Produktivität ist ein Thema, das uns alle betrifft, sowohl beruflich als auch akademisch, und es scheint, dass nie genug Zeit bleibt, um alle anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Glücklicherweise hilft uns die Technologie und sticht unter den vielen Tools zur Produktivitätssteigerung hervor Microsoft-Aufgaben.
Wir werden einige einfache Tricks sehen, mit denen Sie noch mehr aus dieser Anwendung herausholen können. Wenn Sie sie in die Praxis umsetzen, werden Sie feststellen, dass Ihre Arbeits- oder Studienzeit viel sinnvoller wird.
Was kann Microsoft tun?
Falls Sie es noch nicht wissen: Dies ist eine Anwendung, auf die Sie spezialisiert sind Verwaltung von Aufgaben und Aufgabenlisten. JaSein Ziel ist es, uns dabei zu helfen, unsere täglichen Aufgaben zu organisieren und den Überblick zu behalten, wofür es Erinnerungen und To-Do-Listen gibt.
Zu den bemerkenswertesten Funktionen gehören die folgenden:
- Benutzerdefinierte Listen. Sie können eigene Listen mit anstehenden Aufgaben erstellen. Nach Themen, Projekten oder Bereichen geordnet.
- Ansichten und Filter. Es ermöglicht Ihnen, Ihre ausstehenden Aufgaben nach verschiedenen Kriterien wie Fälligkeitsdatum oder Priorität gruppiert anzuzeigen.
- Erinnerungen. Um sicherzustellen, dass nichts untergeht, können Sie eigene Erinnerungen erstellen und Fälligkeitstermine für Ihre Aufgaben festlegen.
- Integration mit Microsoft 365. Dieses Tool lässt sich in andere Microsoft365-Anwendungen und -Dienste wie Outlook oder Planner integrieren. Auf diese Weise können Sie Ihre anstehenden Aufgaben zwischen verschiedenen Plattformen und Geräten besser verwalten.
- Zusammenarbeit. Es ermöglicht Ihnen, Listen mit anderen Personen zu teilen und so die Teamarbeit zu optimieren.
- Intuitive Schnittstelle. Es ist sehr einfach zu bedienen. Wenn Sie dieses Tool ein paar Mal verwenden, können Sie es optimal nutzen.
Und da wir diese Anwendung nun etwas besser kennen, ist es an der Zeit, einige einfache Tricks zu besprechen, die unsere Produktivität steigern.
Nutzen Sie das Aufgaben- und Schrittsystem
Durch die Funktion „Eine Aufgabe hinzufügen“ Sie konfigurieren Ihre To-Do-Listen. Um zu erreichen noch produktiver sein und sich auf die Arbeit konzentrieren können Wenn es an der Zeit ist, können Sie jeder Aufgabe Schritte hinzufügen.
Es geht darum, Unteraufgaben innerhalb der Hauptaufgabe zu erstellen. Sie können sie nach Abschluss streichen und so Ihren Fortschritt kontrollieren.
Wenn Sie beispielsweise Journalist sind und einen Artikel zu einem bestimmten Thema schreiben müssen, könnten die Schritte wie folgt aussehen:
- Finden Sie Titelalternativen für den Text.
- Finden Sie Dokumentationsquellen.
- Prüfen Sie, ob sich die Konkurrenz mit diesem Problem befasst hat.
- Suchen Sie Bilder für Text.
- Schreiben Sie den Entwurf.
- Korrigieren Sie den Entwurf.
- Laden Sie den endgültigen Text auf die Veröffentlichungsplattform hoch.
Verwenden Sie Farbcodes
In Microsoft To Do ist das möglich Erstellen Sie Listen mit mehreren Aufgaben die in das gleiche Projekt integriert sind.
Um die Informationssuche bei mehreren Listen zu beschleunigen, gibt es nichts Einfacheres, als für jede einzelne einen Farbcode festzulegen. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Liste und wählen Sie im angezeigten Popup-Menü die Option „Thema wechseln." Weisen Sie eine Farbe zu, und schon sind Sie fertig.
