Si tienes un negocio debes estar al tanto de lo que es la factura electrónica, porque esta forma de facturar muy pronto será obligatoria para todos los autónomos y las empresas.
Una medida que busca evitar el fraude fiscal y que implica hacer algunos cambios en la forma habitual de facturar.
¿Qué es la factura electrónica?
Este es un documento digital que cumple la misma función que su versión en papel, es decir, que sirve para justificar que se ha llevado a cabo una transacción comercial.
Su particularidad es que se emite, se recibe y se almacena en formato electrónico y tiene plena validez legal.
En la actualidad, están obligados a emitir factura electrónica los autónomos y empresas que prestan servicios a las Administraciones Públicas, pero eso está a punto de cambiar. Porque con la nueva normativa la obligación de facturar electrónicamente se va a extender a todos los profesionales y empresas, cuando su cliente sea un autónomo o una empresa, con independencia del sector en el que operen.
Características de la factura electrónica
Este documento se caracteriza por los siguientes factores:
- Formato electrónico. Se genera y gestiona mediante medios electrónicos.
- Validez legal y fiscal. Genera los mismos derechos y obligaciones que una factura en soporte papel.
- Autenticidad e integridad. Debe quedar acreditada la autenticidad del origen de la factura y la integridad de su contenido, para lo que se recurre a medidas de seguridad como la firma electrónica avanzada o reconocida y los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).
- Conservación. Las facturas emitidas y recibidas se deben conservar durante un mínimo de seis años de manera que quede garantizado el acceso y la legibilidad, por si hubiera que realizar una inspección o una auditoría.
¿Cuáles son los elementos que conforman una factura electrónica?
El contenido es el mismo que podemos observar en una factura en papel. Los datos que no pueden faltar para que sea válida son:
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Datos que identifican al emisor y al receptor.
- NIF de emisor y receptor.
- Concepto o descripción de las operaciones facturadas.
- Base imponible.
- Impuestos aplicables y tipo impositivo.
- Retención de IRPF (si procede).
- Precio total a pagar por el cliente una vez aplicados los impuestos y los posibles descuentos.
Sin embargo, no todas las facturas electrónicas son iguales, porque podemos encontrar dos modalidades:
Factura electrónica en formato estructurado
Son generadas mediante el sistema informático del emisor y tramitadas por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.
Factura electrónica en formato no estructurado
Son las que se emiten a través de un programa informático pero que no se archivan de manera digital. Por ejemplo, las que se crean mediante Excel, Word o ficheros PDF.
Una vez que el sistema de facturación electrónica obligatorio esté en vigor, este tipo de facturas ya no serán válidas, todas tendrán que ser en formato estructurado.
Otra particularidad es que las facturas deben emitirse únicamente a través de software que haya sido homologado previamente por Hacienda. Si el programa utilizado para la facturación no es válido, la factura tampoco lo será. Es importante tener esto en cuenta, porque no utilizar un programa habilitado para ello puede dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
Este sistema es una consecuencia directa del proceso de digitalización, y reporta una serie de beneficios:
- Reduce el tiempo de tramitación de las facturas, agilizando con ello el cobro.
- Reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
- Elimina los costes asociados a la impresión, envío postal y almacenaje de las facturas en soporte papel.
- Permite tener un acceso rápido y sencillo a las facturas almacenadas.
- Acaba con la necesidad de dedicar espacio en el lugar de trabajo al almacenamiento de las facturas, porque todas ellas se guardan en los equipos informáticos o en la nube.
- Ayuda a luchar contra el fraude, puesto que para Hacienda la revisión de las facturas es mucho más sencilla.
A pesar de los beneficios que existen, la facturación electrónica también supone una serie de retos que hay que asegurarse de superar para que el resultado sea tan exitoso como se espera.
El primero de ellos es conseguir que autónomos y empresas entiendan bien el nuevo sistema y aprendan a manejarlo con soltura. Para lograrlo, es imprescindible que desde los Poderes Públicos se dé una buena información sobre qué es y cómo se elabora una factura electrónica.
¿Ya es obligatoria la factura electrónica?
En este momento (marzo de 2025), la facturación electrónica solo es obligatoria para autónomos y empresas que son proveedores de bienes o servicios a la Administración Pública.
La obligación generalizada se deriva de la Ley Crea y Crece y no entrará en vigor hasta pasado un año de la publicación en el BOE del Reglamento de Facturación Electrónica (todavía no se ha publicado).
Una vez que el Reglamento esté publicado, quienes facturen más de 8 millones de euros al año tendrán un plazo de un año para ajustarse a este nuevo modelo de facturación. El resto de profesionales y empresas tendrán dos años para adaptarse.
Por lo que se refiere al uso de programas de facturación homologados por la Agencia Tributaria, esto será obligatorio a partir de 2026.
Recomendaciones para adaptarse a la factura electrónica
Para evitar sanciones, te recomendamos seguir estos consejos:
- Infórmate bien sobre la factura electrónica y sobre la obligación de utilizar un software de facturación homologado por la Agencia Tributaria. Son dos cosas diferentes y los plazos no son los mismos.
- Empieza a adaptar tu facturación lo antes posible.
- Escoge un software de facturación homologado y de confianza, todos ellos se van a ir adaptando progresivamente a la factura digital.
- No dejes el cambio para última hora o cualquier fallo podría llegar a salirte muy caro.
La factura electrónica va a agilizar los trámites, pero también implica asumir una serie de retos. Por eso, cuando antes te adaptes, mucho mejor. Una vez que te pongas con ello, comprobarás que no es tan complicado como parece en un principio, porque el software lo hace todo prácticamente solo.