Eine automatische Antwortnachricht ist eine sehr nützliche Ressource für Benutzer, die im Urlaub waren, verreist sind oder aus irgendeinem Grund vorübergehend nicht in der Lage sind, ihren Posteingang zu bearbeiten. Eine Art Hinweis, dass wir nicht erreichbar sind, aber bald wieder für Sie da sind. In diesem Beitrag werden wir sehen So planen Sie automatische Antworten in Outlook Auf einfache Weise.
Es gibt viele Gründe, warum diese Ressource enorm nützlich ist. Aber vor allem ist es so eine sehr korrekte Art, Freunde, Kunden und Mitarbeiter über unseren Status auf dem Laufenden zu halten ... Kurz gesagt, an jeden, der versucht, mit uns Kontakt aufzunehmen. Eine automatische Antwortnachricht ist immer besser als Schweigen, was als mangelnde Sorgfalt oder mangelndes Interesse unsererseits interpretiert werden könnte.
Wann ist es notwendig, eine automatische Antwort in unsere E-Mail einzufügen?
Es gibt zwei wichtige Gründe, warum es ratsam ist, in unserem eine automatische Reaktion zu programmieren E-Mail. Der erste ist für eine elementare Frage guter Bildung: Man sollte keine Fragen unbeantwortet lassen, sonst mangelt es an Rücksichtnahme. Andererseits helfen uns diese Antworten Halten Sie den Kontakt zu anderen Menschen aufrecht und lassen Sie sich nicht von wichtigen Dingen abkoppeln, sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich.
Eine „Ich bin nicht im Büro“-Nachricht kann sehr hilfreich sein Delegieren Sie unsere Arbeit an Kollegen, der sich während unserer Abwesenheit um unsere Aufgaben kümmert. Andernfalls besteht die Gefahr, dass unser Posteingang voller unbeantworteter Nachrichten (manche mehrere Tage alt) ist, wenn wir aus dem Urlaub oder einer Zeit der Trennung zurückkommen.
Microsoft Outlook ermöglicht es uns Richten Sie eine automatische Antwortnachricht ein Sowohl über die Desktop-Anwendung als auch über die mobile Anwendung, ganz einfach von jedem Gerät aus. Im Folgenden erläutern wir die Schritte, die Sie zum Konfigurieren dieser Nachricht befolgen müssen.
Leitfaden zu automatischen Antworten in Microsoft Outlook
Das Planen automatischer Antworten in Outlook ist ein relativ einfacher Vorgang. So geht's Schritt für Schritt:
Gehen wir zum Einstellungsfenster
Zunächst öffnen wir die Anwendung Outlook auf unserem Windows-Desktop mit unserer ID und unserem Passwort und klicken Sie auf das Symbol Konfiguration (das mit dem Zahnrad), abgebildet in der oberen rechten Ecke. Abhängig von der Version von Outlook, die wir haben, müssen wir in diesem ersten Schritt direkt zu gehen "Aufzeichnungen".
Wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“
Im Menü „Einstellungen“ wählen wir die Registerkarte aus „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“, um dann die E-Mail-Optionen zu öffnen.
Wir wählen „Mail“
Im Outlook-Menü gehen wir direkt zum Abschnitt „Mail“, wo wir die Konfigurationsänderungen implementieren, um automatische Antworten in Outlook zu planen.
Wir klicken auf „Automatische Antworten“
Im nächsten Schritt aktivieren Sie die Option „Automatische Antworten“. Dort müssen wir das Kontrollkästchen aktivieren, um für einen bestimmten Zeitraum zu antworten, und dann Legen Sie den Start- und Endzeitbereich der Nachricht fest. Das heißt, die Zeit, in der wir es aktiviert haben möchten.
Nach der Aktivierung erhält jeder, der uns eine E-Mail sendet, genau die gleiche Antwort.
Verfassen Sie die automatische Antwort
Abschließend müssen wir nur noch den Text der Nachricht verfassen, die wir den Personen, die uns eine E-Mail geschickt haben, als Antwort zeigen möchten. In der Desktop-Anwendung finden wir die Möglichkeit, verschiedene Antwortnachrichten zu schreiben, je nachdem, ob die E-Mail von unserem eigenen Unternehmen oder unserer eigenen Organisation oder von außerhalb zu uns kommt. Dies ist in der mobilen Anwendung nicht möglich. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Sparen" damit die Änderungen wirksam werden.
Um genau zu wissen, was und wie es zu tun ist, empfehlen wir Ihnen, die im folgenden Abschnitt aufgeführten Richtlinien zu befolgen:
Was soll in die automatische Antwort unserer E-Mail eingegeben werden?
Die Möglichkeit, eine automatische E-Mail zu generieren, die darüber informiert, dass wir für einige Zeit getrennt oder nicht erreichbar sein werden, zusätzlich zu unserer Anwesenheit Höflichkeitsgesteist eine Ressource, um keinen wichtigen Kontakt zu verpassen. Der Text, der in der automatischen Antwort erscheinen muss, sowie seine Form, Sie hängen von mehreren Faktoren ab. Vor allem, wer die Empfänger dieser Antwort sind.
Wenn es um Arbeitsangelegenheiten geht (Antworten an Kunden, Lieferanten, Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter usw.), ist es am besten, sich für a zu entscheiden kurze und formelle Nachricht. Er aquí un ejemplo:
Vielen Dank für Deine E-Mail. Ich werde die ganze Woche nicht im Büro sein. Nach meiner Rückkehr werde ich gerne auf Ihre Nachricht antworten. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.
Wenn es sich hingegen um eine automatisierte Antwort auf Nachrichten von Freunden handelt, erweitern sich die Möglichkeiten. In diesem Fall können wir es uns erlaubenVerwenden Sie einen entspannteren Ton und fügen Sie sogar eine humorvolle Note hinzu. Es könnte so etwas sein:
Ich gehe in den wohlverdienten Urlaub und habe nicht vor, die Post vor meiner Rückkehr am 15. August zu bearbeiten. Bitte stören Sie mich bis dahin nicht!
Wie Sie sehen, können die Möglichkeiten sehr vielfältig sein. Unabhängig davon, ob es um die Arbeit oder die Kommunikation mit Freunden geht, sollten in diesen Nachrichten mehrere Elemente enthalten sein:
- La genaue Angaben zu den Terminen unserer Abwesenheit. Oder zumindest das Datum unserer Rückkehr zur Aktivität.
- El Kontakt der Person oder Personen, die kontaktiert werden können, während wir nicht erreichbar sind, mit Angabe des genauen Ansprechpartners für jede Art von Anliegen.
- Optional eine Reihe von Links oder erwartete Antworten zu den Fragen oder Problemen, die wir normalerweise in unseren E-Mails besprechen. Dies dient dazu, den Gedanken zu vermitteln, dass wir auch dann verantwortlich sind, wenn wir nicht verfügbar sind, und dass wir uns weiterhin um alles kümmern.
Schlussfolgerungen
Wenn unsere Arbeit oder unsere tägliche Aktivität das regelmäßige Senden und Empfangen von E-Mails umfasst, kann die Möglichkeit, automatische Antworten über Outlook zu planen, sehr nützlich sein.
Diese Funktion ermöglicht es uns Halten Sie alle unsere Kontakte über unsere aktuelle Situation auf dem Laufenden, sowie die Weiterleitung von Fragen an andere Personen, die während unserer Abwesenheit für deren Beantwortung zuständig sind. Sehr praktisch.