Auf diese Weise können Sie schnell zwischen Projekten oder Listen unterscheiden, die zu verschiedenen Bereichen Ihres Lebens gehören.
Senden Sie E-Mails aus Outlook an To Do
Wie bereits erwähnt, kann diese Anwendung mit anderen Microsoft-Anwendungen synchronisiert werden, darunter auch Outlook-E-Mail.
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die sich auf eine laufende Aufgabe bezieht, Sie können es an To Do senden, um seinen Inhalt zu berücksichtigen wenn es an der Zeit ist, sich dieser Aufgabe zu stellen.
Geben Sie dazu die entsprechende E-Mail-Adresse ein und klicken Sie im Menü oben auf "Tick". Es wird direkt in der Rubrik „Zu erledigen“ angezeigt „E-Mail markiert.“
Verwenden Sie freigegebene Microsoft To Do-Listen
Kollaborative Listen sind eine großartige Idee, wenn es um die Verwaltung von Arbeiten geht, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Es ist so einfach wie das Erstellen einer Liste, Aufgaben zuweisen und mit Interessenten teilen.
Wenn Sie die von Ihnen geteilte Liste möglichst privat halten möchten, können Sie die Option aktivieren „Zugriff auf aktuelle Mitglieder beschränken“. Auf diese Weise sind Sie die einzige Person, die entscheiden kann, welche Teilnehmer zur Kooperationsliste hinzugefügt werden.
Elemente per Drag-and-Drop verschieben
Unabhängig davon, ob Sie Microsoft To Do auf Ihrem Mobiltelefon oder Computer verwenden, Sie können Elemente von einem Fenster in ein anderes ziehen und darauf basierende Aufgaben erstellen. Dies beschleunigt die Erstellung von Listen erheblich.
Um diese Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie den Split-Screen-Modus verwenden. Ziehen Sie den Text, der Sie interessiert, von einem Ort zum anderen.
Verwenden Sie Emojis, um Aufgaben mit Symbolen zu versehen
Mit diesem Tool können wir Emoticons in Aufgabenlisten verwenden, z Möglichkeit, sie schnell zu identifizieren. Obwohl es hinsichtlich der Aufgaben nicht über das gleiche System verfügt, bedeutet dies nicht, dass wir es nicht verwenden können.
Bearbeiten Sie den Namen der von Ihnen erstellten Aufgaben und fügen Sie über die Tastatur ein Emoticon hinzu. Der zusätzliche Vorteil dieses Systems besteht darin, dass Sie nicht auf Emojis beschränkt sind Da To Do standardmäßig enthalten ist, können Sie diejenige verwenden, die Ihnen am besten gefällt.
Verwenden Sie das Htag-System
Um das Auffinden von Aufgaben zu beschleunigen, können Sie Hashtags verwenden. Wenn Sie auf diese Weise nach dem verwendeten Wort suchen, Alle von Ihnen markierten Inhalte werden angezeigt mit diesem Etikett.
Sie können Ihr eigenes Hashtag-System erstellen und es zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden, anstatt auf die von Microsoft To Do angebotenen Kategorien zurückzugreifen.
Erstellen Sie Fälligkeitsbenachrichtigungen und Erinnerungen
Es nützt Ihnen wenig, alle Ihre Aufgaben zu organisieren, wenn Sie es nicht wissen wann jeder von ihnen fertig sein sollte. Um Verzögerungen zu vermeiden, nutzen Sie das Erinnerungs- und Fälligkeitssystem, das Ihnen diese Anwendung bietet.
Stellen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe erstellen, Folgendes ein: Legen Sie ein Ablaufdatum fest und fügen Sie eine Erinnerung hinzu Ich möchte Sie ein paar Tage vorher warnen.
Mit Microsoft To Do ist es etwas einfacher, produktiver zu sein. Tauchen Sie in dieses Tool ein und Sie werden in kürzester Zeit ein Experte darin sein, die Zeit für die Bewältigung jeder anstehenden Aufgabe einzuteilen.