, selvom de kræver det mere tid og kræfter end nye teknologier udviklet til at udføre den samme opgave.
Omskriv dokumentet
Denne metode er sandsynligvis nemmere af alle. det indebærer transskribere indholdet af det skriftlige dokument i en ny Word format digital, kopiering direkte alt skrevet på papir. Uden tvivl er det en besværligt arbejde hvad kan det være nyttig til korte dokumenter hvor denne transskription let kan udføres. Der er værktøjer som f.eks stemme diktat at de kan hjælpe dig med at omskrive dokumentet er meget hurtigere, selvom du skal være forsigtig med transskriptionsfejl.
Optisk tegngenkendelse (OCR)
El OCR-software bruges til identificere tekst i scannede dokumenter og konvertere den til tekst i digitalt redigerbart format. Disse værktøjer er til stede i forskellige gratis programmer og applikationer og resultaterne er overraskende gode, selvom det vil afhænge meget af kvaliteten af scanningen, dokumentets originale tilstand, læsbarheden... Du kan altid prøve et af disse værktøjer som et indledende trin og senere redigere hvad mangler, eller at OCR ikke har læst korrekt.
Avancerede værktøjer
I dag har store fremskridt inden for teknologi betydet en stor ændring i dokumenttransskription og -scanning, tilbud hurtigere, mere præcise og nemmere løsninger til brug for brugerne. Her præsenterer vi nogle af øjeblikkets værktøjer til at konvertere dine dokumenter til Microsoft Word-filer.
Integreret OCR-software
Mange af Moderne scannere inkluderer indbygget OCR-software tillader transformere scannede papirdokumenter til digitale filer redigerbar tekst. Dette er uden tvivl en stor fordel siden De udfører konverteringen samtidig med scanningen og på grund af dens præcision er resultaterne normalt meget pålidelige og hurtige. Dette værktøj er i øjeblikket Bedre mulighed hvis du ønsker at udføre denne opgave med garantier, selvom den har en højere økonomiske omkostninger end resten af mulighederne.
Aplicaciones móviles
I øjeblikket kan du finde mange applikationer tilgængelige med OCR-software til direkte at konvertere billeder fra filer og dokumenter til Word. Vi skal kun bruge et kamera og download nogen af disse applikationer. De fleste af dem er gratis, og derudover kan du konvertere dokumenter til andre formater såsom PDF. Uden tvivl er denne mulighed meget gyldig, hvis vi ønsker at konvertere et dokument hurtigt, selvom der naturligvis kan observeres nogle transskriptionsfejl.
Online applikationer og websteder
Ligesom mobilapplikationer kan vi også finde forskellige onlinetjenester hvorfra vi kan konvertere scannede filer til word. På disse platforme skal du uploade de allerede scannede filer, og du vil modtage det redigerbare tekstdokument. Nogle velkendte hjemmesider er Google Drev og OnlineOCR.
Overvejelser før konvertering af et dokument
Hvis du ønsker at transformere og scanne et dokument til Word, er det vigtigt at tage højde for en række aspekter så denne opgave er meget nemmere at udføre, og de fejl der opstår er minimale.
Scanningskvalitet
Før du konverterer dokumentet, er det vigtigt have en scanner af bedst mulig kvalitet, især hvis de er vigtige filer eller dokumenter. Jo klarere dokumentet er, meget nemmere vil være tegngenkendelse af OCR-software. Hvis du skal scanne fra din mobil, så sørg for at have ideel belysning og billedkvalitet.
Dokumentformat
Hvis dokumentet kun indeholder tekst, vil det være nemt for softwaren at genkende. Men når dette inkluderer grafer, billeder og tabeller kan være svært og ved mange lejligheder vil vi se konverteringsfejl. Det er vigtigt atmatch formatet med indholdet af filen.
Fejlrettelser
Altid efter transskribering til Word, gennemgå omhyggeligt det scannede dokument siden der kan forekomme fejl for eksempel hvis en del af filen ikke blev vist korrekt.