Google Drive ist einer der meistgenutzten Cloud-Dienste weltweit, da es viele Funktionen kostenlos bietet. Eine davon ist die Möglichkeit, Dateien mit Dritten zu teilen. Das Problem besteht darin, dass Sie, wenn Sie regelmäßig mit diesem Tool arbeiten, irgendwann nicht mehr wissen, wer es verwendet Zugriff auf Dateien in Google Drive.
Damit Sie Ihre Dateien besser verbessern und den Datenschutz kontrollieren können, erklären wir Ihnen, wie Sie herausfinden können, wer die Personen sind, denen Sie Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Dateien gewährt haben.
Alle Vorteile der Dateifreigabe über Google Drive
Dieses Google-Tool ist einfach zu bedienen und sehr zugänglich, weshalb es Millionen von Nutzern hat. Die gemeinsame Nutzung von Dateien bietet uns eine Reihe von Vorteilen:
Zugriff von überall
Die von uns in die Cloud hochgeladenen Dateien sind jederzeit und von jedem Gerät mit Internetzugang verfügbar, unabhängig davon, ob wir sie geteilt haben oder nicht. Im Zeitalter der Fernarbeit ist dies besonders interessant.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Einer der großen Vorteile, anderen Personen Zugriff auf Dateien in Google Drive zu gewähren, besteht darin, dass sie gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können. Der Rest wird die Änderungen in Echtzeit sehen, was die Arbeit enorm beschleunigt.
Versionskontrolle
Drive speichert einen Verlauf aller Versionen Ihrer Dateien. Das ermöglicht es Ihnen, Änderungen vorzunehmen und zu einer früheren Version zurückzukehren falls es nötig ist.
Diese Funktionalität ist besonders nützlich, wenn Sie über einen längeren Zeitraum am selben Dokument arbeiten. Zum Beispiel, wenn Sie Ihr Geschäftsprojekt, einen wichtigen Bericht vorbereiten oder Ihre Abschlussarbeit schreiben.
Benutzerfreundlichkeit
Einer der großen Vorteile dieses Tools ist, wie bereits erwähnt, die einfache und intuitive Bedienung. Es wird Ihnen leicht fallen, zu wissen, wie Ordner erstellen und die verschiedenen Zugriffsberechtigungen verteilen, auch wenn Sie Google Drive noch nie zuvor verwendet haben.
Ausreichend Speicherkapazität
Google Drive bietet 15 GB kostenlosen Speicherplatz, was mehr als genug ist, um Hunderte von Dateien zu speichern und zu teilen. Wenn Sie jedoch mehr Platz benötigen, Sie können sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.
Integration mit anderen Google-Anwendungen
Drive lässt sich in andere Google-Anwendungen wie Gmail, Docs, Sheets und Slides integrieren. Auf diese Weise wird der Austausch von Dateien zwischen Anwendungen sehr einfach Dies erhöht die Produktivität.
Sicherheit und Privatsphäre
Google Drive bietet erweiterte Sicherheitsmaßnahmen in wichtigen Bereichen wie der Datenverschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, die dazu beitragen, die Vertraulichkeit der Dateien in Ihrer Cloud zu schützen, selbst wenn Sie sie mit anderen Personen teilen.
Auch jederzeit Sie können steuern, wer Zugriff auf Dateien hat, und Berechtigungen ändern (oder entfernen Sie sie), wenn Sie es für notwendig halten.
Einfaches Teilen
Sie können Dateien auf unterschiedliche Weise teilen. Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht jedoch darin, einen Link zu generieren, den Sie per E-Mail oder Nachricht senden können.
Wer hat Zugriff auf Dateien in Google Drive?
Google Drive bietet so viele Vorteile, dass Sie es sicherlich schon einmal genutzt haben, um Dateien mit anderen Personen zu teilen. Wenn dies der Fall ist und Sie wissen möchten, wer Ihre Dateien sehen kann, gehen Sie wie folgt vor.
