El programa de hojas de cálculo de Microsoft 365, Excel, es bien conocido por su gran utilidad a la hora de realizar toda clase tareas contables y financieras. Sin embargo, también cuenta con algunas funciones bastante menos conocidas que nos pueden resultar de gran ayuda en determinadas situaciones. En este post, sin ir más lejos, te contamos cómo enviar correos electrónicos directamente desde Excel.
El caso más evidente es cuando surge la necesidad de comunicar o compartir los datos de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. Existe una forma muy cómoda de hacer esto sin necesidad de salir de la aplicación.
Ventajas de enviar correos electrónicos desde Excel
La combinación de las ventajas de Excel con las de Outlook nos da un resultado muy interesante: la posibilidad de compartir una enorme cantidad de información (datos, cálculos, gráficos, estadísticas, documentos, etc.) a través del correo electrónico. Entre su lista de ventajas podemos destacar estas:
- Rapidez, ya que los servidores de ambos servicios están sincronizados.
- Seguridad. Excel conserva una copia de los datos incluidos en le correo. Por otra parte, también Outlook ejecuta una copia de seguridad.
- Compatibilidad: es posible realizar el envío de correos electrónicos a través de Gmail y Hotmail.
Paso previo: la sincronización
Esta posibilidad estará disponible siempre que la configuración de Microsoft Office esté correctamente sincronizada con Outlook como dirección de correo predeterminada. Si es así, vamos a poder enviar cualquier tipo de documento como archivos adjuntos de un correo electrónico. En caso de que esta sincronización no esté configurada, debemos hacerlo. Solo hay que seguir unos sencillos pasos:
- En primer lugar, abrimos Outlook.
- Luego vamos a «Archivos».
- Hacemos clic en «Opciones» y después vamos a «General».
- En las opciones de inicio, activamos la pestaña Outlook como programa predefinido para correos electrónicos, contactos, calendarios, etc.
- Finalmente, hacemos clic en Aceptar.
Completado ya el paso previo de la sincronización, pasamos a explicar con detalle qué es lo que hay que hacer para enviar correos electrónicos desde Excel.
Enviar e-mails desde Excel
Para hacer servir la utilidad de Excel de enviar correos electrónicos directamente, disponemos de dos opciones: con o sin macros. En este punto cabe explicar que llamamos macro a la serie de comandos contenidos dentro de un documento de Excel. Explicamos cómo proceder en cada uno de estos dos casos:
Sin macros
Este es el método que viene predeterminado por defecto en Outlook. La aplicación se encarga de generar una copia del archivo o documento de Excel y enviarlo al destinatario que el usuario indique. En este caso, el archivo es enviado en formato PDF. Esto es lo que debemos hacer:
- Primero vamos a Excel y, en la cinta de opciones de arriba, seleccionamos «Archivos».
- Después hacemos clic en «Compartir correo electrónico».
- A continuación marcamos la opción de enviar datos como documentos adjuntos y le damos a «Enviar».
Con macros
Esta posibilidad requiere que usemos el lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications), que es el que usa habitualmente Microsoft para extender las funciones de sus programas. Para enviar un correo electrónico desde Excel y con macros, es preciso guardar el archivo de forma correcta. Para ello, seguiremos estos pasos:
- Lo primero que hay que hacer es guardar la hoja de cálculo en Archivos como un libro de Excel activado para macros (como cuadro de diálogo y seleccionando una carpeta con un nombre distintivo).
- Después hay que abrir el libro de Excel sincronizado con macros.
- Pulsamos F11 para habilitar Microsoft Visual Basic.
- De manera automática, se generará un código al que podemos acceder haciendo clic dos veces en ThisWorkBook. A continuación pegamos el código en la nueva ventana que se abre.
- Luego sustituimos el correo electrónico con la dirección del destinatario en línea.
- Para acabar, cerramos Microsoft Visual Basic y hacemos clic en «Enviar».
La opción «con macros» es la que debemos elegir para realizar envíos masivos. En este caso concreto, lo que se debe hacer es crea una macro de VBA y programar (configurar) el código para la automatización de envíos de correos electrónicos masivos.