Greifen Sie auf das Dokument zu, für das Sie wissen möchten, mit wem Sie es geteilt haben, und klicken Sie auf "Teilen". Sie sehen diese Option in der oberen rechten Ecke Ihres Geräts.
Wenn Sie darauf klicken, wird es angezeigt ein Popup-Fenster, das Ihnen sagt, welche Personen Zugriff auf diese Datei haben und welche Berechtigungen sie haben, um daran zu arbeiten.
Durchsuchen Sie freigegebene Dokumente in Google Drive
Wenn Sie dieses Tool schon länger verwenden, haben Sie möglicherweise den Überblick über einige Dokumente verloren, die Sie einmal mit anderen Personen geteilt haben. Wenn Sie diese Informationen jetzt wiederherstellen müssen, können Sie darauf zugreifen.
Gehen Sie zu WhoHasAccess und klicken Sie auf „Scannen Sie jetzt mein Google Drive.“ Erteilen Sie die vom Tool angeforderten Berechtigungen und lassen Sie es seine Arbeit erledigen. Am Ende des Scans erhalten Sie eine Liste Ihrer freigegebenen Dokumente. Darin sehen Sie sowohl den Namen als auch die E-Mail-Adresse der Personen, mit denen Sie zu dem Zeitpunkt jede Datei geteilt haben.
Verwalten Sie Zugriffsberechtigungen für Ihre freigegebenen Dokumente
Teilen Sie Dokumente über Google Drive Es ist auf akademischer und beruflicher Ebene sehr nützlich. Allerdings ist es nicht immer bequem für jeden, der möglicherweise Zugriff hat, die Möglichkeit zu haben, den Inhalt zu bearbeiten und zu ändern.
Um eine bessere Kontrolle über Ihre Dateien zu haben, bietet Ihnen Drive die Möglichkeit, verschiedene Zugriffsberechtigungen festzulegen. Die Rollen, die Sie zuweisen können, sind:
- Lektor. Diese Person kann den Text nur lesen, aber keine inhaltlichen Änderungen vornehmen.
- Kommentator. Der Benutzer kann Kommentare hinterlassen, aber nicht direkt mit dem Text interagieren.
- Editor. Wenn Sie diese Rolle einer anderen Person zuweisen, hat diese die gleichen Bearbeitungsfunktionen für das Dokument wie Sie als dessen Ersteller.
Sie können die von Ihnen erteilten Berechtigungen schnell ändern. Geben Sie das Dokument ein, das Sie interessiert, und klicken Sie auf die Option „Teilen“. Es erscheint eine Liste mit den Personen, die Zugriff auf die Datei haben, und der zuvor zugewiesenen Rolle. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein neues Popup-Fenster, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
So kann jemand mit der Rolle des Redakteurs zum einfachen Leser werden und umgekehrt. In diesem Fenster können Sie auch alle von Ihnen erteilten Zugriffsberechtigungen widerrufen.
Wenn Sie einen bestimmten Benutzer blockieren möchten, können Sie dies auch tun. Folge diesen Schritten:
- Melden Sie sich bei Google Drive an.
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Mit mir geteilt" das erscheint auf der linken Seite des Bildschirms.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei für den Benutzer, an dem Sie interessiert sind, und drücken Sie "Blockieren" im Dropdown-Menü.
- Bestätigen Sie Ihre Aktion, indem Sie erneut klicken "Blockieren".
Mit dieser Aktion hat der blockierte Benutzer keinen Zugriff mehr auf Dokumente, die Sie gemeinsam genutzt haben.
Wie Sie gesehen haben, ist es nicht kompliziert zu wissen, wer Zugriff auf Dateien in Google Drive hat. Wir empfehlen Ihnen, zu prüfen und zu entscheiden, ob Sie daran interessiert sind, Ihre Dateien weiterhin mit bestimmten Personen zu teilen.